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RGPD : GOOGLE devra payer 50 millions d’euros d’amende

Cette fois, ça y est. La première amende significative infligée par la CNIL et concernant la non-conformité au RGPD vient de tomber. Et c’est GOOGLE qui en est la cible. Le géant américain devra débourser 50 millions d’euros d’amende pour manque de transparence, information insatisfaisante et absence de consentement valable pour la personnalisation de la publicité. Je vais essayer de vous expliquer pourquoi. Mais c’est sans doute aussi pour vous l’opportunité de vous assurer que vous n’êtes pas les prochains sur la liste.

RGPD : La CNIL inflige une amende de 50 millions d'euros à GOOGLE
Crédits © Fotolia 2018

Dès le 25 Mai 2018, les associations « None Of Your Business » (« NOYB ») et « La Quadrature Du Net » (« LQDN ») déposaient des plaintes collectives contre GOOGLE, sur la base du RGPD, auprès de la CNIL. La plainte de LQDN était mandatée par près de 10.000 personnes. Dans ces deux plaintes contre le géant américain, les associations reprochaient à GOOGLE de ne pas disposer d’une base juridique valable pour traiter les données personnelles des utilisateurs de ses services, notamment à des fins de personnalisation de la publicité.

De quoi s’agit-il exactement?

Trois manquements ont été identifiés par la CNIL pour justifier cette amende :

  • un manquement aux obligations de transparence. Les informations fournies par Google ne sont « pas aisément accessibles pour les utilisateurs »
  • une information insatisfaisante, qui n’est pas « toujours claire et compréhensible »
  • et une absence de consentement valable pour la personnalisation de la publicité.

1. Manquement aux obligations de transparence


« Des informations essentielles, telles que les finalités pour lesquelles les données sont traitées, la durée de conservation des données ou les catégories de données utilisées pour la personnalisation de la publicité, sont excessivement disséminées dans plusieurs documents, qui comportent des boutons et liens qu’il est nécessaire d’activer pour prendre connaissance d’informations complémentaires. L’information pertinente n’est accessible qu’après plusieurs étapes, impliquant parfois jusqu’à cinq ou six actions. C’est par exemple le cas si un utilisateur veut disposer d’informations complètes sur la collecte de ses informations pour la personnalisation des publicités, ou pour sa géolocalisation. »


Concernant l’accès à l’information, la CNIL regrette que des « informations essentielles […] sont excessivement disséminées dans plusieurs documents ». Il faut que l’internaute navigue entre plusieurs boutons et liens pour accéder aux indications « pertinentes ». L’Autorité de Contrôle a ainsi recensé cinq ou six actions préalables à effectuer avant d’arriver aux explications adéquates. C’est beaucoup trop.

2. Information non satisfaisante

Par ailleurs, à propos de la qualité de l’information, les traitements réalisés par Google « sont décrits de façon trop générique et vague », tout comme les données concernées. En clair, l’internaute « n’est pas en mesure de comprendre l’ampleur des traitements », alors que ceux-ci «  sont particulièrement massifs et intrusifs, en raison du nombre de services proposés, de la quantité et de la nature des données traitées et combinées. »


« Les utilisateurs ne sont pas en mesure de comprendre l’ampleur des traitements mis en place par GOOGLE. Or ces traitements sont  particulièrement massifs et intrusifs, en raison du nombre de services proposés (une vingtaine), de la quantité et de la nature des données traitées et combinées. »


La CNIL a constaté en particulier que les finalités sont insuffisamment énoncées. Elles sont décrites de façon trop générique et vague, tout comme les données traitées pour ces différentes finalités.  Il en va de même pour l’information délivrée aux utilisateurs. Elle est considérée comme  pas suffisamment claire pour que l’utilisateur comprenne que la base juridique des traitements de personnalisation de la publicité est le consentement, et non l’intérêt légitime de la société GOOGLE. Enfin, les conditions générales d’utilisation de GOOGLE ne mentionnent nulle part la durée de conservation de certaines données.

3. Absence de consentement éclairé pour la personnalisation de la publicité

Au sujet du consentement, la CNIL observe que le consentement des internautes « n’est pas suffisamment éclairé » (du fait des manquements précédents), et que des cases d’approbation sont pré-cochées par défaut (comme l’affichage des publicités personnalisées).


« Certes, lors de la création d’un compte, l’utilisateur a la possibilité de modifier certains des paramètres associés au compte en cliquant sur le bouton «  plus d’options », présent avant le bouton « Créer un compte ». Il est notamment possible de paramétrer les modalités d’affichage des annonces personnalisées.

Le RGPD n’est pas pour autant respecté. En effet, non seulement l’utilisateur doit faire la démarche de cliquer sur « plus d’options » pour accéder au  paramétrage, mais en plus l’affichage d’annonces personnalisées est pré-coché par défaut. Or le consentement n’est « univoque », comme l’exige le RGPD, qu’à la condition que l’utilisateur effectue un acte positif (cocher une case non précochée par exemple). « 


Enfin, GOOGLE présente les conditions d’utilisation de telle façon que l’internaute est obligé de toutes les accepter en bloc. Il ne peut pas le faire au cas par cas comme l’exige le RGPD.

Comment la CNIL a-t-elle pris sa décision?

Ces manquements ne portent pas sur des points anecdotiques. Bien au contraire, ils portent sur « des principes essentiels  » du RGPD. Les utilisateurs sont ainsi privés de garanties fondamentales concernant des traitements pouvant révéler des pans entiers de leur vie privée. Or, « l’ampleur des traitements en cause impose de permettre aux utilisateurs de garder la maîtrise de leurs données. »

La CNIL a aussi tenu compte de certaines particularités, comme le poids du système d’exploitation Android en France.


« Compte tenu de la place prépondérante qu’occupe le système d’exploitation Android sur le marché français, ce sont chaque jour des milliers de Français qui procèdent à la création d’un compte GOOGLE à l’occasion de l’utilisation de leur ordiphone. De même, la formation restreinte rappelle que le modèle économique de la société repose en partie sur la personnalisation de la publicité. Une responsabilité toute particulière incombe dès lors à la société dans le respect de ses obligations en la matière. »


Enfin, l’Autorité de Contrôle fait observer que cette sanction ne punit pas « un manquement ponctuel, délimité dans le temps », mais plusieurs infractions qui sont toujours en cours à ce jour. Ces infractions constituent donc des « violations continues » du RGPD. Pour toutes ces raisons, il apparaissait nécessaire à la CNIL de frapper fort. Cependant ce n’est pas le coup le plus rude que la CNIL aurait pu porter au géant du Web.

S’agit-il d’une sanction record?

La sanction de 50 millions d’euros infligée par la CNIL à l’encontre de Google constitue à ce jour la plus forte peine prononcée par la Commission. C’est aussi la première à ce niveau qui a été rendue dans le cadre du RGPD. Cependant, elle reste extrêmement modeste au regard de la puissance financière du géant du net. En effet, son chiffre d’affaires annuel s’élève à près de 110 milliards de dollars.

