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BCM – Préparez-vous à survivre en cas de crise!

Dans un monde de plus en plus risqué, tout peut arriver à tout instant : une catastrophe naturelle, une cyber-attaque, une pandémie, un incendie. Attendre que l’accident arrive serait condamner votre entreprise à une mort plus que probable. Alors inutile d’attendre. Préparez-vous dès maintenant à survivre à une crise lorsqu’elle arrivera.

BCM - gestion de la continuité des affaires
Crédit photo © garagestock

Nous démarrons aujourd’hui une nouvelle série d’articles consacrés à la Gestion de la Continuité des Activités. Il s’agit une problématique concernant tous les types d’organisations, quelle que soit leur taille. D’ailleurs, de plus en plus de réglementations sectorielles et de lois nationales imposent l’existence d’un processus de gestion de la continuité des activités pour certains types d’entreprises (banques, opérateurs télécoms, santé, agro-alimentaire, etc.). Il est également important d’éviter une confusion fréquente et de bien distinguer la gestion de la continuité des activités business d’une organisation, dont nous parlerons ici, de la continuité informatique qui fera l’objet d’un futur article. Ainsi, la continuité informatique ne peut pas exister sans une Gestion de la Continuité des Activités Business dont elle n’est qu’une conséquence.


Vous êtes à la maison, et on vous apprend qu’un incendie majeur touche votre entreprise… Le temps s’arrête et les questions surgissent dans votre tête : „ Est-ce que les employés sont en sécurité? „ Quelles sont les conséquences, qu’avons-nous perdu? „ Combien de temps serons-nous affectés? Que doit-on prioriser?


Toute entreprise est exposée à de nombreux risques. Ces risques lorsqu’ils sont liés à des incidents majeurs, peuvent avoir des impacts considérables au niveau des opérations. Cependant l’impact le plus important se concrétisera au niveau de la confiance et de l’image. Vos clients risquent alors de vous abandonner. Vos investisseurs risquent également de reprendre leurs fonds, privant l’entreprise de moyens d’opérer. Nous allons donc essayer au travers de cet article de voir quelles sont les bonnes pratiques de gestion de la continuité des activités.

La continuité des activités (Business Continuity Management ou BCM), c’est établir à l’avance, sans les facteurs d’urgence et de panique, comment votre entreprise réagira si un incident survient. Elle permet de mettre en place des stratégies pour diminuer les effets de l’incident sur votre environnement, sur vos actifs, vos activités, vos revenus et votre réputation.

Qu’est-ce que la Gestion de la Continuité des Activités (BCM)?

La continuité des activités business

La continuité des activités (Business Continuity Management ou BCM), c’est établir à l’avance, sans les facteurs d’urgence et de panique, comment votre entreprise réagira si un incident survient. Elle permet de mettre en place des stratégies pour diminuer les effets de l’incident sur votre environnement, sur vos actifs, vos activités, vos revenus et votre réputation. La gestion de la continuité des activités commence donc par l’élaboration de votre plan de continuité business (BCP).

Dans cet article, nous vous présentons les différentes étapes à suivre pour construire votre plan de continuité des activités. Celui-ci devra être simple, efficace et orienté vers l’action. Il sera structuré pour vous permettre de faire face à tout type de situation. Vous devrez déterminer préalablement quelles seront les responsabilités de chacun et les procédures à suivre afin d’éviter de dépendre uniquement de la débrouillardise des individus pour faire face au sinistre. Finalement, il sera important que ce plan soit mis en pratique et tenu à jour afin de demeurer pertinent. Le chef d’entreprise devra donc s’impliquer dans la démarche, et un responsable devra être assigné.


Êtes-vous bien préparé aux catastrophes naturelles et aux phénomènes météorologiques extrêmes? Selon une étude récente d’Environnement Canada, les événements météorologiques extrêmes qui survenaient tous les 40 ans reviennent maintenant tous les 6 ans.

Que feriez-vous en cas de cyberattaque? Selon le gouvernement canadien, environ 70 % des entreprises canadiennes ont été victimes de cyber-attaque l’an dernier, avec un coût moyen de 15 000 $ par incident.

 La question n’est donc plus de savoir SI, mais bien QUAND votre entreprise aura à faire face à un incident.


Qu’est-ce qu’un incident?

Un incident, c’est une situation qui peut être, ou conduire à, une perturbation, une perte, une urgence ou une crise. L’incident peut être mineur, comme une perte temporaire d’accès à vos locaux. Il peut aussi être majeur, comme la perte complète de vos systèmes informatiques. Il peut être d’origine naturelle (inondation, incendie), social (grève, émeute) ou technologique (cyber-attaque, etc.).

Pourquoi entreprendre une démarche de continuité des activités (BCM)?

Dans le cas où une urgence se produit, vos employés pourraient être dans l’incapacité d’accéder au lieu de travail. Vos fournisseurs pourraient également ne pas être en mesure de vous fournir le matériel ou les services nécessaires à la poursuite de vos activités. Les incidents provoquant une interruption peuvent survenir n’importe quand et affecter toute entreprise.

Les changements climatiques auront une incidence sur la fréquence et l’ampleur des événements météorologiques auxquels votre entreprise ou vos partenaires pourraient avoir à faire face. De plus, de nouveaux risques émergents, comme les cyberattaques, peuvent aussi concerner tout type d’organisation.

Un plan de continuité des activités vous permet de bénéficier de plusieurs avantages :

  • Réponses plus efficaces lors d’un incident afin :
    • de protéger la vie des employés et les actifs de l’entreprise; ƒ
    • de limiter les pertes matérielles et financières; ƒ
    • d’assurer la poursuite des activités essentielles en permettant ainsi de préserver les revenus et la réputation, et de faciliter le retour à la normale.
  • Implantation de solutions qui réduiront votre vulnérabilité aux incidents et qui augmenteront votre résilience et votre robustesse dans vos opérations normales. „
  • Mise en évidence de l’image d’une entreprise responsable à l’intention des employés, clients, actionnaires, investisseurs, banques et assureurs. „
  • Avantage concurrentiel, car vous pourrez maintenir vos activités même en cas d’incident. „
  • Conformité aux attentes de clients qui peuvent requérir un plan de continuité des activités formalisé. „
  • Respect d’exigences propres à votre secteur telles que les normes AS9100 et IATF 16949 dans le domaine aérospatial, le code SQF dans le domaine alimentaire, Bale III pour le secteur financier ou encore la loi sur les télécommunications (France, Cote d’Ivoire, …) ou les règles de l’Autorité des marchés financiers (AMF) au Canada, .

Etes-vous prêts à affronter un sinistre?

Vous serez peut-être surpris et rassuré d’apprendre que des mesures déjà en place au sein de votre entreprise pourraient vous permettre de répondre à certains scénarios d’incident, tels un problème informatique ou une perte d’accès à votre site opérationnel.

Avant que vous entrepreniez une démarche structurante en continuité des activités, il est recommandé que vous effectuiez une auto-évaluation de votre état de préparation. Ainsi, vous pourrez mieux cerner les enjeux, déceler les forces et les faiblesses de votre entreprise en matière de continuité des activités et comprendre où des efforts seront nécessaires pour répondre adéquatement à un incident.

Éléments potentiellement déjà en place dans votre entreprise (énumération non exhaustive):

  • Capacité de travailler à distance (télétravail); „
  • Produits fournis et/ou services offerts sur plus d’un emplacement; „
  • Systèmes informatiques (courriels, applications informatiques, données) dans le cloud; „
  • Procédures de sauvegarde des données à l’externe; „
  • Plan de sécurité incendie; „
  • Coordonnées des employés et des partenaires business à jour et disponibles à l’extérieur du bureau; „
  • Procédure d’alerte et de mobilisation en cas d’urgence; „
  • Programme de maintenance des équipements; „
  • Stock réparti sur deux emplacements ou distinct de l’environnement de production; „
  • Fournisseurs de remplacement; „
  • Formation croisée des employés ou processus documentés.

Si ce n’est pas déjà fait, dressez une liste des coordonnées des employés et des partenaires clés pour les joindre pendant les heures normales d’ouverture et en dehors de celles-ci. Conservez cette liste à portée de main à l’extérieur de votre site professionnel.


Comment élaborer un plan de continuité?

Pour élaborer un plan de continuité des activités et s’assurer qu’il sera fonctionnel lors d’un incident, quatre grandes étapes sont à suivre. Celles-ci requerront le soutien de la direction et l’implication de tous les secteurs de l’entreprise. Des outils sont disponibles sur le net (par exemple le formulaire d’auto-évaluation élaboré par le Gouvernement du Québec) pour vous soutenir dans la réalisation de chacune de ces étapes. Quand vous aurez rempli les outils, il vous sera ensuite facile de constituer votre plan de continuité des activités.

Plan de Continuité des Activités
Crédit © Gouvernement du Québec

La planification est aussi importante que le plan lui-même.

Le processus d’élaboration d’un plan de continuité des activités est de plus en plus formalisé. Des normes nationales  et internationales (ISO 22301) ainsi que de bonnes pratiques (Business Continuity Institute et Disaster Recovery Institute) définissent les éléments que devrait comporter ce processus.


Dans nos prochains articles consacrés à Gestion de la Continuité des Activités, nous aborderons successivement ces quatre étapes.

Comment démarrer sa Gestion de la Continuité des Activités?

Avant de démarrer vos activités de planification de la gestion de la continuité des activités nous vous invitons à faire suivre aux personnes qui en seront directement en charge, une formation BCM Foundation (les fondamentaux de la Gestion de la continuité des activités).

Si vous êtes confrontés à cette problématique ou si vous avez été victimes d’un sinistre, nous vous invitons à poster vos commentaires. Ceux-ci aideront sans aucun doute d’autres lecteurs confrontés aux mêmes problèmes.

COBIT et VeriSM : la recette du succès

Le modèle VeriSM récemment lancé, semble être un complément intéressant à COBIT. VeriSM, bien que très récent, a suscité beaucoup d’intérêt et de discussions dans les équipes de gestion des services. Déjà de nombreuses organisations envisagent et évaluent cette approche.

COBIT et VeriSM : La recette du succès
Crédit : © Dreamstime

Des idées clés au cœur de VeriSM

Quelques idées fortes sont au coeur même du modèle VeriSM :

  • Dans un monde de services numériques, gouverner les services devient une préoccupation importante pour l’ensemble de toute organisation. Ce n’est plus le problème de l’informatique uniquement,
  • Le « département informatique » est simplement une aptitude organisationnelle comme toutes les autres (par exemple les RH, les ventes, le marketing). Il doit donc travailler en étroite collaboration avec toutes les autres capacités de conception, de construction et de gestion des services numériques,
  • Toutes les organisations doivent prendre conscience de leur environnement, des ressources et capacités disponibles (à la fois en interne et en externe) lors de la conception, du développement et de la fourniture de services numériques. C’est le concept de réseau de management ou de management maillé,
  • Des principes de gestion des services clairement définis devraient servir de guide pour tout nouveau service. Ceci, afin de garantir que ce sont bien les bons «muscles» du maillage qui sont sollicités au fur et à mesure du développement du service et pendant toute la durée de son cycle de vie.

VeriSM n’est pas en soi un cadre, un référentiel ou une méthodologie. VeriSM est, en fait, un modèle préconisant l’évaluation et l’utilisation flexible des pratiques de gestion. Ces pratiques sont décrites dans VeriSM au travers des éléments du management maillé (« Management Mesh« ).

COBIT 5 est l’un de ces cadres de meilleures pratiques en matière de gouvernance et de management de l »information. Il présente donc une grande synergie avec VeriSM. De ce fait COBIT 5 aidera les organisations à adopter une approche VeriSM et à établir et exploiter efficacement un maillage du management.

LE CONCEPT DE MANAGEMENT MAILLE DE VeriSM

VeriSM - Le management maillé
Crédits © Van Haren 2017

COBIT 5 pour la Gouvernance

Le modèle VeriSM repose sur l’établissement d’une gouvernance efficace des services gestion de l’information et de la prestation de services informatiques performants.

COBIT 5 est un cadre reconnu en matière de gouvernance de l’Entreprise. Il définit un référentiel unique de gouvernance qui couvre de façon transparente l’ensemble de l’Entreprise, de manière globale et de bout en bout. Il s’agit là de trois des cinq principes clés de COBIT.

COBIT 5 : LES 5 PRINCIPES

COBIT : les 5 principes
Crédits : © ISACA 2012 – Tous droits réservés

Les principes de gestion des services VeriSM doivent refléter les besoins et les moteurs de l’organisation et de ses parties prenantes traduits en objectifs de l’entreprise. Ils constituent donc une composante clé de la gouvernance.

La cascade d’objectifs de COBIT 5

Les besoins des parties prenantes de l’Entreprise doivent être traduits en actions stratégiques pour être mise en oeuvre. La cascade d’objectifs de COBIT 5 représente le mécanisme de traduction des besoins des parties prenantes en objectifs d’entreprise précis, réalisables et personnalisés, puis en objectifs liés aux TI et en objectifs pour chacun des facilitateurs. Cette traduction permet de fixer des objectifs précis à tous les niveaux. De plus, ces objectifs couvrent tous les domaines de l’entreprise. Ils viennent ainsi en appui aux objectifs généraux et aux exigences des parties prenantes. Ils permettent donc de soutenir efficacement l’alignement entre les besoins de l’entreprise et les solutions et services informatiques.

LA CASCADE D’OBJECTIFS DE COBIT 5

La cascade d'objectifs de COBIT 5
Crédit : © ISACA 2012 – Tous droits réservés

COBIT 5 fournit de plus une matrice permettant de faire correspondre les principales préoccupations des parties prenantes avec 17 objectifs génériques de toute Entreprise. Grâce à une seconde matrice, ces 17 objectifs d’Entreprise peuvent ensuite être  mis en correspondance avec 17 objectifs pour le département TI. Par exemple, l’objectif de transparence financière de l’Entreprise  pourra être mis en correspondance avec l’objectif TI de « transparence des coûts, des bénéfices et des risques IT ». Enfin, une troisième matrice permet de faire correspondre ces objectifs TI avec les processus à mettre en oeuvre ou à améliorer. Les processus constituent une des 7 catégories de facilitateurs. La relation n’est pas univoque. Un processus de bas niveau peut ainsi supporter plusieurs objectifs d’entreprise. Toutefois grâce à cette cascade d’objectifs, il est aisé d’identifier les principaux processus soutenant chacun des objectifs stratégiques de l’Entreprise.