À travers le RGPD, la CNIL a la possibilité de prononcer des peines dont le montant peut atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent (ou 20 millions d’euros pour les organisations de plus petite envergure). L’Autorité de Contrôle doit déterminer quelle échelle il faut suivre. Elle compare les deux montants possibles et garde celui qui est le plus élevé.

Ces montants constituent un maximum. L’autorité de contrôle établit le montant de l’amende de sorte qu’elle soit dissuasive tout en restant proportionnée à l’infraction constatée.

L’amende maximum encourue par GOOGLE s’élèverait donc à plus de 4 milliards d’euros. Cette sanction apparaît donc comme extrêmement modérée.

A quelle suite s’attendre?

La firme de Mountain View ne va pas en rester là. En effet, GOOGLE a annoncé le 23 Janvier avoir décidé de contester la sanction auprès du Conseil d’Etat. Le prochain acte se jouera donc devant le Conseil d’État, la plus haute juridiction française de l’ordre administratif.

Dans un communiqué transmis à la presse, le géant du net explique avoir « travaillé d’arrache-pied pour créer un processus de consentement RGPD pour les annonces personnalisées qui soit le plus transparent et le plus simple possible. (…) Nous sommes aussi préoccupés par les effets  de cette décision (…). Pour toutes ces raisons, nous avons décidé de faire appel ».

Il est clair que l’Entreprise est beaucoup inquiète des effets collatéraux de l’annonce publique de cette sanction que de la somme à payer. En effet en cas de confirmation de la décision, cela risque d’avoir des conséquences importantes. Ces conséquences porteront notamment sur sa crédibilité aux niveau de ses clients et de ses actionnaires. Les 50 millions d’euros risquent donc d’être une goutte d’eau dans les conséquences financières réelles de cette condamnation.

Vous trouvez cette sanction justifiée? Vous êtes inquiet pour vos données personnelles et l’utilisation qui en est faite par les géants de la publicité? Ou au contraire vous pensez que les GAFA (Google-Amazon-Facebook-Apple) prennent toutes les dispositions nécessaires? N’hésitez pas à réagir au travers de commentaires.

19 résolutions pour une année 2019 réussie

2018 vient de se terminer. Et ce fut une année riche en nouveautés dans les domaines de la gouvernance, du management des TI et de la sécurité de l’information. C’est donc le moment idéal pour souhaiter une très belle année 2019 à tous nous lecteurs de la part de toute l’équipe de 2AB & Associates. Cette année 2019 va voir arriver sans doute encore plus de nouveautés que la précédente. Et cela va commencer dès les prochaines semaines et les prochains mois.

Bonne année 2019
Crédits © rawpixel.com 2018

Mais avant de nous concentrer sur ce qui arriver ou ce qui vient d’arriver, essayons de garder les pieds sur terre. Traditionnellement, chaque début d’année est propice aux bonnes résolutions. Alors, pour ne pas faillir à la tradition, nous avons également réfléchi à ce qui pourrait servir de base pour de bonnes résolutions dans les départements ITSM des organisations.

« C’est une nouvelle ère. C’est un nouveau jour. C’est une nouvelle vie pour moi. Et je me sens bien! »  Est-ce vraiment ce que vous vous êtes dit en rentrant dans votre bureau le 2 Janvier? D’accord, certains d’entre vous l’ont peut-être dit. Mais beaucoup d’entre vous n’ont fait que recommencer la même course, la nouvelle année marquant seulement le début de 12 mois de nouveaux défis. Ces nouveaux défis seront accompagnés d’une grande partie des anciens, qui sont toujours là. Alors, que devriez-vous faire pour commencer 2019 de la bonne façon – ou au moins de la meilleure façon possible?

Ou, dit autrement,

Démarrez dans la bonne direction

Mon premier groupe de conseils pour 2019 porte sur la construction des fondations appropriées pour les améliorations et les changements futurs.

1. Comprenez que l’informatique «telle que nous la connaissons» est en train de changer rapidement

Beaucoup de changements sont intervenus récemment. Ils concernent la technologie que nous gérons. Mais ils affectent aussi celle que nous utilisons pour nous aider à gérer l’informatique. La demande de l’entreprise et son besoin confiance en cette technologie (ainsi que dans les services auxquels elle contribue) ne cessent de croître. Et il en est ainsi également des attentes croissantes des employés et des clients externes qui bénéficient des meilleurs résultats des stratégies d’expérience utilisateur. Tous ces facteurs, ainsi que d’autres, vont changer radicalement la gestion des services TI au cours des 12 prochains mois et au-delà. Il est temps pour vous de changer et vous adapter. Sinon c’est vous qu’on risque de changer.

2. Appuyez-vous sur les bonnes pratiques pour susciter le changement

Si vous lisez régulièrement mon blog, vous avez déjà découvert les nouvelles versions de VeriSM, ISO/IEC 20000, COBIT et ITIL. La première vague d’ITIL 4 arrive au premier trimestre 2019. D’une part, c’est formidable. Ce cadre de bonnes pratiques est enfin en train de rattraper le monde en rapide évolution dans lequel nous travaillons. De l’autre côté, cependant, ces «nouvelles versions» vont potentiellement stimuler les activités axées sur un accroissement de flexibilité par les personnes qui y sont exposées. Il en résultera beaucoup de petites activités de changement potentiellement disparates. Bien sûr, vous pouvez toujours considérer cela comme «mieux que rien». Il est toutefois bien plus raisonnable d’envisager tous ces changements à venir dans le cadre d’une approche globale d’amélioration. C’est la seule façon de pouvoir en tirer le meilleur avantage.

3. Commencez enfin à penser et à communiquer en termes de valeur business – et non informatique.

Cela ne concerne bien sûr que ceux et celles qui ne le font pas déjà. C’est la grande orientation que prend l’industrie de la gestion des services informatiques aujourd’hui. Nombreux sont ceux qui considèrent qu’elle aurait déjà dû être dans cette approche de «focalisation sur la valeur» depuis des années. Une de ces voix est celle de Paul Wilkinson, dont les ateliers révèlent généralement que le principal reproche que les cadres supérieurs font à leurs collègues des TI est qu’ils ne comprennent «pas la priorité business et l’impact de l’informatique sur l’entreprise».

4. Réalisez que l’amélioration réelle de la gestion des services informatiques ne se réalisera que si vous la planifiez de manière proactive.

Vous savez probablement déjà ce qui se passe souvent avec vos meilleures ambitions d’amélioration de l’ITSM. Le «vrai travail» vous en empêche. Le tumulte quotidien au sein du département TI, et en particulier du support informatique, empêche les gens de prendre du temps pour «sortir la tête de l’eau». Ils « courent » en permanence pour satisfaire les utilisateurs. Une approche proactive d’amélioration nécessite non seulement de justifier des ressources et des coûts supplémentaires. Mais ce n’est pas suffisant. Il faut aussi de veiller à ce que les opportunités soient bien priorisées en fonction des besoins et des objectifs du business. Il est également indispensable de pouvoir ensuite mesurer et communiquer les résultats atteints par rapport aux objectifs de l’entreprise.

5. Chassez les idées fausses

Ne faites pas l’erreur de penser que l’amélioration des services TI engendre toujours une amélioration de la performance du business. Ce n’est pas vrai. Au lieu de cela, vous devez vraiment comprendre les effets ultimes des idées potentielles d’amélioration des TI sur les résultats business. Et comprenez également que, de façon perverse, il n’est pas impossible que les améliorations apportées à la gestion des services informatiques aient un effet négatif sur les résultats de l’entreprise.

Pourquoi? Prenons un exemple très simple: l’organisation informatique a réussi à favoriser l’adoption du libre-service informatique. C’est un gros succès pour le département informatique qui se trouve libéré de multiple tâches de support. Dès lors, les commerciaux de l’entreprise se débrouillent maintenant seuls pour résoudre leurs incidents informatiques. Ils sont autonomes pour faire les demandes de nouveaux services. Du coup, du fait de leur inefficacité dans ce domaine et de leur mauvaise compréhension, ils perdent beaucoup de temps à cela. Ce temps perdu est évidemment répercuté sur le temps consacré à leurs activités business. Or c’est leur activité business qui crée de la valeur pour l’entreprise. Au final, les économies opérationnelles réalisées par le centre de services informatiques sont très largement contrebalancées par la baisse des ventes mensuelles. Et c’est l’entreprise toute entière qui est impactée négativement. C’est un cas simple que j’ai déjà rencontré à plusieurs reprises et qui mérite d’être médité lorsque l’on cherche à s’améliorer.

6. Identifiez et priorisez les améliorations ITSM par le biais de conversations avec vos clients, et non avec les informaticiens.

Vous avez sans doute déjà une longue liste de choses que vous aimeriez améliorer. Mais vous devez faire attention à ce que ce soient les «bonnes choses», du point de vue business. C’est particulièrement le cas lorsque ce qui semble être une amélioration très intéressante en matière de gestion des services informatique n’a que peu d’impact positif sur les opérations business (voir le point précédent). Ainsi, plutôt que de considérer l’amélioration du point de vue du département IT, vous devez toujours partir de l’extérieur et aller de l’avant vers l’intérieur. C’est à dire qu’il faut systématiquement opter pour une approche externe. C’est toujours le business qui doit être le point de départ.

7. Analysez vos précédentes activités d’amélioration des services TI.

Cette activité d’analyse est, hélas, trop souvent négligée. L’orientation prospective du département informatique empêche souvent de revenir sur ce qui s’est passé auparavant. Pourtant, comme pour tout ce que vous faites dans le domaine des TI, cela vous permettra d’apprendre du passé (et des autres). Il s’agit non seulement de tirer des leçons de ce qui n’a pas bien fonctionné, mais également de ce qui s’est bien passé. Il faut surtout comprendre le « pourquoi » afin d’identifier les risques et les améliorations à apporter. Ces résultats d’analyse devront ensuite être pris en compte dans les activités d’amélioration de 2019. Vous éviterez ainsi de refaire éternellement les mêmes erreurs.

Focalisez-vous sur ce qui est vraiment important

Mon deuxième groupe de conseils pour 2019 concerne les tendances et les innovations qui affecteront votre façon traditionnelle de penser ainsi que votre façon d’exploiter vos services TI.

8. Prenez conscience de l’importance de l’expérience utilisateur en matière de services TI.

Aussi loin que je me souvienne, les meilleures pratiques en matière de gestion des TI n’ont jamais voulu reconnaître les utilisateurs finaux comme étant des clients. Elles se basaient pour cela sur le fait qu’ils ne paient pas personnellement leur s services informatiques. Elles considéraient donc que les clients étant plutôt des cadres supérieurs (ceux-ci risquant d’ailleurs de ne pas payer les factures informatiques). Cependant, tout cela n’a aujourd’hui plus aucune importance. En effet  c’est l’expérience des employés qui est désormais au centre. Car l’informatique n’est qu’un outil au service des employés pour leur faciliter l’atteinte de leurs objectifs business. L’aspect majeur, c’est que le fait de ne pas tenir compte de l’expérience des employés aura probablement une incidence négative sur le succès, la valeur et la pertinence du service informatique pour toute l’entreprise.

9. Préparez-vous pour l’arrivée de l’intelligence artificielle (IA) dans le domaine des services TI.

Vous n’y échapperez pas. Il est impossible que votre organisation, votre département informatique et vos activités TI ne soient pas affectées par les opportunités offertes par l’intelligence artificielle en 2019. Et, au cours de la prochaine année, de plus en plus de fournisseurs d’outils ITSM introduiront des fonctionnalités d’intelligence artificielle basées sur des tâches, notamment pour le support. Cela va des chatbots à la catégorisation, à la hiérarchisation et au routage automatisés des tickets. Le battage médiatique de 2018 sur l’IA deviendra une réalité en 2019. Et ce sera essentiel pour améliorer l’ITSM dans les trois domaines suivants: «meilleur, plus rapide, moins cher». Alors, êtes-vous prêt, ou serez-vous prêt pour l’arrivée imminente de l’IA?

10. … Et essayez d’éviter un déferlement incontrôlé de l’IA.

En informatique, nous sommes souvent confrontés à la nécessité faire face à «un déferlement», où la technique et les coûts technologiques ne sont pas contrôlés. Ainsi, la virtualisation et la prolifération des machines virtuelles (VM) constituent un cas d’école bien connu. Les entreprises paient pour une plus grande «capacité», c’est-à-dire plus de VM, qu’elles n’en ont réellement besoin (et n’en utilisent). Ensuite, il y a eu la prolifération des services cloud (l’infonuagique). Et là encore, en raison du manque de contrôle sur les capacités de cloud payées on a sur-dépensé pour des capacités dont certaines n’étaient pas nécessaires. Maintenant, alors que les services informatiques et d’autres fonctions business cherchent à exploiter l’intelligence artificielle, ils ne doivent pas se retrouver face aux mêmes situations. Ce n’est pas tellement lié à la capacité redondante, mais plus à la disparité et au nombre d’initiatives d’IA. Contrairement à une mise en oeuvre centralisée et contrôlée, cela conduira à une duplication des efforts et à des coûts d’achat et de fonctionnement plus élevés (et probablement à des problèmes d’interopérabilité).

11. Cessez de parler de création de valeur par la gestion des services TI à vos collègues du business

Attendez!? Quoi!? Ne vous inquiétez pas, c’est l’une de ces situations du type «Le roi est mort, vive le roi». La gestion des services TI est toujours aussi bénéfique pour votre entreprise. Par contre, il est important de faire la distinction entre ce dont on parle et comment cela s’appelle. La plupart des personnes de votre entreprise (y compris au sein des équipes informatiques) ne savent pas ou ne se soucient pas de ce qu’est vraiment la gestion des services TI. La plupart, cependant, comprennent que «la transformation numérique est un impératif commercial» (peu importe ce que cela signifie). Et les éléments de la gestion de services informatiques que nous connaissons et aimons peuvent jouer un rôle efficace dans la transformation numérique. C’est le cas en particulier dans la transformation du back-office. Il peut s’agir par exemple de remplacer les procédures manuelles souvent lentes par une automatisation améliorée, une meilleure compréhension et, pour l’avenir, de tirer avantage de l’AI.