Bien sûr chaque entreprise est différente. Ces matrices sont donc fournies à titre d’exemples et doivent être adaptées à chaque organisation spécifique.

Le management maillé de VeriSM

Les organisations définiront leur maillage de gestion de différentes manières qui leur seront propres. Comme indiqué ci-dessus, les éléments du maillage sont nombreux et variés. COBIT 5 encourage également une approche holistique pour comprendre et rassembler les différentes ressources et capacités de gestion des services.

COBIT 5 définit 7 catégories de facilitateurs (« enablers ») :

Les 7 facilitateurs de COBIT 5
Crédit © ISACA 2012 – Tous droits réservés

À l’heure actuelle, l’ISACA n’a publié des guides de référence détaillés que pour les facilitateurs « processus » et « information« . Cependant ils fournissent des indications importantes et suffisantes sur la documentation et la classification des éléments clés de tout maillage de gestion.

La mise en œuvre de VeriSM en Entreprise

Les organisations qui adoptent d’abord une approche VeriSM considéreront / évalueront très probablement COBIT 5 comme une manière d’ajouter une valeur significative au maillage de gestion. A l’opposé, les organisations qui utilisent déjà COBIT 5 y trouveront un avantage significatif lors de l’adoption d’une approche VeriSM. Quel que soit le modèle proposé en premier, le cycle de vie de mise en oeuvre inclus dans COBIT 5 est une excellente démarche pour répondre à la complexité et aux défis généralement rencontrés lors de tout projet de transformation.

L’approche de programme de transformation de COBIT 5

COBIT 5 : Le modèle de mise en oeuvre
Crédit © ISACA 2012 – Tous droits réservés

Le diagramme ci-dessus décrit avec une extrême précision le modèle de mise en oeuvre de tout projet de transformation.  Expliqué en détail dans le Guide de mise en œuvre  de COBIT 5 (ISACA) et soutenu par une qualification professionnelle, l’approche selon le cycle de vie détaille une démarche holistique en 7 étapes pour parvenir à un changement durable en se focalisant sur trois axes :

  • Amélioration continue : Permettre et soutenir le changement organisationnel pour offrir des avantages durables en veillant à ce que les améliorations soient intégrées dans la structure de l’organisation,
  • Facilitation du changement : Le programme est conçu pour soutenir le besoin d’amélioration continue, avec des changements apportés dans des itérations hiérarchisées et gérables, garantissant que les avantages sont fournis à un rythme de changement auquel l’organisation peut faire face,
  • Gestion de programme : appliquer des techniques formelles de gestion de programme et de projet (analyse de rentabilisation formelle, objectifs bien définis et bien définis, parrainage de cadres) pour garantir que les avantages sont réalisés

L’importance de la facilitation du changement

On estime jusqu’à 70% le taux d’échec des projets de transformation. Bien sûr, il y a de nombreuses raisons à cela. Cependant,  parmi celles-ci, les principales sont liées aux personnes et en particulier à la résistance au changement.

Kotter reconnaît cela dans son modèle de changement en huit étapes, dont la première étape critique est de créer un sentiment d’urgence. Cela se reflète dans l’étape 1 de l’anneau de facilitation du changement. En clair, cela signifie être capable de répondre à la question suivante :


Il y a un million et une chose que nous pourrions faire,

Pourquoi cela doit-il se produire et pourquoi cela doit-il arriver maintenant?


Si cela ne peut pas être clairement expliqué, d’une manière qui ait du sens et soit convaincante pour l’ensemble de l’organisation, la réponse est probablement : « ça ne marchera pas!« .

Encore une fois, la cascade des objectifs est utile ici. Il devrait y avoir une cascade claire entre les objectifs du programme et la réalisation des objectifs de l’Entreprise. Certes, la réalisation d’objectifs d’entreprise de haut niveau, bien qu’ils soient clairement pertinents pour tous les employés, n’est peut-être pas ce qui nous fait sortir du lit le matin. Cependant, c’est ce qui excite les plus hauts niveaux du management organisationnel et de la gouvernance. C’est donc ce qui assurera le parrainage de la direction qui est si crucial pour la réussite de tout programme.

Les services numériques au coeur du besoin de transformation des entreprises

Il existe de nombreuses définitions différentes du terme service numérique. La mienne serait : un service numérique est un service qui permet aux consommateurs de traiter avec l’entreprise par voie électronique à un moment et à un endroit qui leur conviennent, sans qu’une interaction humaine soit nécessaire. Amazon, Uber, Airbnb sont tous des exemples de fournisseurs de services numériques. La demande des consommateur est en croissance exponentielle. Déjà aujourd’hui on voit les consommateurs aller voir et toucher les produits qu’ils souhaitent acheter dans des magasins. Ensuite ils rentrent les commander en ligne sur un site de vente en ligne tel qu’Amazon. Demain cela concernera 90% des Entreprises dans tous les domaines (banques, assurance, hôtellerie, etc.). Toutes ces Entreprises vont devoir se transformer pour survivre.

 

Crédits : Mark Flynn et blog de l’APMG

Ce n’est pas le CISA qui fait un bon auditeur

Je suis toujours très étonné de constater que les pages les plus consultées sur ce blog sont celles qui font référence au CISA, à la certification PMP et aux certifications qui correspondent aux meilleurs salaires. C’est un peu comme si le fait de posséder une certification garantissait un niveau de rémunération. D’ailleurs une des pages les plus populaires de ce blog est celle qui liste les 6 certifications les mieux payées.

Le CISA ne fait pas un auditeur
Crédit © Bakhtiarzein

Le CISA est une certification professionnelle, pas un label

En France et dans la majorité des pays francophones, on cultive une vénération totalement incohérente pour les diplômes et les certifications de tout type. Ainsi, un de mes clients, en Afrique de l’Ouest, membre de l’élite dirigeante, me confiait :


Aux Etats-Unis, quand tu recherches un emploi, le recruteur te demande: « Pourquoi voulez-vous travailler pour nous et qu’est-ce que vous pouvez nous apporter? ». En France le recruteur te demande: « Quels diplômes et quelles certifications possédez-vous? ». En Afrique, le recruteur te pose la question suivante: « Qui est-ce qui t’envoie? ».


Tout est résumé dans cette approche. La France est obsédée par les certifications et les diplômes. Dès lors il n’est pas étonnant de voir que l’intérêt des personnes se porte sur les certifications. Et le CISA figurant parmi les certifications qui, statistiquement, sont détenues par des  personnes considérées comme les mieux rémunérées, le raccourci est assez facile. CISA devient synonyme de forte rémunération.

Comment est structuré le CISA?

Essayons d’abord de replacer le CISA dans son contexte. C’est une certification professionnelle, proposée par l’ISACA et destinée à reconnaître les compétences d’auditeurs TI expérimentés. A ce titre, il est composé de deux parties. La première partie est un examen – difficile -de 150 questions destinées à vérifier les connaissances des auditeurs. Il porte sur 5 domaines de connaissances  que devraient posséder à minima tous les auditeurs TI pour accomplir leur mission :

  • Le processus d’audit des SI (représente 21% des connaissances testées)
  • La gouvernance et le management des TI (16% sur l’organisation, les rôles et responsabilités et surtout le système de management de l’entreprise)
  • Acquisition, développement et mise en oeuvre des SI (18% sur l’audit des projets dans le domaine des TI)
  • Exploitation, maintenance et gestion des services (20% sur la production informatique)
  • Protection des actifs informationnels (25% sur la sécurité des systèmes d’information)

Bien évidemment, cela n’est en aucun cas suffisant pour prétendre être un bon auditeur TI. Vous pouvez toujours apprendre par coeur les contenu des manuels, cela ne prouvera jamais que vous êtes compétent. Tout au plus cela prouvera que vous avez « une mémoire de cheval »… Et clairement, vous ne serez pas le profil dont ont besoin les entreprises pour se développer. C’est juste un minuscule premier pas vers la compétence. Pour pouvoir se développer sur leur marché, les entreprises ont besoin de personnels compétents.

La compétence de l’auditeur, dès lors qu’il a acquis les connaissances de base, se mesure à son aptitude à réaliser des missions d’audit. La compétence intègre donc une composante importante liée à l’expérience et au comportement des personnes. C’est ce qui constitue la seconde partie du CISA : la vérification de l’expérience et de l’attitude des candidats sur une durée totale de 5 ans durant les 10 dernières années écoulées.

Comment s’effectue la vérification de la compétence des postulants au CISA?

Chaque postulant à la certification CISA doit remplir des documents listant ses expériences passées dans le domaine de l’audit et du contrôle interne des TI. Chaque document doit ensuite être signé par un (ex-) manager qui pourra attester de la véracité de vos compétences d’auditeur. Lorsque vous avez atteint la durée cumulée de 5 années durant lesquelles il existe des preuves de votre expérience, vous pourrez alors renvoyer votre dossier à l’ISACA. A ce moment, un comité de certification évaluera votre dossier et vérifiera vos compétences. Le plus souvent il s’agit de revoir votre dossier de candidature et de vérifier sa cohérence par rapport au cinq domaines de compétences.

De façon aléatoire et/ou en fonction du résultat de cette revue, ISACA contacte les personnes qui vous ont servi de référence. Elles seront interviewées par un membre de l’ISACA qui vérifiera que le document reçu représente bien la vérité. Ensuite le comité de certification, après délibération, vous attribuera, ou pas, la certification CISA.

Dès lors que l’ISACA reçoit votre dossier complet, le processus  prend environ de 4 à 8 semaines.

Et après l’obtention du certificat?

Ce n’est que lorsque vous recevez le certificat final, à l’issue du processus complet que vous pourrez revendiquer votre certification sur votre CV et sur les réseaux sociaux. Tant que vous n’avez réussi que l’examen seulement, vous n’êtes pas certifié CISA. Dans ce cas, il est d’ailleurs mentionné clairement par l’ISACA que vous ne pouvez en aucune façon le mentionner. Vous ne pouvez revendiquer votre certification qu’en mentionnant votre numéro de certificat. Il est à noter que l’ISACA audite régulièrement les réseaux sociaux afin d’éliminer et de sanctionner les « fraudeurs ».

Il est également important de noter que le CISA étant une certification professionnelle destinée aux auditeurs IT, elle n’est valable que pour une durée de 3 ans. A l’issue de ces trois ans vous serez nudité par le Comité de Certification. Celui-ci déterminera si votre CISA vous est attribué pour 3 années supplémentaires.

Comment maintenir son CISA dans le temps?

Dès l’obtention du CISA, vous serez soumis à des obligations pour pouvoir le conserver. Parmi ces obligations, figure celle d’adhérer au code d’éthique de l’ISACA et de le respecter en toute circonstance. En cas de manquement avéré votre CISA vous sera retiré immédiatement et définitivement. Il vous sera également demandé d’être adhérent à l’ISACA et de maintenir votre adhésion chaque année.

De plus, le métier d’auditeur évoluant en permanence, vous serez obligé, chaque année, de fournir des preuves que vous êtes dans un processus d’amélioration de vos compétences. Cela se fait en suivant des formations, en participant activement à des publications ou encore en participant à des conférences. Chacune de ces activités vous rapportera des CPE (Continual Professional Education). En moyenne, un CPE équivaut à 50 minutes de formation ou d’activité reconnue. Chaque année vous devez communiquer à l’ISACA le nombre de CPE acquis dans l’année écoulée. Vous devez en produire un minimum de 20 par année avec un minimum cumulé de 120 sur 3 ans.

A la fin de chaque période de 3 ans, votre certification est évaluée par le comité de certification et vos CPE peuvent être audités pour s’assurer qu’ils sont bien justifiés. Vous devrez donc conserver précieusement les preuves des CPE que vous revendiquez. Si l’ISACA découvre que vous revendiquez des CPE non valides ou si vous n’atteignez pas le minimum requis sur les 3 ans, votre certificat vous sera immédiatement retiré. Vous devrez alors retirer immédiatement la mention de votre CISA sur vos cartes de visite, vos CV et sur les réseaux sociaux. Le retrait du CISA est définitif. Dans le cas où vous souhaiteriez l’obtenir de nouveau, vous devrez repasser l’examen et suivre de nouveau le processus complet de certification.

Le CISA fait-il de vous un bon auditeur?

Comme vous pouvez le comprendre, le CISA ne fait pas de vous un bon auditeur. Au contraire, c’est si vous êtes déjà un bon auditeur que vous pourrez espérer obtenir le CISA. Ensuite pour le conserver, vous devrez démontrer durant toute votre vie professionnelles que vous restez parmi les meilleurs. C’est ce qui explique la valeur de cette certification et les salaires élevés qui lui sont associés. Les Entreprises sont toujours prêtes à bien rémunérer des personnes compétentes qui leurs apportent de la valeur. Elles n’ont aucun intérêt à rémunérer le savoir. Il est dans ce cas plus simple d’acheter une bonne base de connaissances auprès d’un éditeur. Ce n’est donc pas le CISA qui fait la rémunération. C’est la satisfaction des conditions exigées des auditeurs pour conserver leur CISA qui justifie leur rémunération élevée.

Y a-t-il de mauvais auditeurs parmi les détenteurs du CISA?

Malgré toutes les précautions prises par l’ISACA, il existe bien sûr des cas de personnes qui passent au travers « des mailles du filet ». L’ISACA est une association professionnelle dont l’effectif salarié est d’environ une centaine de personnes au niveau mondial. L’association n’a donc pas les moyens de vérifier en détail tous les dossiers. Elle procède donc par échantillonnage. N’oublions pas que nous avons affaire à des auditeurs. Il existe donc des personnes qui arrivent à obtenir leur certification en n’ayant pas les qualités requises. Mais l’audit réalisé tous les trois ans pour maintenir la certification aide à les éliminer sur le long terme. Il y a aussi des fraudeurs qui obtiennent des références de complaisance. Dans ce cas l’interview des références par les membres de l’ISACA a tôt fait de mettre au jour la fraude. Mais là encore, ces interviews ne sont pas systématiques et elles sont réalisées par échantillonnage.

Cependant, dans l’ensemble, une gros effort est fait pour maintenir la crédibilité de cette certification. Et c’est bien ce qui en garantit toute la valeur auprès des Entreprises et des recruteurs.

 

VeriSM: le nouvel ITIL de l’ère digitale?