12. Repensez vos stratégies et vos politiques en matière de ressources humaines.

J’ai parlé de certains changements importants ayant une incidence sur la gestion des services TI dans les points précédents. Cependant, les responsables informatiques doivent également tenir compte les effets de ces changements sur les personnes. Et ils doivent se préparer à y réagir. C’est un sujet qui mérite beaucoup plus qu’un simple point et un conseil, mais je vais essayer d’être bref.

Pour commencer, il faut bien comprendre qu’il est de plus en plus difficile de travailler dans l’informatique. Les informaticiens se sentent de plus en plus mal à leur place. Le stress quotidien augmente considérablement sur le lieu de travail et conduit à des difficultés de rétention du personnel. De plus, les types de compétences et de capacités requises du personnel évoluent en permanence. Cela va de l’attitude à l’aptitude du centre de services informatiques à travailler avec succès, en s’améliorant continuellement en s’appuyant sur de nouvelles fonctionnalités basées sur l’IA. Non seulement de nouvelles méthodes de travail apparaissent, mais aussi de nouveaux rôles traitant de tâches et de problèmes plus complexes. Ceci est dû notamment à un accroissement du libre-service, de l’automatisation et de l’IA qui ont supprimé les tâches plus simples. Les techniciens se retrouvent donc désormais uniquement face à des tâches complexes.

13. Reconsidérez la façon dont vous évaluez la satisfaction des utilisateurs face à l’informatique.

Le traditionnel questionnaire de satisfaction constitue depuis longtemps l’outil privilégié pour comprendre ce que vos clients, c’est-à-dire vos collègues de travail, pensent de l’organisation informatique et du support en particulier. Toutefois, l’industrie de la gestion des services informatiques (ITSM) tarde à prendre conscience du fait que cette mesure – ou du moins les questions qui sont posées et la manière dont elles sont posées – cache la véritable perception des clients en matière d’informatique. Et si les perceptions des clients ne sont pas bien comprises, toutes les activités entreprises pour vous améliorer sont probablement mal ciblées. Pour citer le légendaire Ivor Macfarlane: « Si nous mesurons les mauvaises choses, nous améliorerons probablement seulement les mauvaises choses ».

14. Evaluez votre niveau de gestion des connaissances et le succès de votre libre-service

Pourquoi? Parce que ce sont deux domaines qui devraient influencer positivement vos succès en matière d’IA. Mais cela sera possible seulement si vous «exploitez» au mieux ces deux domaines. Et, malheureusement, de nombreuses organisations informatiques ont beaucoup de mal à traduire les technologies associées en fonctionnalités que les employés utilisent activement au quotidien.

15. Examinez bien la façon dont vos collaborez avec les équipes de développement

Je ne m’étendrai pas sur ce point, car mon article est déjà long et j’aime penser que les choses s’améliorent. Cependant «70% des répondants pensent que le personnel ITSM n’a pas été suffisamment impliqué dans les activités et les ambitions DevOps du business” selon une enquête ITSM réalisée mi-2017. Alors, prenez le temps de vous demander si les communautés de la production, du support et DevOps collaborent vraiment bien au sein de votre organisation. Si elles ne le font pas, alors faites enfin quelque chose de positif sur ce sujet critique. Et rappelez-vous que le point critique dans une approche DevOps c’est l’aspect culturel.

16. Investissez massivement sur la facilitation du changement organisationnel

Non, je ne parle pas ici du processus de gestion du changement préconisé par ITIL. Je fais bien référence à la gestion du changement organisationnel (OCM) qui est essentiellement culturel. Il est indispensable de reconnaître que la plupart des changements technologiques et commerciaux sont en définitive des changements liés aux personnes.

La publication « ITIL Practitioner Guidance » décrit la gestion du changement organisationnel (OCM) comme suit: «Une approche permettant de gérer les effets du changement sur les personnes, ce qui peut être dû à de nouveaux processus métier, à des changements de structure organisationnelle ou à des changements culturels au sein d’une entreprise. En termes simples, OCM s’adresse au côté humain de la gestion du changement. ». Il s’agit en réalité de comprendre comment nous, humains, réagissons au changement, puis d’utiliser des outils et des techniques éprouvés pour aider les gens à adhérer à un changement donné. COBIT prend d’ailleurs très au sérieux ce sujet qui se traduit dans plusieurs composantes de la gouvernance et du management.

Regardez au delà de chaque changement pris individuellement

Mon dernier groupe de conseils de 2019 concerne la durabilité des activités d’amélioration dans le temps.

17. Obtenez la mesure de vos mesures ITSM

Depuis combien de temps utilisez-vous les mêmes mesures ITSM? Et en particulier depuis combien de temps avez-vous les mêmes indicateurs de performance clés pour votre centre de services? J’ai déjà évoqué la nécessité de mieux comprendre la perception des clients vis-à-vis de l’informatique, au-delà du questionnaire de satisfaction client traditionnel. Mais il existe également de nombreuses autres raisons d’investir du temps et des ressources dans la révision de vos métriques.

Par exemple, une fois que vous avez une meilleure compréhension de ce qui influence ou motive le «bonheur» du client, vous pouvez ensuite identifier les indicateurs actuels qui génèrent les comportements et actions incorrects du personnel informatique, puis les résultats obtenus, par rapport aux besoins désormais connus du client. Et donc vous pouvez identifier les attentes. Ou encore, comment les mesures d’efficacité traditionnelles seront affectées par le succès du libre-service, de l’automatisation et de l’IA. Sera-t-il possible de modifier simplement les cibles ou est-il plus facile de simplement mettre quelques mesures nouvelles dans votre tableau de bord? Par exemple vous pourriez mesurer le taux de résolution de premier contact.

18. N’oubliez pas de communiquer largement sur vos succès

C’est facile à faire! Pourtant c’est rarement fait… Tout le monde est tellement occupé par les tâches quotidiennes que tous les succès en matière d’amélioration sont rapidement «salués de la tête», puis on passe à autre chose. Si vous vous êtes longtemps battu pour obtenir des ressources et des budgets supplémentaires pour atteindre vos objectifs, ne pas communiquer efficacement vos succès revient à «vous tirer une balle dans le pied». En effet si vous ne communiquez pas, on oubliera que vous avez atteint votre objectif. Et, au final, il en résultera une impression de faible retour sur investissement.  Et, point important, obtenir des budgets d’amélioration en 2020 sera probablement encore plus difficile.

19. Essayez d’aider les autres mais surtout aidez-vous vous-même

Le succès futur de l’ITSM dépend, et a probablement toujours dépendu, de ceux qui ont pu aider les autres à réussir. Traditionnellement, cela a pu se faire via les nombreuses conférences mondiales liées à l’ITSM ou, pour quelques-uns, en contribuant aux publications officielles des meilleures pratiques ITSM. Cependant, comme le montre l’évolution rapide et le succès de DevOps, nos vies de plus en plus sociales et connectées offrent davantage de possibilités de partage et de collaboration entre pairs – en amélioration itérative – pour des bonnes pratiques émergentes qui pourraient bien remplacer les meilleures pratiques « à l’ancienne » rapidement obsolètes.

Voici donc mes 19 conseils ITSM pour 2019.  Que pensez-vous devoir ajouter? Avec quoi n’êtes-vous pas d’accord? S’il vous plaît exprimez-vous dans les commentaires.

SMSI certifié ISO 27001 vs conformité RGPD

Quel rapport y a-t-il entre la mise en oeuvre d’un SMSI (sytème de management de la sécurité de l’information) certifié ISO 27001 et la conformité au RGPD? Est-ce une solution pour répondre aux obligations réglementaires et légales? J’entends souvent cette question. Essayons-donc de voir quelle relation il peut y avoir entre les deux. Et essayons de comprendre en quoi la certification ISO 27001 peut vous aider à améliorer votre conformité.

ISO 27001 : un SMSI certifiés est-il la solution pour la conformité RGPD?
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Le RGPD et la norme ISO 27001 ont beaucoup en commun. Tous deux visent à renforcer la sécurité des données et réduire le risque de failles de sécurité. De même, tous deux exigent des entreprises qu’elles assurent la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données sensibles. ISO 27001 est une norme très détaillée en la matière. Le RGPD est une réglementation Européenne. Il faut d’ailleurs noter que l’article 24 du RGPD stipule que l’adhésion aux codes de conduite et certifications approuvées – comme ISO 27001 – peut être utilisée pour démontrer la conformité.

D’où la question : « Suis-je conforme au RGPD si j’obtiens la certification ISO 27001 de mon SMSI ? ».

Les similarités entre ISO 27001 et le RGPD

Le RGPD est un cadre beaucoup plus large avec une couverture plus fondamentale de la sécurité et de la confidentialité des données. Toutefois il est nécessaire de bien comprendre les similarités et les différences entre les deux standards pour savoir si un SMSI certifié ISO 27001 peut avoir une utilité pour passer les audits de conformité au RGPD.

Les deux cadres ont beaucoup de points communs.

Confidentialité, intégrité et disponibilité des données

L’article 5 du RGPD définit les principes généraux pour le traitement des données, comme la protection contre les traitements non-autorisés ou illégaux, les pertes de données accidentelles, leur destruction ou leur altération. L’article 32 précise que les entreprises doivent mettre en place les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données : encryptage, résilience des systèmes de traitement, capacité de restaurer rapidement la disponibilité des données personnelles, etc.

De façon similaire, plusieurs mesures de sécurité dans ISO 27001 visent à aider les entreprises à assurer la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données. Elles doivent, selon la clause 4, identifier les facteurs internes et externes susceptibles d’impacter leurs programmes de sécurité. La clause 6 leur impose de déterminer leurs objectifs de sécurité des TI et de créer un programme ad hoc. Enfin, La clause 8 définit les exigences pour la maintenance et l’amélioration continue de leur programme de sécurité . Elle leur impose de documenter ce dernier pour démontrer leur conformité.

Evaluation des risques

RGPD et ISO 27001 exigent tous deux une approche de la sécurité des données basée sur les risques. L’article 35 du RGPD impose aux entreprises d’effectuer des évaluations d’impact sur la protection des données et d’identifier les risques pour les données personnelles. Ces évaluations doivent obligatoirement être faites avant tout traitement de données à haut risque. C’est le cas notamment pour les données sensibles.

ISO 27001 impose également aux entreprises de faire des évaluations rigoureuses pour identifier les menaces et les  vulnérabilité pouvant affecter les actifs (clause 6.1.2). Elles doivent ensuite mettre en oeuvre les mesures de sécurité appropriées (clause 6.1.3).

Gestion des parties intéressées

La clause 8 de l’ISO 27001 demande aux entreprises d’identifier les actions de traitement qui sont externalisées et de s’assurer qu’elles restent sous contrôle. La clause 15 donne des directives spécifiques pour les relations avec les fournisseurs et demande aux entreprises de surveiller et évaluer le niveau de service des fournisseurs.

Des enjeux similaires sont couverts par l’article 28 du RGPD, qui exige que les contrôleurs de données sécurisent les termes contractuels et les assurances des processeurs, avec un « accord de traitement des données ».

Notification des failles de sécurité

En vertu des articles 33 et 34 du RGPD, les entreprises doivent informer l’autorité de contrôle dans les 72 heures suivant la découverte d’une violation de sécurité de données personnelles. Les personnes concernées doivent être notifiés sans délai, mais seulement si les données représentent un « risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées ».

La mesure de sécurité A.16 de l’ISO 27001 ne spécifie pas de délai pour la notification en cas de faille de sécurité. Cependant,  elle stipule que les entreprises doivent signaler rapidement tout incident de sécurité et communiquer de manière à permettre une action corrective rapide.

Protection des informations par défaut et dès la conception

L’article 25 du RGPD stipule que les entreprises doivent mettre en place les mesures techniques et organisationnelles au cours de la phase de conception de tout projet, afin de garantir les droits de confidentialité des données dès le début du projet (« protection des données dès la conception »). De plus, les entreprises doivent protéger la confidentialité des données par défaut. Ceci signifie qu’elle doivent s’assurer que seules les informations nécessaires à chaque objectif de traitement sont utilisées (« protection des données par défaut »). Il s’agit en fait du principe de minimisation des données.

Dans ISO 27001, des exigences similaires sont décrites dans les clauses 4 et 6. La clause 4 exige que les entreprises comprennent le périmètre et le contexte des données qu’elles collectent et traitent. La clause 6 impose qu’elles effectuent régulièrement des évaluations de risque pour garantir l’efficacité de leur programme de gestion de la sécurité.

Conservation des enregistrements

L’article 30 du RGPD exige que les entreprises conservent les historiques de leurs activités de traitement. Ceci inclut la catégorie des données, la finalité du traitement, et la description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.

ISO 27001 stipule que les entreprises doivent documenter leurs processus de sécurité. Elles doivent aussi documenter les résultats de leurs évaluations de risque de sécurité et de risque de traitement (clause 8). Les informations doivent être stockées et classées, les propriétaires des données doivent être désignés et les procédures pour l’utilisation acceptable des données doivent être définies.

ISO 27001 et RGPD : est-ce la même chose?