En proposant une approche nouvelle de la gestion des services, le modèle VeriSM pourrait bien être l’évolution digitale du référentiel ITIL à l’ère du numérique.

VeriSM est-il le nouvel ITIL de l'ère digitale?
Crédit © VeriSM Global

ITIL, le référentiel phare d’AXELOS, commence à sérieusement prendre de l’âge et à perdre de son avance. VeriSM, plus adapté aux contraintes de l’entreprise du futur, pourrait bien être un challenger sérieux dans les prochains mois pour ITIL. AXELOS est bien conscient de la nécessité de faire évoluer son cadre de bonnes pratiques. La Société Britannique a d’ailleurs lancé récemment une initiative qui devrait aboutir Q1/2019 au lancement de ITIL 4. Il n’en reste pas moins que de sérieux concurrents commencent à voir le jour. VeriSM a été conçu dès l’origine pour répondre aux attentes des Entreprises de l’ère digitale. Ce nouveau cadre de bonnes pratiques semble être, assez logiquement, aujourd’hui, en bonne position pour prendre l’avantage.

VeriSM, qu’est-ce que c’est?

VeriSM (de l’anglais Value-driven Evolving Responsive Integrated Service Management) a été développé en 2017 par l’IFDC. Il s’agit d’une gestion des services intégrée, réactive, évolutive et centrée sur la création de valeur.

Cette approche vise à mettre en place des pratiques nouvelles de gestion des services, au niveau de l’ensemble de l’organisation. On ne se focalise plus sur le seul département informatique. Ces nouvelles pratiques sont plus flexibles. Elles sont également plus centrées sur la création de valeur et l’accélération du « Time-to-Market » de produits ou services nouveaux.

ITIL ne suffit pas?

En 2007, le référentiel ITIL a été revu en intégralité dans une version ITIL V3 plus cohérente et ambitieuse, autour de 5 ouvrages. Chacun de ces ouvrages recense les meilleures pratiques pour la gestion des services informatiques (IT Service Management ou ITSM) en suivant les 5 phases du cycle de vie des services. En 2011, le Cabinet Office, alors en charge du portefeuille des bonnes pratiques de l’état Britannique publie une refonte « cosmétique » d’ITIL dénommée ITIL 2011. Malheureusement, ITIL 2011 n’apporte pas de grand changement aux bonnes pratiques d’ITIL V3. ITIL reste ITIL. C’est d’ailleurs le sens de l’appellation ITIL 2011 qui n’est en aucun cas une nouvelle version du référentiel. Il est cependant évident que depuis la parution d’ITIL V3 en 2007 le contexte des Entreprise a largement évolué. La mondialisation des affaires nécessite toujours plus d’agilité des Entreprises pour qu’elles puissent survivre.

Pourquoi un échec relatif d’ITIL à créer de la valeur business?

Dans le même temps, les mises en oeuvre des bonnes pratiques basées sur ITIL ont largement échoué à produire les résultats attendus. La faute n’est pas à ITIL. La faute est à attribuer pour une large part à des consultants incompétents lorsqu’on parle de mise en oeuvre. Les implémentations réalisées ont essentiellement contribué à « rigidifier » les entreprises pour tirer un maximum de bénéfices au niveau de l’informatique. Hélas ces avantages ont été ciblés au détriment de l’agilité du business.

La faute est également à porter à l’étendue du cadre de bonnes pratiques d’AXELOS. Il ne se focalise malheureusement que sur les aspects informatiques. Une entreprise ne devrais utiliser l’informatique que comme un « outil » au service du business. Or les mises en oeuvre de processus basés sur ITIL sont réalisées pour la plupart pour les DSI. De plus, elles se déroulent bien souvent sans la participation du Business. Or c’est bien le business qui crée de la valeur et en aucun cas l’informatique. L’informatique est et doit rester un outil au service du business.

AXELOS s’en est d’ailleurs est bien rendu compte et a publié « ITIL Practitioner » accompagné d’une nouvelle certification. Cette publication, mal positionnée et surtout mal ciblée a été un échec. La plupart des consultants « experts » ont échoué à obtenir la certification ITIL Practitioner.

Qu’apporte VeriSM en plus d’ITIL?

L’évolution du modèle d’affaire des Entreprises entraîne un besoin d’évolution des pratiques. Et c’est cette évolution des pratiques qui explique le besoin des professionnels de l’informatique de disposer d’un nouveau référentiel intégrant les nouveaux enjeux de la DSI et des métiers (et plus seulement ceux de la production) : « time-to-market », « user experience / customer experience (UX/CX) », agile-DevOps, nouvelles pratiques du support, intégration du cloud sous toutes ses formes dans la fourniture des services, positionnement de la production en tant qu’agrégateur de services, etc. Autant d’enjeux déjà embarqués dans le modèle VeriSM. VeriSM pourrait donc bien être une alternative au référentiel ITIL 4 dont la sortie est prévue en 2019. Ce d’autant que le contenu t’ITIL 4 reste encore largement inconnu.

Comment est conçu VeriSM?

Le modèle VeriSM, récemment traduit en français, est décrit dans plusieurs ouvrages, dont un « pocket guide » disponible sur le site de Van Haren Publishing proposant une approche de la gestion des services d’un point de vue organisationnel.

La première publication, structurée en quatre parties, parait finalement assez générique :

  • La première partie, plutôt exploratoire du service management, interroge sur le bien-fondé d’une culture « service », sa structuration et ce qu’elle implique, notamment en matière de gestion des compétences.
  • La seconde partie, plus descriptive, est au cœur de l’ouvrage. A première vue, elle parait très conceptuelle et est pourtant enrichie d’exemples explicites.
  • La troisième partie propose un rappel des concepts, technologies et pratiques liés à l’agilité, à la culture DevOps, au Lean management, au cloud, au big data, à l’IoT, au shift left, à la CX et UX (Consumer et User eXperience), au continuous delivery, à la méthode Kanban, à la Théorie des contraintes ou encore à l’amélioration continue.
  • Enfin, la quatrième partie propose des annexes illustrant par exemple les notions d’asset management, de « security by design » ou encore la structure générique d’une « policy ».

Le modèle VeriSM repose également sur un découpage intéressant – façon SIAM (Service Integration And Management) – et décrivant les activités clés d’un intégrateur de services. VeriSM propose d’aider les métiers à se digitaliser en ne se contentant plus de fournir des services en mode infrastructure. Il faut désormais créer de la valeur, identifier et explorer des technologies de pointe. Cela nécessite des compétences nouvelles dans un écosystème qui se diversifie chaque jour un peu plus.

Le modèle VeriSM
Le modèle VeriSM © IFDC Global

Alors pourquoi adopter VeriSM?

Toute l’originalité de VeriSM réside dans le cœur même de son modèle, le « Management Maillé » sur lequel s’appuient quatre groupes d’activités autour du cycle de vie d’un service : définir, produire, fournir et supporter.

Ce modèle favorise une approche flexible permettant de s’adapter aux besoins d’un produit ou d’un service spécifique.

VeriSM - Le management maillé
Crédit © Van Haren Publishing

L’idée centrale du modèle est de construire un modèle d’opération couvrant ces 4 groupes d’activités en s’appuyant et en mixant intelligemment l’utilisation de pratiques et de facilitateurs issus des 4 pôles du « management maillé » :

  • L’environnements : les éléments « stabilisateurs » (processus, métriques, outillages), les concurrents, la culture, les contraintes légales, etc.
  • Les ressources : équipes, budgets, actifs, connaissance, temps, etc.
  • Les pratiques de management : ITIL / COBIT / CMMI / IT4IT, ISO/CEI 20000, ISO/CEI 27000, DevOps, agilité, lean management, PPM, SIAM, etc.
  • Les technologies émergentes : cloud, containers, IoT, big data, automation, dont certaines ne sont plus forcément émergentes mais désormais intégrées dans la fourniture de services.

Pour chaque produit, ces domaines sont pris en considération et interagissent.

Même si, aujourd’hui, la description du cœur même du référentiel n’est pas encore très détaillée et peut-être un peu trop « stratosphérique », la prochaine version dont la sortie est planifiée pour fin 2018 devrait tenir ses promesses et offrir de nouveaux horizons à la gestion des services. Tous les espoirs sont désormais  permis. Ce modèle est pensé et structuré pour répondre aux nouveaux enjeux de la transformation digitale des entreprises. Il pourrait donc devenir le nouveau référentiel de pratiques pour le management des services.

 

COBIT – La gouvernance, clé du succès de l’entreprise

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est entré en vigueur le 25 mai 2018, exigeant une bonne gouvernance des données pour toutes les entreprises et collectivités, indépendamment de la juridiction, sur le traitement des données personnelles associées aux citoyens de l’UE et de l’EEE. Dans un précédent article, j’ai montré comment COBIT 5 pouvait aider tout projet de mise en conformité au RGPD. Si le RGPD a été vraiment pris au sérieux, nos organisations sont aujourd’hui en mesure de mieux gérer leurs données. De fait, cela facilite leur tâche de gestion quotidienne de l’Entreprise.

COBIT Gouvernance, la clé du succès en entreprise
Crédits © weerapat1003

Grâce à une bonne gouvernance, nous pouvons aborder avec confiance des problèmatiques actuellement encore ignorées par la pensée dominante. Elles sont pourtant désormais très pertinentes et constitueront un facteur de succès ou d’échec pour les prochains mois et les prochaines années. Parmi les problèmes dominants affectant les Entreprises, on peut citer :

  • L’adaptation de la main-d’œuvre du troisième millénaire,
  • La transformation digitale de l’économie,
  • Après le RGPD, le règlement sur la protection de la vie privée ,
  • Le BREXIT,
  • Les géants du web, notre nouveau risque systémique,
  • L’insécurité intégrée…

Le thème central, commun à tous ces sujets, est celui des systèmes d’information. L’activité stratégique et opérationnelle doit désormais adopter une approche plus «entrepreneuriale» que «mature» pour exploiter les opportunités au fur et à mesure qu’elles se présentent. Les cadres de gouvernance doivent encourager l’innovation et gérer simultanément les risques associés au moyen de politiques, de procédures et de pratiques adaptées. Une approche collaborative est nécessaire pour anticiper et répondre rapidement au changement.

COBIT 5 : le cadre de Gouvernance d’Entreprise publié par l’ISACA

Le cadre COBIT 5 de l’ISACA permet d’avoir un aperçu de la gouvernance d’entreprise. La famille de publications comprend «COBIT 5, a Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT». Ce document de 94 pages fournit un guide complet sur où et comment rechercher des opportunités d’évolution et d’innovation dans votre entreprise.

COBIT 5 : un mythe tenace

Malheureusement la traduction Française de cette publication n’est pas très pertinente. Elle semble faire plus de cas de l’informatique que des métiers de l’Entreprise, seuls créateurs de valeur. Le titre lui-même a été traduit par « COBIT 5, un référentiel orienté affaires pour la gouvernance et la gestion des TI de l’entreprise ». Le titre original, en Anglais, ne fait pas référence aux TI mais à « l’information de l’entreprise et aux technologies associées ». C’est beaucoup plus vaste et cela couvre la totalité des métiers au lieu de la seule informatique. Pour COBIT, l’informatique n’est seulement qu’un « outil » au service des métiers de l’Entreprise (on parlera du 6ème « enabler »). COBIT n’est aucune un référentiel destiné à l’IT. C’est un référentiel de Gouvernance et de Management de l’Entreprise.

Le périmètre de COBIT 5 : La gouvernance et le management de l’entreprise

Cela inclut bien évidemment l’IT, mais seulement comme un composant de l’Entreprise.

Vous pouvez accéder au périmètre des publications COBIT 5 sur le site de l’ISACA. COBIT a la particularité d’être composé de publications permettant au lecteur d’accéder au contenu du cadre au travers des filtres. L’accès au cadre de référence complet est totalement gratuit. Certains autres documents, tels que le modèle de référence des processus ou le guide de mise en oeuvre sont gratuits pour les membres de l’ISACA. Enfin, d’autres documents, notamment les guides professionnels, sont payants mais avec une remise substantielles pour les membres.

Publications COBIT
Source © ISACA

COBIT 5 : quelques cas réussis de mise en oeuvre dans le monde

Chacun des cas présentés ici correspond à la liste des problèmes dominants identifiés au début de cet article. Il n’ont souvent qu’un lien très lointain avec les technologies de l’information. Vous y trouverez des liens utiles présentant le contexte et la façon dont  COBIT 5 a permis relever ces défis organisationnels.

Adaptation de la main d’oeuvre du 3ème millénaire – Cas PWC

PWC, tout comme DELOITTE et d’autres grands cabinets internationaux exigent un engagement intensif de leurs salariés dès le début. Des récompenses en matière d’évolutions de carrière, telles que des partenariats, sont appelées à venir plus tard. Ces entreprises sont actuellement confrontées à un turnover croissant de jeunes, essentiellement nés entre 1980 et 1995. Il s’agit de ceux qu’on qualifie généralement d’enfants du millénaire. Ceux de la génération Z, nés après 1995, commencent à peine à arriver sur le marché de l’emploi. PWC et DELOITTE ont constaté que la main-d’œuvre entrante avait des attentes différentes de celle des générations précédentes. Les jeunes souhaitent désormais une approche flexible pour travailler. Ils attendent des récompenses pour de bonnes performances dès le début ainsi que tout au long de leur carrière.

COBIT 5 via son approche de cascade des objectifs se focalise sur l’identification besoins des parties prenantes. Ceux-ci sont alors traduits en objectifs de l’entreprise liant les attentes internes et externes des parties prenantes avec celles de l’entreprise.Une fois identifiés, les changements appropriés peuvent être apportés aux politiques et aux pratiques.

Pour mieux comprendre comment vous appuyer sur COBIT pour résoudre cette problématique, nous vous proposons les liens suivants :

Transformation digitale de l’économie – Cas Domino’s

La transformation digitale pousse les entreprises à adapter leurs modèles commerciaux et à se concentrer. Domino’s a réalisé qu’ils devaient passer d’un service de restauration rapide à un service digital. En utilisant l’analyse de données pour personnaliser les offres marketing auprès des clients, les clients sont attirés par un service correspondant à leur style de vie.

COBIT 5, au travers des conseils sur les services, l’infrastructure et les applications, aide les entreprises à évaluer le potentiel de la transformation numérique sur l’organisation. Cette orientation élargit la réflexion, de la définition d’une solution unique jusqu’à la mise en œuvre d’un actif holistique, intégrale et soutenant les objectifs de l’entreprise.

Si vous souhaitez mieux comprendre comment COBIT a permis à Domino’s de réussir sa transformation digitale : https://www.bernardmarr.com/default.asp?contentID=1264.

Mise en conformité au futur règlement Européen sur la protection de la vie privée – Cas WhatsApp

Le règlement sur la vie privée et les communications électroniques, qui devrait être adopté par l’UE à la fin de 2018, constitue un ajout subtil au RGPD couvrant les communications électroniques.Des consentements explicites supplémentaires seront nécessaires. L’infrastructure de communication intelligente transporte, génère, utilise et stocke des données personnelles et corporatives identifiables. Donc, de fait, les principaux services de communication tels que WhatsApp sont inclus. C’est aussi le cas des fournisseurs de cookies, d’appareils IoT et de marketing direct et e-marketing.

COBIT 5 fournit des conseils sur la façon dont les entreprises, incluant leur IT, doivent se conformer aux exigences réglementaires. COBIT peut donc aider à révéler où des consentements explicites pourraient être nécessaires.

Voici quelques liens qui peuvent vous permettre de mieux comprendre comment COBIT aide à mieux protéger la vie privée :

Le BREXIT – Cas Currency Cloud

La situation sur le BREXIT restant assez imprévisible à l’heure actuelle, les entreprises doivent donc définir des plans d’urgence afin de minimiser les impacts d’un accord non favorable. Même si une organisation n’a aucun contact avec l’UE, elle doit vérifier comment le BREXIT affecte sa chaîne d’approvisionnement et sa banque. Pour certains, comme la plateforme d’échanges financiers Currency Cloud, «pas d’accord» avec l’UE serait synonyme de devoir mettre en place une présence européenne pour obtenir leur licence opérationnelle européenne, au cas où.

COBIT 5 couvre les exigences de conformité aux réglementations, lois et autres normes. Cela aide à identifier le point de départ et les processus sur lesquels se focaliser. COBIT inclut des sections sur la continuité des opérations, couvrant la prévention, l’atténuation et le retour à la normale en cas de perturbation pour aider à identifier les possibles zones de friction.

Pour mieux comprendre comment COBIT peut aider les entreprises britanniques à affronter le BREXIT : https://www.ibtimes.co.uk/why-neither-brexit-nor-loss-passporting-will-stop-uks-fintech-momentum-1659410.

Les géants du web, nouveau risque systémique – Cas des GAFAM

Chaque entreprise est dans un marché pour acheter et vendre. Pour opérer de manière efficace et efficiente, beaucoup d’entre nous se tournent vers l’infrastructure informatique et les fournisseurs de communication offrant des solutions «guichet unique» faciles à utiliser, telles que Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft. Mais c’est une épée à trois tranchants.

Le grand avantage, qui les rend si attrayants, est qu’ils devient facile d’accéder à des structures de communication et de stockage avec la sécurité et l’échelle nécessaires. Les principaux inconvénients sont :

  1. avec peu d’acteurs dominants, le contrôle sur les marchés n’est pas entre nos mains
  2. et si l’un d’eux échoue, techniquement ou commercialement, l’impact négatif sur les affaires et la vie privée sera énorme.

COBIT 5 peut aider à définir une nouvelle approche pour traiter un point de défaillance systémique. Il existe également une liste de contrôles utiles sur les questions à poser aux parties prenantes externes.

L’insécurité intégrée – Cas Expedia

Un sous-produit de la construction l’efficacité de l’entreprise de construction est de jeter les bases de l’insécurité par inadvertance. Expedia a découvert qu’une de ses filiales avait laisser fuiter des données sur ses clients. Le partage et la gestion des données, même au sein d’un même groupe, sont difficiles à contrôler car les exigences et la responsabilité sont diluées, obscurcies ou réinterprétées par le partenaire en charge du traitement des données.

Pour en savoir plus sur le cas Expedia : https://www.cnbc.com/2018/03/20/an-expedia-subsidiary-says-a-security-breach-affected-880000-cards.html.

COBIT 5 est derrière chaque entrepreneur pour l’aider

COBIT 5 est là pour nous aider à mieux réfléchir à la manière dont nous gérons et opérons. Tant de choses sont demandées aux entreprises, il est facile de rater les choses auxquelles nous devrions penser. La technologie détermine à la fois le rythme et la façon dont nous travaillons. Une bonne gouvernance est essentielle pour assurer la prospérité des entreprises.COBIT 5 est essentiel p our bien gouverner.

Pour mieux comprendre pourquoi une formation COBIT vous est indispensable : http://www.ab-consulting.fr/blog/geit/cobit-5/formation-cobit-7-raisons.

Vous aussi vous avez un cas particulier, hors du domaine IT, d’utilisation réussie de COBIT 5 dans un contexte particulier? N’hésitez pas à nous laisser votre commentaire.

RGPD – La loi Française enfin publiée le 20 Juin 2018

Après une « étrange » et longue bataille juridique et un recours des sénateurs d’opposition auprès du Conseil Constitutionnel, la loi Française sur la protection des données personnelles, alignée sur le règlement européen connu sous le nom de RGPD (GDPR) a enfin été promulguée le 20 juin 2018, soit près d’un mois après la date d’entrée en vigueur du RGPD. Alors que contient cette loi? Pourquoi une aussi longue bataille pour obtenir sa promulgation? Pourquoi est-il si difficile pour la France et les Français de s’aligner sur les lois et réglementations internationales?

RGPD - La loi Française sur la protection des données personnelles publiée le 20 Juin 2018
Crédits © Sondem

La loi relative à la protection des données personnelles a été promulguée le 20 juin 2018. Elle adapte la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 au règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016, directement applicable dans tous les pays européens au 25 mai 2018.

La loi du 20 juin 2018 modifie la loi « informatique et libertés » de 1978 pour la mettre en conformité avec le RGPD. Notamment, sont concernés les pouvoirs et missions de la CNIL et l’élargissement des données sensibles. Elle tire également  parti des marges de manœuvre permises par le RGPD : majorité numérique, etc.. Enfin, elle s’aligne à une directive européenne publiée également le 27 avril 2016 sur les fichiers en matière pénale, dite directive « police justice ».

Adaptation du rôle de la CNIL et de ses pouvoirs de contrôle et de sanction

La composition, les missions et les pouvoirs de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sont modifiés.

L’évolution des missions de la CNIL

Le RGPD introduit une nouvelle logique de responsabilisation et d’accompagnement des acteurs traitant des données personnelles (entreprises, administrations, etc.). Les missions de la CNIL évoluent donc afin de les adapter à cette nouvelle logique. En contrepartie, les formalités préalables auprès de la CNIL prévues dans la loi de 1978 sont quasiment toutes supprimées.

En outre, et en complément des missions qu’elle exerce déjà, la CNIL est désormais chargée :

  • d’établir et de publier des lignes directrices, recommandations ou référentiels destinés à faciliter la mise en conformité des traitements et à procéder à l’évaluation préalable des risques par les responsables de traitement et leurs sous-traitants ;
  • de produire et de publier des règlements types afin d’assurer la sécurité des systèmes de traitement et de régir les traitements de données biométriques, génétiques et de santé ;
  • d’encourager l’élaboration de codes de conduite par les acteurs traitant des données ;
  • de certifier des personnes, des produits, des systèmes de données ou des procédures ;
  • de lister les fichiers pénaux pouvant présenter un risque élevé pour les droits et libertés fondamentales des personnes.

Un rôle de conseil

Dans l’exercice de ses missions, la CNIL doit désormais prendre en compte les besoins propres des collectivités locales. Or, parmi elles, beaucoup s’inquiètent des nouvelles règles européennes. Pour les aider, la CNIL a publié sur son site internet un certain nombre de pages qui leur sont dédiées. La loi prévoit que les petites et moyennes entreprises (TPE-PME) doivent également faire l’objet d’un accompagnement personnalisé. A cet égard, la CNIL, en partenariat avec Bpifrance, a d’ores et déjà publié un guide pratique les sensibilisant au RGPD.

Un rôle consultatif vis à vis du parlement

Toujours au titre de ses missions, la CNIL peut désormais être consultée sur toute proposition de loi portant sur la protection des données personnelles par les présidents ou les commissions compétentes de l’Assemblée nationale ou du Sénat et par les présidents des groupes parlementaires.

Renforcement des pouvoirs de la CNIL en matière de contrôle et de sanction

Pouvoirs de contrôle étendus

Les pouvoirs de contrôle de la CNIL sont précisés et étendus par la loi. La nature des locaux que ses agents peuvent visiter et les conditions dans lesquelles le secret professionnel, notamment médical, peut leur être opposé sont redéfinies. De plus, pour les contrôles en ligne, ses agents peuvent dorénavant recourir à une identité d’emprunt.

Plusieurs articles de la loi sont également consacrés à la procédure de coopération entre la CNIL et les autres autorités de protection européennes en cas de traitements transnationaux (touchant des personnes de plusieurs pays européens). Le RGPD pose, en effet, de nouvelles règles en la matière. L’objectif est d‘apporter une réponse unique en cas d’atteinte au droit à la vie privée des citoyens de plusieurs pays européens. La récente affaire Cambridge Analytica-Facebook est, à cet égard, une illustration.

Pouvoirs de sanction adaptés

Les pouvoirs de sanction de la CNIL sont adaptés. De nouvelles sanctions, comme le prononcé d’une astreinte ou le retrait d’une certification ou d’un agrément, sont prévues en cas de violation des règles sur la protection des données personnelles. En outre, le montant des amendes administratives est très fortement augmenté. Elles sont désormais alignées sur le RGPD et peuvent aller jusqu’à 20 Millions d’Euros ou 4% du CA mondial annuel. Ces astreintes et amendes concernent autant les entreprises que les collectivités locales et les associations, qu’elles soient responsables d’un traitement ou sous-traitants. Seul l’État en est dispensé.

Lors de la discussion du projet de loi, le Sénat voulait exempter les collectivités locales des sanctions financières. Il souhaitait également que leur produit serve à financer l’accompagnement par l’État des responsables de traitement et de leurs sous-traitants. Il a, de plus, proposé la création d’une dotation communale et intercommunale afin d’aider les collectivités à se mettre en conformité avec le RGPD. Cette mise en conformité va, en effet, avoir un coût budgétaire pour les petites collectivités. Toutefois, ces amendements ont tous été rejetés. Néanmoins, à la demande des sénateurs, la mutualisation des services numériques entre les collectivités et leurs groupements est facilitée. Les communes peuvent, en particulier, se doter d’un délégué à la protection des données commun. Cette disposition est totalement en ligne avec le RGPD qui ne mentionnait rien à cet égard.

La CNIL a-t-elle les moyens d’exercer sa mission?

Pour assurer la bonne application du RGPD, la CNIL a clairement besoin de ressources. La présidente de la CNIL, Isabelle Falque-Pierrotin, a d’ores et déjà demandé aux pouvoirs publics plus de moyens humains. Ceux-ci seront discutés dans le cadre de la prochaine loi de finances. La CNIL emploie actuellement 200 personnes. Ce chiffre est à comparer avec ceux des autorités de protection comparables. Celles-ci comptent en général 500 ou 700 collaborateurs (comme au Royaume-Uni et en Allemagne).

Renforcement de la protection des données personnelles sensibles

Conformément au RGPD, le champ des données sensibles (sur l’origine raciale, les opinions politiques, etc.) est étendu aux données génétiques et biométriques ainsi qu’aux données relatives à l’orientation sexuelle d’une personne. En principe, ces données ne peuvent pas faire l’objet d’un traitement en raison de leur nature même.

Des dérogations à cette interdiction sont toutefois prévues par le droit européen. C’est le cas en matière de sécurité sociale ou si la personne a expressément consenti au traitement de ses données ou si elle les a rendues publiques, etc.. La loi du 20 juin 2018 ajoute d’autres dérogations. Sont notamment permis les traitements de données biométriques (empreintes digitales, etc.) strictement nécessaires aux contrôles d’accès sur les lieux de travail, aux ordinateurs et aux applications utilisés au travail. Sont de même autorisés les traitements portant sur la réutilisation d’informations figurant dans les décisions de justice diffusées dans le cadre de l’open data.

Les marges de manoeuvre permises et prévues par le RGPD

Le RGPD, bien que d’application directe, contient plus d’une cinquantaine de marges de manœuvre autorisant les États membres à préciser certaines dispositions. La plupart d’entre elles ont été utilisées pour conserver des dispositions qui existaient déjà dans la loi de 1978. La loi du 20 juin 2018 n’aménage que quelques points, afin notamment de répondre aux évolutions technologiques et sociétales.

Des formalités préalables maintenues pour certains traitements

Les formalités préalables (autorisations ou déclarations) auprès de la CNIL sont quasiment toutes supprimées. La loi en maintient cependant quelques une, comme prévu par le RGPD, pour certains traitements. Sont concernés les traitements :

  • comportant le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques, sauf exceptions ;
  • de données génétiques ou biométriques nécessaires à l’authentification ou au contrôle de l’identité des personnes mis en œuvre pour le compte de l’État ;
  • qui intéressent la sûreté de l’État, la défense, la sécurité publique ou qui ont pour objet la prévention et la répression des infractions pénales ;
  • de données de santé se justifiant par une finalité d’intérêt public (sécurité des médicaments, etc.).

Catégories particulières de traitement

Plusieurs dispositions de la loi sont consacrées à des catégories particulières de traitements. Sont notamment visés les traitements de données de santé, qui font l’objet d’un régime spécifique.

Sont aussi concernés les traitements de données sur les infractions, condamnations ou mesures de sûreté connexes (hors champ de la directive c’est-à-dire à d’autres fins que la prévention et la répression des infractions). Ces traitements peuvent dorénavant être effectués par une liste élargie de personnes. Citons par exemple les associations d’aide aux victimes ou de réinsertion ou des personnes mises en cause ou victimes dans une procédure pénale. En revanche, le Conseil Constitutionnel, saisi par des sénateurs Les républicains, a déclaré anticonstitutionnel l’élargissement de la mise en œuvre des tels traitements « sous le contrôle de l’autorité publique » (comme l’hébergement des données sur un serveur). Cette formulation, pourtant reprise du RGPD, a été jugée insuffisamment précise.

Droits des personnes concernées

Sur ce point encore, la loi utilise les marges de souplesse permises par le RGPD.