Comme nous l’avons vu, la certification ISO 27001 peut simplifier le processus de mise en conformité RGPD. Toutefois, il existe des différences importantes entre les deux cadres. Le RGPD est une réglementation européenne à laquelle doit se conformer toute organisation publique ou privée. C’est un cadre global qui fournit aux entreprises une vision stratégique de la manière dont elles doivent protéger les données personnelles. ISO 27001 est une norme et les organisation peuvent, à leur choix, faire certifier leur SMSI ou pas. C’est un ensemble de bonnes pratiques centrées sur la sécurité des informations.

Les différences entre ISO 27001 et le RGPD

La norme fournit des conseils pratiques sur la manière de protéger les informations et réduire les cyber-menaces. A la différence du RGPD, elle ne couvre pas directement les enjeux liés à la confidentialité des données personnelles (que l’on retrouve dans le chapitre 3 du RGPD portant sur « Les droits des personnes concernées ») :

  • Consentement : les responsables du traitement doivent prouver que les personnes concernées ont donné leur accord pour le traitement de leurs données personnelles (articles 7 et 8). La demande de consentement doit être faite sous une forme facilement compréhensible. De plus, la finalité du traitement des données doit être clairement décrit. Les personnes concernées ont également le droit d’annuler leur consentement à tout moment.
  • Portabilité des données : les personnes concernées ont le droit d’obtenir et réutiliser leurs données personnelles pour leurs propres objectifs et pour différents services, et de transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans entrave à l’utilisation.
  • Droit à l’oubli : les individus ont le droit de faire effacer leurs données personnelles et de stopper toute diffusion ultérieure, et ce sans délai.
  • Le Droit à la restriction de traitement : les individus ont le droit de limiter la manière dont une organisation utilise leurs données personnelles si les données ont été traitées de manière illégale ou si l’individu conteste l’exactitude des données.
  • Droit d’opposition : la personne concernée a le droit de s’opposer au traitement des données à des fins marketing, d’étude ou de statistique (article 21).
  • Transfert international de données personnelles : les organisations doivent s’assurer que les transferts internationaux de données sont faits en accord avec les règles approuvées par le Commission Européenne (article 46).

Conclusion

Le RGPD se concentre sur la confidentialité des données et la protection des informations personnelles. Il impose aux entreprises de déployer les moyens nécessaires pour obtenir un consentement explicite pour collecter des données et s’assurer que ces données sont traitées de manière légale. Toutefois, il ne donne pas les détails techniques sur la manière de maintenir un niveau de sécurité des données adéquat ou pour réduire les menaces internes et externes. A cet égard, ISO 27001 apporte des réponses : la norme fournit des orientations pratiques sur la manière de développer des politiques claires et complètes pour réduire les risques qui peuvent générer des incidents de sécurité.

Bien que la conformité ISO 27001 ne garantisse pas la conformité RGPD, elle peut être une étape qui présente un intérêt certain. Les entreprises ont donc intérêt à considérer la possibilité de se certifier ISO 27001 pour s’assurer que leurs mesures de sécurité sont suffisamment fortes pour protéger les données sensibles.

RGPD – La CNIL ordonne l’effacement de 14 millions d’enregistrements

La société SINGLESPOT produit une solution technique permettant aux développeurs d’applications mobiles de monétiser leur applications grâce à de la publicité ciblée. Le 26 Mai 2018, dans le cadre du RGPD (GDPR), cette société est l’objet d’un contrôle par la CNIL. Celle-ci met alors en demeure SINGLESPOT d’effacer 14 millions d’enregistrements de données personnelles.

RGPD / GDPR : La CNIL met SINGLESPOT en demeure d'effacer 14 millions d'enregistrements de données personnelles
Crédit © rawpixel 2018

C’est le premier contrôle de la CNIL réalisé depuis l’entrée en vigueur des sanctions prévues par le RGPD. Mais Singlespot est la troisième start-up du secteur du marketing mobile à être mise en demeure par la CNIL cette année. Celle-ci souhaite informer le public sur l’utilisation de technologies s’appuyant sur la géolocalisation des téléphones portables.

Les grands groupes ne sont pas les seuls concernés par la protection des données personnelles. Près de cinq mois après l’entrée en vigueur du RGPD, les start-ups sont, elles aussi, surveillées de près par la CNIL. « Les entreprises sont toutes concernées, à partir du moment où elles gèrent une quantité importante de données », rappelle Mathias Moulin, directeur de la protection des droits et des sanctions à la CNIL.

Après Teemo et Fidzup, Singlespot est la troisième start-up utilisant des données de géolocalisation à des fins publicitaires à être mise en demeure par la CNIL. Alors que la procédure liée à Teemo a été clôturée, celle liée à Fidzup est toujours en cours. De son côté, Singlespot dispose de trois mois, à compter du 23 octobre, pour se mettre en conformité avec le RGPD. A défaut, la société s’expose à des sanctions financières importantes.

Pourquoi rendre public le cas de Singlespot?

Nul doute que ce n’est pas la seule organisation à avoir été contrôlée par la CNIL depuis le 25 Mai 2018. Pourtant toutes les infractions, pas plus que toutes les mises en demeure ne sont pas rendue publiques.

La délibération du bureau de la CNIL, datée du 18 octobre 2018 explique clairement les raisons de cette publicité. Le bureau estime que la publicité de la décision de mise en demeure se justifie par les caractéristiques des manquements. Alors quels sont ces manquements si graves qui justifient cette décision?

Les constats effectués par la CNIL

La société SINGLESPOT s’appuie sur une technologie dénommée SDK afin de collecter des données à caractère personnel via les smartphones et d’effectuer des campagnes publicitaires mobiles auprès des personnes.

À l’occasion de ses investigations, la CNIL a constaté que la société collecte des données de géolocalisation. Et elle le fait sans recueillir le consentement des personnes. Un tel traitement constitue, de fait, un risque particulier au regard de la vie privée. En effet, il révèle les déplacements des personnes et leurs habitudes de vie.

Le bureau de la CNIL indique également que le nombre massif de personnes susceptibles d’être impactées par le traitement mis en œuvre par la société SINGLESPOT constitue une justification pour la publicité de cette décision. En effet, le SDK est intégré à des dizaines d’applications mobiles et une partie importante de la population possède un smartphone. À cet égard, le bureau relève que le SDK installé sur les applications collecte les données de géolocalisation des personnes environ toutes les cinq minutes. De plus, il a été constaté par la délégation de la CNIL que plus de 5 millions d’identifiants avaient été collectées par la société.

Les raisons profondes de cette publicité

Le bureau estime, que, vu la gravité des faits constatés, il est du devoir de la CNIL de mettre les personnes concernées en mesure de conserver le contrôle de leurs données. Cet objectif ne saurait être atteint qu’en assurant le plus haut niveau de transparence sur la collecte des données, notamment de géolocalisation, et la finalité du traitement mis en œuvre par la société SINGLESPOT.