Protection des données personnelles concernant les enfants

Elle fixe à 15 ans la majorité numérique, c’est-à-dire l’âge à partir duquel un enfant peut consentir seul au traitement de ses données, typiquement sur les réseaux sociaux. Le gouvernement et les sénateurs souhaitaient retenir le seuil de 16 ans. C’est l’âge du consentement fixé par défaut par le RGPD. Le texte a toutefois laissé aux États la possibilité de l’abaisser jusqu’à 13 ans. C’est donc dans ce cadre que les députés ont voté l’âge de la majorité numérique à 15 ans.

Recours à des décisions individuelles automatisées

La loi ouvre, par ailleurs, plus largement la possibilité pour l’administration de recourir à des décisions individuelles automatisées. Les décisions fondées exclusivement sur un algorithme ne sont plus interdites. Néanmoins, de nouvelles garanties sont données aux administrés : droits à l’information et à l’explication (déjà consacrés par la loi pour une République numérique de 2016), droit à recours avec une intervention humaine a posteriori, obligation pour l’administration de maîtriser l’algorithme et ses évolutions (prohibition des algorithmes auto-apprenants), interdiction d’utiliser des données sensibles.

Sur ce point les deux chambres étaient à nouveau en désaccord. Les sénateurs souhaitaient encadrer plus strictement l’usage des algorithmes par l’administration. Ils demandaient aussi la transparence des algorithmes utilisés par les universités dans le cadre de Parcoursup. Or cette transparence est exclue par la loi « orientation et réussite des élèves » du 8 mars 2018). Les propositions du Sénat ont été rejetées. Cependant, sur amendement du gouvernement, le fonctionnement de Parcoursup fera l’objet, chaque année, d’un rapport au Parlement.

Dans sa décision du 12 juin 2018, le Conseil constitutionnel a jugé conforme à la Constitution les nouvelles règles régissant l’emploi des algorithmes par l’administration. Il considère que « le législateur a défini des garanties appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés des personnes soumises aux décisions administratives individuelles prises sur le fondement exclusif d’un algorithme ».

Traitement des données scolaires

La loi oblige aussi les établissements publics des premier et second degrés à rendre public, à partir de la rentrée 2018, le registre de leurs traitements de données scolaires. Il s’agit entre autres de permettre aux parents d’élèves de savoir comment les données de leurs enfants sont traitées.

Actions de groupe

Les actions de groupe, déjà autorisées depuis fin 2016 pour faire cesser en justice un manquement par un responsable de traitement ou un sous-traitant, sont étendues à la réparation des préjudices matériels et moraux subis en cas de violation des données personnelles.

En vertu du RGPD, les citoyens peuvent aussi se faire représenter par les associations ou organismes actifs dans le domaine de la protection des données personnelles pour exercer en leur nom une réclamation auprès de la CNIL, un recours juridictionnel contre la CNIL ou contre le responsable du traitement ou sous-traitant.

Récemment, l’association La Quadrature du Net a déposé une réclamation collective auprès de la CNIL. Elle est dirigée contre les GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft). L’association estime, en effet, que ces derniers ne respectent pas le RGPD sur le consentement « libre et éclairé » des internautes.

Le libre choix de ses applications sur smartphone

Cette disposition est issue de l’amendement « Bothorel », du nom du député qui l’a porté. Aujourd’hui, la quasi-totalité des smartphones vendus en France et en Europe sont équipés d’un système d’exploitation mobile iOS ou Android. Ces systèmes sont imposés ainsi que le moteur de recherche par défaut (souvent Google). Il n’y a donc pas de consentement véritable des utilisateurs. La loi oblige désormais les fabricants ou distributeurs de smartphones à proposer aux consommateurs plus de choix dans les applications. L’objectif est de faire un peu plus de place aux navigateurs web et moteurs de recherche « alternatifs ». Ceux-ci sont parfois plus respectueux de la protection des données personnelles de leurs utilisateurs (par ex. Qwant en France).

La transposition de la directive « police »

Enfin, la loi du 20 juin 2018 transpose la directive du 27 avril 2016 dite « police – justice ». Celle-ci harmonise le régime des traitements à finalité pénale. Il est clairement fait référence aux fichiers de police et de justice comme le fichier national des empreintes génétiques. Par contre, les fichiers de renseignement sont exclus.

Un droit à l’information est en particulier créé pour les personnes fichées en matière pénale. Ces dernières peuvent aussi désormais exercer de façon directe leur droit d’accès auprès du responsable du traitement (sauf exceptions). Elles peuvent ensuite demander la rectification des données les concernant, voire leur effacement.

Les autorités publiques doivent, par ailleurs, respecter un certain nombre d’obligations. Parmi celles-ci, citons la production d’une analyse d’impact pour les données sensibles, la tenue d’un registre des activités du traitement et d’un journal pour certaines opérations de traitement, la désignation d’un délégué à la protection des données, la communication de toute violation de données à la CNIL et à la personne concernée, etc.

De nouvelles règles sur les transferts de données personnelles vers les autorités judiciaires et les forces de l’ordre des pays hors Union européenne sont également posées.

 

RGPD: Optical Center va payer 250.000 € d’amende! Et vous?

La formation restreinte de la CNIL a prononcé le 7 mai dernier une sanction de 250.000 euros à l’encontre de la société OPTICAL CENTER. Celle-ci est accusée avoir insuffisamment sécurisé les données de ses clients effectuant une opération en ligne sur son site internet. Heureusement, à cette date, le RGPD n’était pas encore entré en vigueur. Ceci explique le montant relativement faible de l’amende infligée. Après le 25 mai, la même infraction aurait pu être sanctionnée d’une amende allant jusqu’à 20 millions d’Euros.

Et vous? Où en êtes-vous de votre mise en conformité un mois après l’entrée en vigueur des sanctions? 

RGPD la CNIL sanctionne Optical Center
Crédits © Jürgen Fälchle

C’est la première fois que la CNIL inflige une amende conséquente pour un défaut de sécurité sur un site web. Alors des questions se posent. Pourquoi et comment les données personnelles des clients d’une entreprise peuvent-elles se retrouver accessibles par un simple clic dans un navigateur… par la planète entière ?

La décision de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés) a été prise deux semaines seulement avant l’entrée en vigueur du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD). Après le 25 mai, Optical Center aurait pu payer jusqu’à 20 millions d’euros — ou 4% du chiffre d’affaire du groupe — au lieu des 250.000 € exigés. Ce qui est reproché à la société est très grave et nous allons essayer de l’analyser. Pourtant, l’Entreprise a été très réactive. Le défaut de sécurité sur son site web a été corrigé le lendemain de sa découverte. Cependant la CNIL a estimé qu’elle ne pouvait pas laisser une telle infraction à la loi sans sanctions. Il faut souligner que Optical Center avait déjà été condamnée à 25.000 € pour le même type de manquement en 2015.

Il s’agit d’un défaut de sécurité et non d’une faille exploitée

C’est quoi la différence?

Suite à un signalement, la CNIL a effectué un contrôle en ligne. Le site web d’Optical Center permettait l’accès direct par navigateur — sans vérification d’authentification — à 334.000 factures de ses clients. Autrement dit, n’importe qui pouvait télécharger les documents en question. Il suffisait de taper l’adresse web y donnant l’accès. Ces factures contenaient les noms et les prénoms des clients ainsi que leur adresse postale, leurs coordonnées téléphoniques et pour certains, leur numéro de sécurité sociale et des informations médicales (correction ophtalmique). Selon la CNIL, qui a été informée d’une « fuite de données conséquente » en juillet 2017 du site  www.optical-center.fr, « le site n’intégrait pas de fonctionnalité permettant de vérifier qu’un client est bien connecté à son espace personnel (« espace client ») avant de lui afficher ses factures. Il était ainsi relativement simple d’accéder aux documents d’un autre client de la société ».

Le site web d’Optical Center n’a donc pas été piraté. La fuite de données provenait simplement d’un défaut d’administration du site. C’est très différent d’un piratage exploitant une « faille » du serveur. Dans le cas d’un piratage, des compétences techniques pointues auraient été nécessaires pour contourner la sécurité établie. Il aurait fallu pénétrer par un moyen technique dans le système distant afin d’y copier des fichiers. Dans l’affaire Optical Center, il n’y avait aucun besoin de prouesses techniques pour copier les 334.000 documents. L’accès aux factures des autres clients était direct, comme pour accéder à ses propres factures.

La sanction tient compte des précédents

Cette fois, la CNIL indique que Optical Center a immédiatement averti son prestataire. « Tout en soulignant la réactivité de la société dans la résolution de la faille, la formation restreinte [de la CNIL, en charge de l’instruction des sanctions] a considéré que la question de la restriction d’accès aux documents mis à disposition des clients, à partir de leur espace réservé, aurait dû faire l’objet d’une attention particulière de la part de la société » précise l’autorité administrative indépendante.

Compte tenu notamment de la particulière sensibilité des données ayant été rendues librement accessibles, du nombre de clients impactés et du volume de documents contenus dans la base de données de la société à la date de l’incident (plus de 334.000), la formation restreinte a décidé de rendre publique sa décision. Donc, ce sont la récidive et la quantité de données accessibles qui expliquent la lourdeur de la sanction.

Les sites internet doivent être mieux sécurisés

Le coup de poing sur la table de la CNIL

L’amende de 250.000 € à l’encontre d’Optical Center est un coup de semonce. Cela devrait faire réfléchir les entreprises sur leurs obligation de sécurisation de leurs sites web. Cette affaire n’est pas sans rappeler celle de la fuite de données sur le site web de Darty. Celle-ci avait conduit la CNIL à infliger à la célèbre marque d’électroménager une amende de 100.000 € pour des raisons similaires.

La mise en place de contrôles d’accès sécurisés, leur vérification par des administrateurs, sont le b.a.ba de la sécurité informatique — dont celle des sites internet. Il est surprenant que des entreprises recueillant des informations sur leurs clients ne soient pas en mesure de faire le minimum à ce niveau là. Ce constat est inquiétant, surtout pour des entreprises aux chiffres d’affaire importants et dont les moyens sont parfaitement suffisants pour s’assurer une « qualité normale » de sécurité de leurs sites internet.

Des entreprises focalisées uniquement sur les coûts

D’ailleurs, c’est bien là que réside la raison de ces défauts de sécurité. Payer des gens compétents est un élément vital en sécurité informatique. Or la culture des entreprises françaises, de ce point de vue là, ne semble pas être encore à la hauteur des enjeux. Les Entreprises Françaises sont malheureusement toujours focalisée sur les coûts au détriment des risques. Souvent, les salaires des techniciens sont faibles, leur nombre est insuffisant. Dans de nombreux cas les Responsables de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) sont inexistants. Enfin, plus souvent encore, l’Entreprise n’a pas nommé de CISO (Chief Information Security Officer) à son comité de direction.

De fait, les « économies » des entreprises (et des structures publiques) sont souvent réalisées sur le dos de la sécurité des SI. Par conséquent la France apparait, en matière de protection des données personnelles, comme un très mauvais élève. Un chiffre est éloquent concernant la sécurité des SI. Selon les dernières statistiques de l’ISO, la France compte 209 entreprises certifiées ISO 27001. Ce chiffre est à mettre en relation avec les statistiques de nos voisins. On recense 1338 entreprises certifiées ISO 27001 en Allemagne, 3367 au Royaume Uni, 1220 en Italie et 752 en Espagne. Il y a donc un gros travail à faire pour les Entreprises Françaises pour revenir dans la moyenne européenne.

Enfin, le dernier problème concerne les lanceurs d’alerte en sécurité informatique. Ils sont la plupart du temps attaqués en justice en France, plutôt qu’écoutés. Pas certain que dans ces conditions la sécurité des sites web n’y gagne beaucoup…

Et vous? Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires?

Si vous en doutez, n’hésitez pas à poster vos commentaires et vos questions. Nos consultants experts se feront un plaisir de vous répondre.

RGPD/GDPR : appuyez-vous sur COBIT

Dans notre précédent article intitulé RGPD/GDPR ; Les changements au 25 Mai 2018, nous vous avons proposé 10 axes clés pour devenir conforme au RGPD. La mise en conformité est, par définition, un projet transversal relevant de la gouvernance de l’Entreprise. Or, dès lors qu’on parle de Gouvernance, le référentiel susceptible de nous aider est COBIT 5. Dans quelle mesure, COBIT 5 peut-il nous aider à mettre en oeuvre le RGPD (GDPR) via ses 7 facilitateurs, en s’appuyant sur les 5 principes de la Gouvernance?

RGPD : comment COBIT peut vous aider
Crédits : Tatyana – Fotolia.com

Le RGPD (GDPR en Anglais) contient 99 articles définissant les exigences et les droits accordés aux citoyens de l’UE. Le RGPD (/GDPR) décrit également la structure de conformité et pénalités pour non-conformité. Chaque organisation a besoin de bien comprendre le RGPD (/GDPR) et de déterminer ses prochaines actions. Nous allons, pour les principaux sujets de préoccupation, décrire comment l’approche COBIT peut vous aider à y répondre.

Quel rapport en tre RGPD (GDPR) et COBIT?

Le RGPD (GDPR en Anglais) est une Règlementation Européenne destinée à la protection des renseignements et des données personnelles des citoyens de l’Union. Il s’agit donc d’une loi, applicable à toute entreprise ou organisme, public ou privé, dans l’Espace Economique Européen. Cette loi est entrée en vigueur le 4 Mai 2016 (date de publication au journal officiel de l’Union Européenne) . La Commission Européenne a accordé  deux ans de grâce aux Etats et aux organisations pour se mettre en conformité. Ce délai de grâce expire le 25 Mai 2018. Par conséquent, les sanctions prévues par loi vont s’appliquer à compter cette date. De plus, il faut reconnaître que les sanctions prévues sont dissuasives (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel pour les grandes entreprises et 20 Millions d’Euros pour les TPE et PME).

Malheureusement, comme d’habitude, les organisations des pays francophones ont attendu le dernier moment pour se préoccuper de leur mise en conformité. Aussi, à un mois de l’échéance, beaucoup d’entre elles commencent seulement à se poser la question. De plus, elles pensent, de façon totalement erronée, qu’il s’agit simplement d’un projet informatique de plus.

La conformité légale et réglementaire est, par essence, un sujet de Gouvernance des Entreprises. Dans le cas précis du RGPD, il s’agit de Gouvernance du Système d’Informations. Or le référentiel de Gouvernance du Système d’Informations, reconnu dans le monde entier, n’est autre que COBIT 5. Il apparaît donc clairement que COBIT 5 peut nous aider efficacement à mettre en oeuvre des exigences du RGPD (GDPR).

Quelques exigences clés du RGPD (GDPR)

Identification des données présentant un risque élevé et analyses d’impact

Les entreprises ont désormais l’obligation effectuer des analyses d’impact sur la protection des données (DPIA) lors de l’utilisation de nouvelles technologies ou lors du lancement de nouveaux projets, pour toute donnée présentant un risque élevé pour les droits et libertés des citoyens de l’UE. Ces analyses d’impact doivent également décrire comment l’entreprise entend aborder le risque grâce à un traitement systématique et étendu ou via des activités de surveillance. Donc, cela s’apparente à une évaluation traditionnelle des risques qui analyse les risques et les mesures en place pour y remédier. Ainsi, il est simple, en nous appuyant sur la cascade d’objectifs, d’identifier les processus primaires de COBIT à considérer:

  • EDM02 Ensure Benefits Delivery ;
  • EDM04 Ensure Risk Optimization ;
  • APO11 Manage Quality ;
  • APO12 Manage Risk ;
  • APO13 Manage Security ;
  • DSS05 Manage Security Services ;
  • DSS06 Manage Business Process Controls.

Protection, traitement et stockage des données personnelles

Les données personnelles de chaque personne concernée doivent être traitées de manière transparente, et uniquement pour les finalités spécifiées. L’Entreprise doit garantir un niveau « raisonnable » de protection des données et des renseignements personnels. Les données doivent être traitées en toute sécurité pour se protéger contre tout accès non autorisé, perte ou dommage. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées doivent être mises en oeuvre. Le RGPD (GDPR) ne définit pas ce que cela signifie de façon précise. Il est cependant clair que si les données sont perdues ou volées, l’entreprise est manifestement en violation de la conformité. Les principaux processus COBIT à considérer sont donc les suivants :

  • EDM05 Ensure Stakeholder Transparency ;
  • APO01 Manage the IT Management Framework ;
  • APO02 Manage Strategy ;
  • APO03 Manage Enterprise Architecture ;
  • APO10 Manage Suppliers ;
  • BAI01 Manage Programs and Projects ;
  • BAI02 Manage Requirements Definition ;
  • BAI03 Manage Solutions Identification and Build ;
  • BAI04 Manage Availability and Capacity ;
  • BAI06 Manage Changes ;
  • BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning ;
  • BAI08 Manage Knowledge ;
  • BAI09 Manage Assets ;
  • BAI10 Manage Configuration.

Consentement, portabilité, droit d’accès et droit à l’oubli

Les individus doivent donner leur consentement explicite concernant le traitement de leurs données personnelles. Rappelons que le RGPD (GDPR) considère comme traitements la collecte initialel’enregistrementl’organisationla structurationla conservationl’adaptation ou la modificationl’extractionla consultationl’utilisationla communication par transmissionla diffusion ou toute autre forme de mise à dispositionle rapprochement ou l’interconnexionla limitationl’effacement jusqu’à la destruction.

Ces personnes (« les personnes concernées ») ont le droit de savoir, sur demande, quelles données personnelles une entreprise utilise et comment ces données sont utilisées. Un citoyen de l’UE peut également obtenir, sur demande, le transfert de ses données personnelles d’une entreprise à une autre dans un format lisible par machine. De plus, les entreprises ont l’obligation  d’arrêter de traiter et / ou de supprimer des données personnelles sur un citoyen de l’UE sur sa demande. Cette exigence va plus loin: il s’agit de permettre aux citoyens de l’UE le droit d’être oublié en ayant des données personnelles supprimées sur demande. Les principaux processus COBIT à considérer sont les suivants :

  • EDM05 Ensure Stakeholder Transparency ;
  • APO01 Manage the IT Management Framework ;
  • APO08 Manage Relationships ;
  • APO09 Manage Service Agreements ;
  • APO10 Manage Suppliers ;
  • BAI08 Manage Knowledge.

Nomination d’un délégué à la protection des données

Certaines organisations ont obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Le rôle du DPO est de superviser la stratégie de sécurité des données de l’entreprise et sa conformité au RGPD (GDPR). Alors, quelles sont les  organisations qui ont l’obligation d’avoir un DPO? L’exigence s’applique à toute organisation qui traite ou stocke de grandes quantités de données sur les citoyens de l’UE. Elle s’applique également aux organisations qui traitent ou stockent des données personnelles, surveillent régulièrement les individus. Enfin elle s’applique à toutes les autorités publiques. Pour répondre à cette exigence, les principaux processus COBIT à considérer sont :

  • EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance ;
  • APO07 Manage Human Resources ;
  • BAI05 Manage Organizational Change Enablement.

Notification des violations de données à caractère personnel

Les entreprises (et plus particulièrement les responsables du traitement) doivent informer les autorités de contrôle dans les 72 heures suivant la découverte d’une violation de données à caractère personnel. Les sous-traitants sont généralement ceux qui découvrent en premier  une telle violation de données. Par conséquent, la loi les rend responsables d’informer sans délai le responsable du traitement. Beaucoup d’organisations ont déjà mis en place de telles procédures. Cependant,  peu d’entre elles effectuent régulièrement des tests pour s’assurer que les exigences sont bien respectées. Concernant cet axe de travail, les principaux processus COBIT à considérer sont :

  • DSS01 Manage Operations ;
  • DSS02 Manage Service Requests and Incidents ;
  • DSS03 Manage Problems ;
  • DSS04 Manage Continuity ;
  • DSS05 Manage Security Services ;
  • DSS06 Manage Business Process Controls.

Assurer la conformité réglementaire

Pour assurer la conformité à la législation, les organisations ont l’obligation de s’évaluer, de surveiller et d’évaluer en permanence leurs contrôles et d’étudier les améliorations continues à mettre en oeuvre en termes de technologies et d’idées. Les organisations doivent également fournir l’assurance qu’elles suivent les obligations énoncées. Pour cette exigence du RGPD (GDPR) les principaux processus COBIT à améliorer sont les suivants :

  • APO04 Manage Innovation ;
  • APO05 Manage Portfolio ;
  • APO06 Manage Budget and Costs ;
  • MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance ;
  • MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal Control ;
  • MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance With External Requirements.

Quelques conseils et astuces pour réussir la mise en œuvre du RGPD

Pour faciliter le travail de mise en conformité, nous vous livrons ici une série de conseils et d’astuces basés sur COBIT 5. De plus, ces conseils et astuces proviennent des observations et recommandations issues de l’expérience d’organisations qui ont déjà entamé, et pour certaines terminé avec succès, leur marche vers la conformité au RGPD (GDPR). Ce qui suit est  donc, de fait, une liste des facteurs clés de succès à prendre en compte dans votre programme de mise en conformité.

1. Créez un sentiment d’urgence et de criticité au niveau du top management

Très logiquement, c’est la toute la première des choses à faire. Obtenir le soutien de niveau exécutif est clé. C’est ce soutien qui déclenchera les attitudes et provoquera les attentes nécessaires permettant d’adopter avec succès les bonnes pratiques de gouvernance. En effet ce sont ces pratiques qui permettront d’appliquer et de se conformer les exigences du RGPD. Pour obtenir ce soutien précieux, vous devez absolument convaincre le Comité de Direction de l’urgence et de la criticité de ce programme.

Astuce : Lisez COBIT 5 Implementation Guide pour plus de conseils et techniques permettant d’obtenir un soutien de niveau exécutif et faire reconnaître le besoin d’agir.

2. Considérez le RGPD comme une opportunité de créer davantage de valeur

Le RGPD n’est pas seulement un contrainte. C’est aussi l’opportunité d’améliorer les pratiques et créer davantage de valeur pour les parties prenantes de l’organisation. Bien que mettre en oeuvre et maintenir la conformité puisse sembler pesant, c’est clairement la bonne approche. Rappelez-vous que la raison d’être de l’entreprise est de créer de la valeur pour les parties prenantes. Et le RGPD  bien appliqué est un important contributeur à la création de valeur ajoutée.

Astuce : La cascade d’objectifs de COBIT 5 identifie les besoins des parties prenantes et les transforme en objectifs d’affaires. Ensuite ceux-ci sont déclinés en objectifs informatiques permettant de soutenir les objectifs métiers. Enfin, les objectifs informatiques permettent d’identifier les processus les plus appropriés sur lesquels se concentrer pour améliorer valeur pour les parties prenantes.

3. Inventoriez les pratiques et les référentiels utilisés actuellement

Identifiez les pratiques et les référentiels utilisés actuellement dans le cadre de la gouvernance et de management de l’entreprise, y compris le plan de protection des données existant. La plupart des entreprises ont déjà mis en place un tel  plan (souvent basé sur ITIL, COBIT ou ISO 27001 par exemple). Cependant elles devront le revoir et le mettre à jour pour s’assurer qu’il s’aligne bien avec les exigences du RGPD.

Astuce : Le RGPD est une préoccupation réglementaire qui peut être satisfaite en s’appuyant sur les meilleures pratiques existantes du marché telles que COBIT, ITIL, TOGAF (le référentiel d’architecture d’entreprise de l’Open Group), le cadre de l’Institut National Américain des normes et de la technologie (NIST), les normes ISO (ISO 27001, ISO 29100 par exemple) et bien d’autres. N’hésitez pas à vous appuyer sur ce qui existe déjà au sein de l’Organisation.

4. Considérez COBIT 5 un intégrateur des autres référentiels de bonnes pratiques

Ne vous arrêtez pas à un seul référentiel. Il s’agit là d’une extension de l’astuce précédente. Bien que COBIT soit le seul cadre d’affaires pour la GEIT (Gouvernance de l’Information d’Entreprise et des Technologies associées), COBIT n’est pas le seul référentiel susceptible de vous aider. Cependant, il est bien adapté pour servir de cadre pour aider à déterminer les composants nécessaires d’autres référentiel et fournir un vrai modèle GEIT.

Astuce : Le site web COBIT Online contient des informations supplémentaires à propos de cette approche https://cobitonline.isaca.org/about.

5. Nommez un DPO dès maintenant

Nommez dès maintenant un DPO et d’éventuels autres rôles pertinents. Même dans entreprises qui ne sont pas concernées par le RGPD, certains rôles sont indispensables. Ils doivent être identifiés et assignés. Ces rôles peuvent être remplis sous des noms différents. L’essentiel est que les responsabilités correspondantes soient bien attribuées sans qu’il n’y ait de conflit d’intérêt.

Astuce : La publication COBIT 5: Enabling Processes identifie les diagrammes RACI pour chacun des 37 processus de COBIT 5. Vous pouvez vous en inspirer pour identifier les rôles et responsabilités nécessaires au bon fonctionnement de votre organisation.

6. Menez une évaluation des risques

Une évaluation des risques d’entreprise permet d’aider à la prise de décision. Il est important de savoir quelles données personnelles l’entreprise stocke et traite sur les citoyens de l’UE, ainsi que le risque associé. Les évaluations des risques permettent d’identifier les risques, de déterminer des mesures pour réduire les risques et développer des plans d’actions pour gérer les risques. Avant chaque traitement important et au début de chaque nouveau projet, le RGPD impose qu’une analyse d’impact sur les données personnelles soit menée et que des actions soient prises en fonction des risques identifiés.

Astuce : COBIT 5 for Risk et ISO 31000 constituent d’excellents cadres de référence pour déterminer le processus approprié d’évaluation des risques et le relier aux exigences du RGPD.

7. Lancez un vaste programme de sensibilisation et de formation

Tout le personnel de l’organisation doit être familier avec les exigences du RGPD ainsi qu’avec leurs applications à chaque rôle spécifique de l’Entreprise. La formation est probablement l’une des actions les plus importantes qu’une entreprise peut lancer pour augmenter la probabilité de réussite d’un programme tel que la mise en conformité à la réglementation.

Astuce : Dans les entreprises qui s’appuient sur COBIT pour leur gouvernance et le suivi de leur conformité, le cours COBIT 5 Foundation constitue une excellente première étape. Dans tous les cas, une sensibilisation au RGPD  d’une journée est un bon point de départ pour l’ensemble des employés traitant des données personnelles.

8. Préparez et répétez les plans de réponse aux incidents

Planifiez les plans de réponse aux incidents. Et surtout n’oubliez pas de les tester, de les répéter et de les revoir régulièrement. La plupart des organisations ont déjà mis en place une forme de processus de gestion incidents. Cependant, le RGPD impose certaines exigences qui n’ont pas toujours été prises en compte dans le plan déjà en place. Notamment, les entreprises doivent signaler toute violation de données personnelles à l’Autorité de Contrôle dans les 72 heures suivant sa découverte. La façon dont les équipes d’intervention réagiront influera directement sur les risque d’amendes pour l’entreprise en cas de non respect des exigences.

Astuce : Améliorez les procédures existantes de gestion des incidents en vous appuyant, le cas échéant, sur les processus COBIT, ITIL ou ISO 27001 applicables et adaptez les pour créer un modèle spécifique intégrant les exigences du RGPD.

9. Focalisez-vous sur l’information

Quand on parle de protection des données personnelles, on fait référence à un type particulier d’information.. Rappelez-vous que l’information est un actif, une ressource qui, si elle n’est pas protégée peut devenir un passif. Comprendre les attributs, l’emplacement et le cycle de vie des données permet d’améliorer la capacité de l’entreprise à fournir les protections requises par le RGPD.

Astuce : COBIT 5: Enabling Information peut aider à la compréhension du cycle de vie et des attributs de l’information.

10. Effectuez des évaluations et des audits continus

Le maintien de la conformité nécessite un suivi et une amélioration continue. Il est important pour l’entreprise de ne pas laisser ses efforts s’estomper en passant à la prochaine initiative. Dans ce cas,  des surprises désagréables peuvent survenir. Poursuivez l’élan sans relâcher les efforts.

Astuce : Utilisez le modèle de mise en œuvre de COBIT (COBIT Implementation) ou l’approche d’amélioration continue des services d’ITIL (CSI) et veillez à ce les fonctions d’audit et d’audit interne soient pleinement impliquées dans la démarche.