Enfin, la CNIL dont on connaît le manque de moyens, souhaite sensibiliser les professionnels du secteur. Cette sensibilisation est d’autant plus importante que la collecte de données à caractère personnel à des fins de profilage et de ciblage publicitaire, notamment à partir des lieux fréquentés par les personnes, connaît une forte croissance. De plus, l’utilisation de tels mécanismes s’inscrit dans un écosystème faisant intervenir plusieurs acteurs. Il s’agit en particulier des éditeurs d’applications mobiles et des clients annonceurs. Il est donc essentiel de les alerter sur les enjeux de la protection des données personnelles des clients.

Le bureau de la CNIL rappelle que cette mise en demeure ne revêt pas le caractère d’une sanction. À ce titre, aucune suite ne sera donnée à la procédure si l’organisation se conforme en tout point aux exigences de la mise en demeure dans le délai imparti. Si tel est le cas, celle-ci fera l’objet d’une clôture qui sera également rendue publique.

Les faits constatés par la CNIL

L’activité de l’entreprise

La mise en demeure adressée par la CNIL à la société SINGLESPOT révèle le détail des faits constatés lors des investigations.

La particularité de la solution technique mise en place, du point de vue RGPD, tient à ce que la société établit des profils de consommateurs géolocalisés. Elle peut ainsi suivre les utilisateurs au long de leurs déplacements et leur proposer des publicités en fonction de leur localisation. “Sont ainsi, par exemple, ciblés les mobinautes s’étant rendus dans des magasins concurrents et ceux ayant visité le magasin d’un client au cours des 15 derniers jours”.

Les données collectées étaient les suivantes : l’identifiant publicitaire mobile, le nom et la version de l’application mobile et le système d’exploitation utilisé (ANDROID ou IOS). Ces données étaient ensuite croisées avec des points d’intérêts, déterminés par les annonceurs (ex: boutiques concurrentes) afin de qualifier le profil de l’utilisateur pour le ciblage publicitaire souhaité.

Le constat réalisé par la CNIL

La délégation de la CNIL a pu constater que la collecte des données de géolocalisation des personnes était opérée :

  • tous les 200 mètres pour les applications installées sur le système d’exploitation IOS ;
  • toutes les cinq minutes sur le système d’exploitation Android.

Les données des utilisateurs étaient transmises à la société SINGLESPOT sans que les personnes n’en soit spécifiquement informées et sans que leur consentement ne soit recueilli pour cette transmission.

Au terme du contrôle effectué, la CNIL constatait que plus de 14 millions d’identifiants publicitaires étaient présents dans les bases de données de SINGLESPOT, dont plus de 5 millions associés à des données de géolocalisation. Il s’agit là d’un identifiant unique lié au téléphone mobile des personnes ayant utilisé les applications des éditeurs partenaires de l’entreprise.

La CNIL notait également que les données de géolocalisation des personnes étaient collectées et conservées dans les bases de données de la société, même lorsque les utilisateurs étaient situés en dehors des points d’intérêts géographiques déterminés. De pus la durée de conservation par Singlespot atteignait treize mois à compter de la date de la collecte.

La non conformité au RGPD

Du point de vue du RGPD nous sommes apparemment face à un traitement dit de “profilage”. Le profilage est défini par l’article 4.4 du RGPD comme “toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique”.

Or, on le sait, la CNIL est particulièrement sensible à ce type de traitement.

D’un point de vue juridique, on voit quatre problèmes se profiler. La CNIL les a évidemment relevés :

  • une collecte de données personnelles sans information préalable et sans consentement
  • une violation probable des principes de loyauté et de transparence (art. 5.1.a)
  • la violation probable du principe de minimisation (art. 5.1.c)
  • une interrogation quant à la base légale sur laquelle repose le traitement (consentement ?).

Les manquements relevés par la CNIL

Lors de son contrôle, la CNIL a relevé plusieurs manquements aux dispositions légales sur la base du RGPD :

  • Un manquement à l’obligation de disposer d’une base légale pour la mise en œuvre du traitement. L’entreprise affirmait que les opérations de ciblage étaient basées sur le consentement des personnes. Or la CNIL a relevé “qu’au moment de l’installation des applications contrôlées, les personnes ne sont pas informées de la collecte de leurs données de géolocalisation via le SDK à des fins de profilage des utilisateurs et de ciblage publicitaire”
  • Le non-respect de l’obligation de définir et de respecter une durée de conservation proportionnée à la finalité du traitement. Il s’agit là, en fait, du principe de minimisation du RGPD. A ce titre, la CNIL mentionne à juste titre : “la Commission considère que l’utilisation des dispositifs de géolocalisation est particulièrement intrusive au regard des libertés individuelles, dans la mesure où ils permettent de suivre de manière permanente et en temps réel des personnes, aussi bien dans l’espace public que dans des lieux privés. Ainsi, la CNIL estime que les données de géolocalisation ne peuvent être conservées que pour une durée strictement proportionnée à la finalité du traitement qui a justifié cette géolocalisation”
  • Un manquement à l’obligation d’assurer la sécurité et la confidentialité des données. En fait, le mot de passe administrateur consistait en un mot de passe de 16 caractères composé uniquement de trois types caractères différents (majuscules, minuscules et chiffres). Ceci contrevenait à la charte de sécurité de l’entreprise. Celle-ci préconisait un mot de passe de 10 caractères minimum composé de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. La CNIL relève également une utilisation non conforme des données utilisateurs des bases de données de production. En effet, celles-ci étaient utilisées dans les environnements de développement. Cette utilisation viole ainsi le principe de confidentialité

Le dernier manquement concernant la sécurité informatique relevé par la CNIL. Il semble ressortir des faits que l’entreprise développait ses applications directement dans des environnements de production. Cette pratique représente un risque majeur en matière d’intégrité des données des personnes concernées. Ce risque bien se rajouter à celui qui pèse sur la confidentialité.

Le contenu de la mise en demeure adressée par la CNIL

En conséquence, la société SINGLESPOT a été mise en demeure sous un délai de trois (3) mois à compter de la notification de la décision et sous réserve des mesures qu’elle aurait déjà pu adopter, de :