Les apports de COBIT dans votre mise en conformité avec le RGPD

Les organisations qui se concentrent uniquement sur la conformité sont généralement celles qui n’ont pas mis en oeuvre de cadre de gouvernance. La conformité au RGPD n’est qu’une conformité supplémentaire à respecter. C’est une composante d’une initiative plus vaste basée sur un ratio risque / bénéfice. L’objectif doit être d’équilibrer cette conformité avec les performances de l’entreprise. Le référentiel COBIT 5 est complet dans la couverture de la gouvernance d’entreprise. Cependant il ne répond pas à tous les besoins de conformité d’une entreprise. Toutefois, il peut certainement fournir le cadre de gouvernance et de gestion permettant de déterminer l’approche la plus appropriée visant à créer de la valeur et de la confiance pour les parties prenantes. Dans ce cas, il permet de donner l’assurance que les données personnelles bénéficieront de bien de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité sur la base du RGPD (GDPR).

Une remarque? Un commentaire? Une question? N’hésitez pas à lancer la discussion. Nos experts sont à votre disposition pour vous répondre. Alors merci de nous laisser un commentaire sur ce blog.

RGPD/GDPR : Quels changements le 25 mai 2018?

Le règlement européen en matière de protection des données à caractère personnel ou RGPD (GDPR en Anglais) est la nouvelle réglementation européenne qui s’applique désormais à toute organisation, publique ou privée, traitant des données relatives aux personnes physiques avec lesquelles elles interagissent (clients, prospects, employés, partenaires, …) dans l’Espace Economique Européen. Il y avait déjà, en France, une loi qui protégeait les citoyens contre les traitements abusifs de leurs données personnelles. Il s’agit de la Loi Informatique et Libertés de 1978. Au niveau Européen, il s’agissait de la Directive 95/46/CE qui était en vigueur depuis 1995. Alors, avec le RGPD (GDPR), qu’est-ce qui change vraiment le 25 Mai 2018? Et pourquoi à un peu plus d’un mois de l’échéance, tous les acteurs économiques sont-ils aussi fébriles?

RGPD/GDPR - Les changement au 25 Mai 2018
Crédits : Vasily Merkushev – Fotolia.com

La nouveauté tient essentiellement au fait que le régulateur a prévu des montants d’amendes administratives énormes en cas de non-conformité avec le RGPD (GDPR). Ces amendes doivent être efficaces, proportionnées et dissuasives ainsi que le mentionne la loi. Elles peuvent aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial pour les groupes internationaux. Leur montant peut atteindre jusqu’à 20 millions d’euros pour les PME. Elles seront applicables dès le 25 Mai 2018 en cas de non respect de la loi. J’entends déjà les commentaires « Il ne faut pas paniquer, il y aura un délai de grâce« . Le problème c’est que c’est le délai de grâce qui se termine le 25 Mai 2018. En fait la réglementation est déjà applicable depuis Avril 2016. La Commission Européenne a laissé deux années de grâce avant l’application des sanctions. Son objectif était de permettre aux entreprises et organisations publiques pour se mettre en règle.

Afin de vous guider de façon efficace, nous allons voir pas à pas les obligations principales auxquelles vous devez vous soumettre ainsi que les actions à entreprendre pour mettre votre organisation en conformité avec le RGPD (GDPR). Ce post constitue une introduction à une série d’articles, à venir dans les prochaines semaines, qui détailleront chacune de ces actions.

Une chose est claire. Si vous n’avez pas encore commencé la mise en conformité, vous n’avez aucune chance d’être prêts pour le 25 Mai 2018. Alors il vous incombe de prioriser les actions et d’être en mesure de démontrer que vous avez démarré. Vous pourrez toujours espérer la mansuétude de l’autorité de contrôle.

Trois pièges à éviter

S’agit-il vraiment d’une problématique informatique?

Tout d’abord, essayons d’évacuer un mythe. Le mise en conformité avec le RGPD (GDPR) n’a rien à voir avec une obligation au niveau informatique. Les affaires sont un peu difficiles pour les sociétés spécialisées en informatique qui prolifèrent. Depuis que l’information sur le montant des amendes circule, beaucoup d’entre elles, voyant là un créneau pour se développer, proposent des logiciels vous permettant de réaliser cette mise en conformité. Il s’agit là d’une énorme arnaque. Le problème est d’abord un problème de gouvernance de votre organisation et non un problème informatique. Bien sûr, cela pourra ensuite déboucher sur une mise en conformité des systèmes informatiques que vous utilisez. En aucun cas un nouveau logiciel ne vous permettra d’être en conformité avec le RGPD (GDPR). Donc exit les logiciels estampillés ‘conforme au RGPD’ (GDPR compliant).

Comme d’habitude en pareil cas, le marché foisonne de charlatans.Ils ne connaissent souvent pas le premier mot de la loi et proposent des outils tout faits pour résoudre tous les problèmes. Ils résolvent surtout le problèmes que vous n’avez pas, ignorant ceux que vous avez vraiment. En effet la plupart de ces charlatans sont seulement des informaticiens et en aucun cas des juristes. Leur caractéristique commune est essentiellement qu’ils sont incapables de comprendre la loi. Soyez donc prudents avant de vous lancer dans un chantier périlleux tout autant qu’onéreux!

Votre organisation est-elle concernée par le RGPD (GDPR)?

Le deuxième mythe qu’il nous faut lever c’est celui qui consiste à penser que toutes les organisations sont concernées. C’est archi-faux. Seules les organisations qui manipulent des données personnelles sont concernées. Les données d’entreprise ne sont pas concernées par la réglementation. Il y a aussi une notion de taille de l’entreprise et de cible qui entre en jeu.

Les sanctions prévues seront-elles vraiment appliquées?

amende-GDPR
Crédit : Gilles Paire – Fotolia.com

Le troisième piège consiste à se dire que, compte tenu de l’ampleur de la tâche qui attend les autorités de contrôle nationales (en France c’est la CNIL) et de leur manque de moyens, rien ne se passera vraiment. C’est négliger un élément important. Il s’agit d’une loi européenne. Donc, en cas de non application dans un pays, des sanctions tomberont directement sur le pays. Les autorités de contrôle, indépendantes des gouvernements nationaux, vont simplement devoir prioriser leurs actions. Elles vont aussi devoir prioriser les organisation qui représentent le plus de risques pour les citoyens.

Il peut s’agir d’entreprises d’ores et déjà ciblées et qui vont devoir se mettre en conformité (Mise en demeure de DIRECT ENERGIE). C’est aussi le cas d’Entreprises pour lesquelles les organismes de contrôle reçoivent des plaintes de personnes physiques. Il peut s’agir d’organisations dont la protection des données personnelles a été testée par une publication et pour laquelle les non-conformités ont été rendues publiques (condamnation récente de DARTY). Enfin, il peut s’agir d’organismes publics qui n’auront pas désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (DPO).  Ce serait le cas, par exemple, d’une municipalité de quelques milliers d’habitants n’ayant pas nommé de DPO.

Le RGPD (GDPR) s’applique-t-il à mon Entreprise ?

Notion de donnée personnelle et de traitement

Le texte de la loi

La loi fournit quelques définitions aux articles 2 et 4 permettant de mieux comprendre le périmètre du RGPD (GDPR). Vous pouvez consulter le texte intégral de la réglementation en ligne sur le site de la CNIL.


Article 4. Définitions

  1. «données à caractère personnel», toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»). Est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
  2. «traitement», toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Que faut-il comprendre?

D’après l’article 4, est considérée comme donnée personnelle toute donnée relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Le traitement, pour sa part, démarre au moment de la collecte et se termine après la destruction des informations. Le traitement peut donc consister en une action réalisée par le responsable du traitement. Par exemple il peut consister en la collecte, l’enregistrement, l’organisation, l’extraction de données personnelles. Il peut être « passif » comme la mise à disposition, conservation ou diffusion (via un site web ou un réseau social). Le périmètre apparaît donc extrêmement vaste.

Champ d’application matériel du RGPD (GDPR)

Le texte de la loi

L’article 2 précise de façon plus limitée le champ d’application matériel de la loi.


Article 2. Champ d’application matériel

  1. Le présent règlement s’applique au traitement de données à caractère personnel, automatisé en tout ou en partie, ainsi qu’au traitement non automatisé de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier.
  2. Le présent règlement ne s’applique pas au traitement de données à caractère personnel effectué :
      • a) dans le cadre d’une activité qui ne relève pas du champ d’application du droit de l’Union;
      • b) par les États membres dans le cadre d’activités qui relèvent du champ d’application du chapitre 2 du titre V du traité sur l’Union européenne;
      • c) par une personne physique dans le cadre d’une activité strictement personnelle ou domestique;
      • d) par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d’enquêtes et de poursuites en la matière ou d’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre des menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces.

Comment l’interpréter?

La loi est donc extrêmement claire quant à son champ d’application. Elle s’applique à tout traitement par une organisation publique ou privée de données personnelles par un moyen informatisé ou non. Seules les données personnelles sont concernées. Les données d’entreprise (sur des processus, des procédures, des produits, etc.) ne sont pas concernées par le RGPD (GDPR). Les personnes physiques qui gèrent leusr contacts téléphoniques sur leur téléphone portable sont également exclues de la réglementation. En d’autres termes, si vous êtes une collectivité, une entreprise, une association à but non lucratif, et si vous recueillez et gérez des noms, prénoms, adresses email, photos, des numéros de sécurité sociale ou des adresses IP, alors le règlement s’applique et vous êtes dans l’obligation de mettre votre traitement en conformité.

Quelles sont les obligations principales du RGPD (GDPR)?

Pour vous mettre en conformité avant le 25 Mai 2018, nous pouvons déjà vous donner 10 recommandations clés à mettre en oeuvre immédiatement. Ce ne sera bien sûr pas suffisant pour être conforme mais cela démontrera au moins que vous avez initié la démarche.

RGPD/GDPR : Les obligations
Crédits : Vasily Merkushev – Fotolia.com

1. Identifiez les données à caractère personnel que vous traitez

Il peut s’agir de données relatives à vos clients, à des prospects, à des membres (dans le cas d’une association), à vos employés , etc. Et identifiez les traitements que vous mettez en oeuvre pour chacune d’entre elles. Les traitements peuvent être manuels (par exemple basées sur des formulaires papier) ou informatisés. Documentez tous ces éléments avec les types de traitements réalisés pour chaque type de données.

2. Etablissez un registre des traitements

La loi exige que vous teniez un registre détaillé de tous les traitements réalisées sur les données personnelles indépendamment du fait que le traitement soit manuel ou informatisé, réalisé en interne ou sous-traité. Ce registre des traitements, obligatoire, vous permettra de démontrer que tous les traitements réalisés sont conformes au RGPD(GDPR).

3. Obtenez le consentement explicite des personnes concernées avant tout traitement

Tout traitement de données personnelles doit être précédé de l’obtention du consentement explicite des personnes concernées. N’oubliez pas que la collecte constitue un traitement. Cela signifie qu’avant de débuter la collecte d’informations personnelles, la personne concernée doit avoir exprimé clairement son consentement. Ceci implique qu’il n’est plus possible d’avoir une simple case à cocher, déjà pré-cochée, à la fin d’un formulaire. Il faut d’abord qu’un écran préalable stipule les raisons explicites du traitement et leur durée. Le consentement doit impérativement être « actif » avant de pouvoir commencer la saisie des informations personnelles. A défaut de consentement, le formulaire de collecte ne doit même pas être présenté à la personne concernée. Tous les consentements doivent être conservés et présentés à l’autorité de contrôle sur simple demande.

4. Conservez une base légale à fournir sur demande à l’autorité de contrôle

On parle beaucoup de la nécessité d’obtenir le consentement des personnes. La réalité juridique c’est que le consentement n’est qu’une des 6 bases légales prévues au règlement (Article 6).

Le consentement n’est donc pas systématiquement nécessaire pour procéder au traitement de données à caractère personnel. Il existe des exceptions clairement définies au RGPD (GDPR) telles que lorsque la loi l’impose comme dans le cas des informations liées au droit du travail, de la médecine du travail ou du code des impôts par exemple. Mais en tout état de cause vous devez être en mesure de fournir tous les éléments au travers d’une base légale. Celle-ci doit être systématiquement tracée et vérifiée pour chaque traitement.

5. Evitez de traiter des données sensibles

Une autre obligation importante tient à l’interdiction de traitement des données sensibles, sauf exception explicitement prévue par la loi (Article 9). La première étape consiste déjà à déterminer si vous traitez des données sensibles. Au sens du RGPD (GDPR), on entend par données sensibles, des données qui peuvent avoir un impact sur les doits et libertés fondamentales des individus. Ainsi par exemple, l’origine ethnique ou raciale est une donnée sensible alors que les données financières ne le sont pas. Donc, en cas de doute, évitez de traiter des données sensibles sauf nécessité absolue et si vous êtes dans un des cas explicitement prévu par le RGPD (GDPR).

6. Pour chaque nouveau traitement important ou chaque nouveau projet réalisez une DPIA

L’analyse d’impact (DPIA) est un outil important pour la responsabilisation des organisations : elle les aide non seulement à construire des traitements de données respectueux de la vie privée, mais aussi à démontrer leur conformité au RGPD (GDPR). Elle est obligatoire pour les traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés.

Ainsi, généralement, les traitements qui remplissent au moins deux des critères suivants doivent faire l’objet d‘une analyse d’impact :

  • évaluation/scoring (y compris le profilage) ;
  • décision automatique avec effet légal ou similaire ;
  • surveillance systématique ;
  • collecte de données sensibles ;
  • collecte de données personnelles à large échelle ;
  • croisement de données ;
  • personnes vulnérables (patients, personnes âgées, enfants, etc.) ;
  • usage innovant (utilisation d’une nouvelle technologie) ;
  • exclusion du bénéfice d’un droit/contrat.

Exemple : une entreprise met en place un contrôle de l’activité de ses salariés, ce traitement remplit le critère de la surveillance systématique et celui des données concernant des personnes vulnérables donc la réalisation d’un DPIA sera nécessaire.

7. Organisez vos processus internes en intégrant le RGPD dans chacun d’entre eux

Réorganiser vos processus interne en intégrant les obligations du RGPD implique notamment :

  • de prendre en compte de la protection des données personnelles dès la conception d’une application ou d’un traitement (minimisation de la collecte de données au regard de la finalité, cookies, durée de conservation, mentions d’information, recueil du consentement, sécurité et confidentialité des données, s’assurer du rôle et de la responsabilité des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements de données). Pour cela, appuyez-vous sur les conseils du délégué à la protection des données (DPO) ;
  • de sensibiliser et d’organiser la remontée d’information en construisant notamment un plan de formation et de communication auprès de vos collaborateurs ;
  • de traiter les réclamations et les demandes des personnes concernées quand à l’exercice de leurs droits (droits d’accès, de rectification, d’opposition, droit à la portabilité, retrait du consentement) en définissant les acteurs et les modalités (l’exercice des droits doit pouvoir se faire par voie électronique, si les données ont été collectées par ce moyen) ;
  • d’anticiper les violations de données en prévoyant la notification à l’autorité de protection des données dans les 72 heures et, dans certains cas, aux personnes concernées dans les meilleurs délais.

8. Revoyez tous les contrats avec vos sous-traitants et intégrez-y des clauses conformes au RGPD

Le Règlement prévoit que le responsable du traitement est responsable (« accountable ») des traitements. Les traitements qui sont confiés à des sous-traitants sont, bien entendu, inclus. Le RGPD prévoit donc un certain nombre de stipulations impératives devant figurer dans tout contrat de sous-traitance.

RGPD/GDPR : Les contrats de sous-traitance
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Entre autres, parmi les clauses obligatoires :

  • le rappel du rôle du sous-traitant dans la mesure où il « ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement ». Le contrat de sous-traitance doit donc prévoir les modalités pratiques de réception de ces instructions de la part du responsable du traitement. Le sous-traitant devra, pour sa part, conserver les preuves des instructions du responsable du traitement ;
  • le respect de la confidentialité ;
  • le respect des mesures de sécurité imposées par l’article 32 du Règlement ;
  • les modalités de traitement des demandes d’exercices des droits des personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles (Chapitre III du Règlement). Il s’agit notamment du droit d’accès, de rectification ou de limitation du traitement. Le Règlement ne met à la charge du sous-traitant qu’une obligation « d’aide » du responsable du traitement ;
  • le sort des données personnelles, en fin de contrat, au choix du responsable du traitement (restitution ou effacement) ;
  • la mise à la disposition du responsable du traitement de toutes les informations nécessaires lui permettant de démontrer le respect du Règlement avec la possibilité de réaliser d’éventuels audits ou inspections.

9. Formez la totalité de votre personnel en commençant par la Haute Direction jusqu’aux opérationnels

La mise en conformité au RGPD concerne l’ensemble des acteurs de l’Entreprise. La responsabilité échoit au Comité de Direction qui est responsable de la mise en oeuvre organisationnelle. Cela se traduira par la mise en oeuvre d’un système de management complet ainsi que son suivi régulier. Les exigences du RGPD sont transversales. Elles concernent absolument tous les métiers de l’Entreprise ainsi que tous les niveaux de management. Les opérationnels sont également concernés car ils auront la charge de la réalisation opérations quotidiennes. C’est donc l’ensemble du personnel qui doit être formé sur le contenu et les exigences du RGPD (GDPR).

Quelles directions sont concernées?

Est concernée au premier chef la Direction des Ressources Humaines qui gère les renseignements personnels relatifs aux salariés. La Direction des Achats est fortement impliquée également pour la mise en conformité des contrats de sous-traitance. La Direction juridique et de la Conformité sera la responsable idéale pour la mise en oeuvre et le suivi de la conformité. La DSI est également concernée, notamment dans le cadre de l’implémentation de la protection dès la conception et de la protection par défaut. Il s’agit là d’une exigence pour tous les systèmes informatiques utilisés pour le traitement de données personnelles. La Direction Marketing sera sans aucun doute également impactée pour déterminer les données personnelles à collecter. En cela, elle devra respecter le principe de minimisation des données. Bien sûr, toutes les équipes impliquées dans les projets et les opérations. Elles seront en charge d’intégrer les principes clés du RGPD dans leurs activités.

Quelles sont les formations disponibles?

Il est donc indispensable de former l’ensemble de ces acteurs sur les contenu de la réglementation. Il convient aussi de les former sur leurs propres responsabilités dans le respect du RGPD au sein de l’entreprise. A ce jour, plusieurs formations certifiantes existent. 2AB & Associates est d’ores et déjà en mesure de vous proposer des sessions de formation accréditées par EXIN et répondant aux besoins de l’ensemble de ces personnels :

  • Session de présentation exécutive (2  heures à 1/ journée) destinée aux membres du Comité de Direction
  • Sensibilisation au RGPD (1 journée) pour les managers en ayant un rôle dans la mise en conformité de l’Organisation
  • RGPD Foundation (2 jours) : formation certifiante destinée aux membres des équipes projets
  • RGPD Practitioner (3 jours) : formation pratique certifiante, basée sur des études de cas, destinée aux membres de l’équipe projet en charge de la mise en conformité et aux praticiens qui ont un rôle dans le suivi de la conformité au RGPD
  • Certification DPO ou Data Protection Officer (8 jours) : formation certifiante destinée spécifiquement aux DPO. Elle est composée des modules RGPD Foundation, RGPD Practitioner et ISO 27001 Foundation
  • Prochainement, nous vous proposerons une formation en e-Learning de sensibilisation pour l’ensemble des autres employés.

Toutes ce formations sont proposées en Français et en Anglais, selon le choix des Entreprises. Elles peuvent se dérouler dans le cadre de sessions internes à l’Organisation ou dans le cadre de nos sessions publiques.

10. Enfin, en cas d’obligation, nommez un DPO et communiquez ses coordonnées à l’autorité de contrôle

L’article 37 du règlement stipule que les organismes chargés de traiter des données désignent « en tout état de cause » un délégué à la protection des données (DPO) lorsque l’une des conditions suivantes est réalisée :

  • Le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public, à l’exception des juridictions agissant dans l’exercice de leurs fonctions juridictionnelles ;
  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en des opérations de traitement qui, du fait de leur nature, de leur portée et/ ou de leurs finalités, exigent un suivi régulier et systématique des personnes concernées
  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales.

En résumé, les sociétés concernées sont donc celles qui sont amenées à traiter des données personnelles. Il n’y a pas de seuil plancher de taille. Une TPE remplissant les critères énumérés ci-dessus sera donc contrainte de nommer un DPO (data protection officer). En cas de non respect de cette exigence, les sanctions entrent en vigueur à partir du 25 mai 2018.

Vous avez des questions ou des remarques? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire et nos experts vous répondront.

ITIL : renaissance ou dernier soupir?

ITIL, le référentiel phare en matière de gestion des services informatiques commence à prendre de l’âge. Aucune évolution notable n’a été publiée depuis 2011. Et encore, la version 2011 n’était elle-même qu’une révision cosmétique (en anglais « refresh ») de la version ITIL V3 publiée en 2007. Cela fait donc dix ans que rien de vraiment nouveau n’a été publié. A l’occasion du salon ITSMF Fusion 2017, AXELOS a levé le voile sur l’avenir d’ITIL en 2018.

ITIL: renaissance en 2018?
Crédits: © AXELOS

On peut comprendre qu’une méthodologie n’évolue pas beaucoup. Mais justement le problème d’ITIL c’est qu’il ne s’agit aucunement d’une méthodologie. ITIL est un cadre de bonnes pratiques pour améliorer les services informatiques délivrés aux métiers. Or, durant ces dix dernières années, les Entreprises et leurs métiers ont subi une transformation radicale. Il est donc clair que leurs besoins de services informatiques ont également énormément changé. Les attentes des affaires sont très différentes aujourd’hui de ce qu’elles étaient il y a dix ans. Les risques auxquels tout service TI est exposé ont également évolué. L’environnement technologique a subi un bouleversement encore jamais vu auparavant.

L’annonce faite par AXELOS

Selon AXELOS, propriétaire du référentiel, ITIL® est «l’approche la plus largement utilisée pour la gestion des services informatiques dans le monde». La société indique qu’il existe des millions de praticiens d’ITIL dans le monde. Elle indique également que le référentiel est utilisé par la majorité des grandes organisations pour gérer leurs  opérations informatiques.

Il aurait donc été naturel que l’annonce d’une mise à jour d’ITIL suscite de nombreux commentaires. Cependant, comme vous l’avez sûrement constaté, tant la presse que les réseaux sociaux ne s’y sont guère intéressés.

La raison de ce manque d’intérêt est la raison même pour laquelle AXELOS veut faire cette mise à jour. ITIL a désormais atteint un point de non pertinence dans un monde économique dynamique et agile. L’environnement économique est aujourd’hui très différent de celui dans lequel ITIL a été développé.

De nouveaux modèles d’architecture, de nouvelles approches de management et, plus généralement, la transformation numérique des organisations ont relégué ITIL au stade de relique du passé.

Pourtant, des investissements substantiels ont été réalisés par nombre d’organisations dans le monde. Il s’agit notamment de la certification de leurs collaborateurs. Le grand nombre de fournisseurs de technologie qui ont vu le jour autour de ce framework et le vaste réseau de consultants et de sociétés de formation qui ont bâti leurs offres autour d’ITIL suggèrent que ce référentiel ne disparaîtra pas tranquillement du jour au lendemain.

Mais cette mise à jour annoncée sera-t-elle suffisante pour une renaissance d’ITIL en 2018? Ou marquera-t-elle son dernier soupir?

ITIL est-il en core pertinent dans un monde qui change?

Lors de l’annonce faite à ITSMF Fusion 2017, Margo Leach, Chef de produit chez AXELOS a admis la nécessité de faire évoluer ITIL pour pouvoir s’aligner sur un monde en pleine évolution tout en revendiquant sa pertinence au jour d’aujourd’hui.


« Les principes fondamentaux d’ITIL sont valables et restent essentiels pour permettre aux entreprises de se transformer et d’évoluer », a déclaré M. Leach. « Mais nous devons ajouter un élément supplémentaire au cœur d’TIL: la rapidité de mise sur le marché et l’agilité, c’est-à-dire la capacité d’une entreprise à répondre aux menaces commerciales, aux demandes et aux opportunités du marché. »


AXELOS a également reconnu que d’autres approches, (DevOps, …) traitent déjà de ces problèmes. « Le nouvel ITIL doit inclure des conseils pratiques et explicites sur la façon d’intégrer les principes des nouvelles méthodes de travail contemporaines« , a déclaré Margo Leach.

L’évolution rapide des technologies basées sur le cloud, les nouvelles approches telles que DevOps et l’enracinement des méthodologies agiles ont remis en question bon nombre de méthodes, apparemment rigides et bureaucratiques, souvent associées à ITIL.

En conséquence, et en dépit de leurs investissements importants dans le référentiel sous la forme de formation et d’outils, de nombreuses Organisations mettent maintenant l’accent sur la nécessité d’investissement futur sur de nouveaux cadres plus pertinents.

Alors n’est-il pas trop tard pour un nouvel ITIL?

La mise à jour d’ITIL ne devrait donc pas surprendre. Même si l’éditeur a affirmé il y a plusieurs années qu’il n’y aurait plus d’autres mises à jour. Néanmoins, le manque de pertinence perçu s’est également traduit par la perte de position dominante comme en témoigne l’arrivée d’une approche de gestion de service et d’un programme de certification concurrents, appelé VeriSM.

VeriSM prétend également représenter une approche moderne de «Gestion des services pour l’ère numérique». Le nombre de leaders de l’industrie et d’organisations qui le soutiennent est éloquent. A tout le moins, c’est la reconnaissance évidente par l’industrie que le domaine traditionnel de la gestion des services est en train de perdre son sens original et risque de ne plus être pertinent.

La transformation digitale entraîne un changement d’orientation

Ce que je crains, c’est que la prochaine mise à jour ITIL et la nouvelle approche VeriSM passent à côté de ce qui se passe réellement. A mon sens, la transformation numérique ne concerne pas vraiment la technologie ni son utilisation particulière. Il s’agit de la transformation des modèles d’affaires et d’opérations. Cela se traduit par un transfert fondamental de pouvoir de l’Entreprise vers le Client. En d’autres termes il ne s’agit pas d’une transformation technologique. Il s’agit plutôt d’une transformation de la société.

En tant que tel, le paradigme organisationnel de l’organisation doit passer de l’optimisation et de l’efficacité à l’expérience client et à facilitation pour l’utilisateur tout au long de son parcours. Le problème est que l’accent principal, tant pour ITIL que pour la gestion des services au sein des organisations, est entièrement basé sur l’efficacité et l’optimisation des opérations (informatiques ou autres).

De plus, les adoptions de la gestion des services TI sont largement basées sur des processus linéaires. A l’opposé, le monde libre-service et centré sur le client crée une abondance d’interactions client asynchrones et asymétriques avec l’organisation et la technologie qui doit les supporter.

Le résultat net est un cadre de bonnes pratiques de plus en plus déconnecté des besoins réels des Entreprises qu’il soutient. C’est d’ailleurs aussi le cas pour un secteur industriel tout entier.

Y a-t-il un avenir pour ITIL?

Je rencontre quotidiennement des dirigeants d’entreprises et des DSI. Nous discutons des défis auxquels ils sont confrontés et des stratégies qu’ils utilisent pour y répondre. L’accent est alors systématiquement mis sur l’efficacité et l’optimisation. Ce sont là les facteurs de valeur traditionnels de la gestion des services informatiques (ITSM).

Mais la priorité est aujourd’hui ailleurs. C’est l’agilité, l’adaptabilité et l’amélioration de l’expérience client qui sont la clé des affaires en 2018. L’objectif pour toute Organisation est de créer un avantage compétitif sur le marché. Ce sont là des moteurs qu’AXELOS a correctement identifiés. L’efficacité demeure bien sûr une préoccupation quotidienne. Pour ce faire, les entreprises se tournent de plus en plus vers les services et l’automatisation basés sur le cloud pour optimiser leurs opérations.

ITIL, VeriSM ou tout autre cadre ou approche de gestion de service souhaite reste pertinent? Alors leur objectif doit être la prise en compte des nouvelles priorités des Organisations. Leur axe principal doit donc être de réorienter les organisations vers l’expérience client et de les éloigner des modèles centrés sur les systèmes ou centrés sur le service.

Les praticiens de la gestion des services IT vous diront que cela a toujours été l’objectif principal. Je ne les contredis pas. Mais il est temps de reconnaître que, dans la pratique, ce n’est pas ce qui s’est passé. Si ITIL doit rester pertinent en 2018, cela doit changer radicalement. Il n’y aura d’avenir pour ITIL qu’à cette condition.

Vous avez sûrement un avis. N’hésitez pas à nous laisser votre commentaire…

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