  • ne pas procéder sans base légale au traitement des données de géolocalisation des personnes à des fins de ciblage publicitaire, en particulier recueillir, de manière effective, le consentement préalable des utilisateurs des applications éditées par les partenaires de la société SINGLESPOT au traitement de leurs données par cette dernière (par exemple par la mise en place d’un pop-up contenant une information et une case à cocher dédiées ou un bouton de refus) et à défaut, supprimer lesdites données collectées ;
  • sous réserve de base légale du traitement, définir et mettre en œuvre une politique de durée de conservation des données raisonnable, en particulier :
  • supprimer les données de géolocalisation des utilisateurs collectées en dehors des zones de POIs une fois la correspondance entre les données de géolocalisation et les zones de POIS effectuée ;
  • définir une durée de conservation des données de géolocalisation proportionnée à la finalité du traitement et procéder à la purge ou, le cas échéant, à l’anonymisation des données anciennes ;
  • prendre toute mesure nécessaire pour garantir la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs, notamment en mettant en place une politique contraignante relative aux mots de passe utilisés par les comptes accédant aux bases de données ou aux plateformes d’administration de ces bases, respectant l’une des modalités suivantes :
    • les mots de passe sont composés d’au minimum 12 caractères, contenant au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial ;
    • les mots de passe sont composés d’au moins 8 caractères, contenant 3 des 4 catégories de caractères (lettres majuscules, lettres minuscules, chiffres et caractères spéciaux) et s’accompagnent d’une mesure complémentaire comme par exemple la temporisation d’accès au compte après plusieurs échecs, (suspension temporaire de l’accès dont la durée augmente à mesure des tentatives), la mise en place d’un mécanisme permettant de se prémunir contre les soumissions automatisées et intensives de tentatives (ex : captcha ) et/ou le blocage du compte après plusieurs tentatives d’authentification infructueuses (au maximum 10).
  • un stockage des mots de passe sous une forme hachée (par exemple, à l’aide de l’algorithme SHA256 avec l’utilisation d’un sel) ;
    • en mettant en place une politique de séparation entre les environnements de tests de développement (ou de recette) et les environnements de production.
  • justifier auprès de la CNIL que l’ensemble des demandes précitées a bien été respecté, et ce dans le délai imparti.

À l’issue de ce délai, si la société SINGLESPOT s’est conformée à la mise en demeure, il sera considéré que la procédure est close et un courrier lui sera adressé en ce sens.

À l’inverse, si la société SINGLESPOT ne s’est pas conformée à la mise en demeure, un rapporteur sera désigné qui pourra demander à la formation restreinte de prononcer l’une des sanctions prévues par la loi.

Les conséquences potentielles

Rappelons qu’en application des articles 121-2, 131-37, 131-38 et 226-17 du Code pénal combiné le fait, pour une personne morale, de procéder à un traitement de données à caractère personnel sans mettre en œuvre les mesures prescrites à l’article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 était puni d’une amende de 1 500 000 euros. Avec la mise en application du RGPD, les sanctions se sont nettement alourdies. La société risque maintenant une amende allant jusqu’à 4% de son CA mondial avec un minimum de 20 millions d’euros.

Facebook piraté : un problème de cyber-hygiène

Facebook vient, encore une fois, de se faire pirater. Entre 50 millions et 90 millions de comptes pourraient avoir été accédés. Rien de vraiment surprenant à cela. Inutile de jeter la pierre aux géants du web. Malgré toutes les mesures de cybersécurité qui sont prises, les hackers mènent toujours le jeu. Alors que pouvons-nous faire, chacun à notre niveau? Juste adopter quelques règles de cyber-hygiène de base.

Cybersécurité - Facebook piraté : un problème de cyber-hygiène de base
Crédit © JOEL SAGET / AFP/GETTY IMAGES

Cet incident est loin d’être le premier. Et encore, il est très probable que nous ne voyons que la face émergée de l’iceberg. Il faut donc de façon urgente revoir notre comportement sur internet. Il s’agit là d’une question de cyber-hygiène dont chacun d’entre nous doit s’emparer. Nous ne devons pas attendre des fournisseurs de services qu’ils nous protègent. C’est le rôle des états qui édictent régulièrement des lois et des réglementations à cet effet. Mais les premiers responsables, ce sont les utilisateurs. En ce début du mois de la cybersécurité, il se trouve justement que le thème central de la première semaine est «Appliquer une cyber-hygiène de base».

Cyber-hygiène: de quoi s’agit-il?

C’est vrai que le mot en lui-même n’est pas très sexy! Mais il représente exactement ce qu’il décrit.

La cyber-hygiène est souvent comparée à l’hygiène personnelle. Tout comme une personne qui applique certaines pratiques d’hygiène personnelle pour maintenir sa santé et son bien-être, les pratiques de cyber-hygiène permettent de garder les données en toute sécurité et bien protégées. Cela aide à maintenir des terminaux (téléphones, tablettes, micro-ordinateurs) fonctionnant correctement en les protégeant contre les attaques extérieures, telles que les logiciels malveillants, qui peuvent entraver leurs fonctionnalités.

La Cyber-hygiène fait donc référence aux pratiques et aux précautions prises par les utilisateurs dans le but de garder leurs données sensibles organisées, en sûreté et à l’abri des attaques venant de l’intérieur et de l’extérieur.

Selon l’ANSSI, la cyber-hygiène est un moyen de garantir une protection et une maintenance adéquates des terminaux et systèmes informatiques, et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de cybersécurité.

Règles élémentaires de cybersécurité en entreprise

Une bonne cyber-hygiène n’est pas la panacée universelle et ne sera pas suffisante pour vous protéger en toutes circonstances. Cependant, elle permettra de diminuer les risques liés à la connexion internet. Dans votre Organisation, ll est important que toute personne en contact avec votre réseau, du DG au simple stagiaire, suive ces quelques conseils élémentaires.

10 bonnes pratiques de base

  1. Au niveau de l’Entreprise, tenir un inventaire, à jour, du matériel et des logiciels s’exécutant sur le réseau de l’entreprise.
  2. Développer un processus d’installation des logiciels sur leur poste par les utilisateurs. Il peut, par exemple, limiter l’installation des logiciels approuvés. Il peut aussi interdire et bloquer toute installation non explicitement autorisée par leur management et/ou le TI..
  3. Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques de cybersécurité (gestion des mots de passe, identification des attaques d’hameçonnage potentielles, terminaux autorisés à se connecter au réseau, etc.). Tous les utilisateurs sont concernés. Cela ne s’adresse pas exclusivement aux personnels du département informatique comme on le croit souvent. Cela ne se limite pas non plus aux salariés. N’oubliez pas d’inclure les consultants ayant accès au réseau de votre Organisation.
  4. Identifier les logiciels vulnérables inutilisés et les désactiver en urgence. Il constituent des vulnérabilités importantes pour votre réseau et sont autant de failles potentielles.
  5. Effectuer des sauvegardes régulières des données et en conserver plusieurs copies. Vous pouvez envisager d’utiliser une solution sécurisée dans le Cloud et sur site. En cas de sauvegardes physique, les conserver dans un endroit sécurisé.
  6. Adopter des configurations / normes sécurisées reconnues par le secteur. On peut, par exemple s’appuyer sur celle fournie par l’ANSSI. Cette méthode peut aider les entreprises à définir des paramètres tels que la longueur des mots de passe, le chiffrement, l’accès aux ports et la double authentification.
  7. Appliquer régulièrement et sans délai les correctifs à toutes les applications. Les systèmes non à jour des correctifs représentent l’un des principaux facteurs de risque d’attaque. Les pirates utilisent de plus en plus ces correctifs pour identifier les vulnérabilités et les utilisent à loisir.
  8. Créer des mots de passe complexes. Veiller à ce que la complexité n’entraîne pas de mauvaises pratiques comme par exemple l’écriture du mot de passe sur un post-it collé sous le clavier.
  9. Limiter le nombre d’utilisateurs dotés de privilèges administratifs.
  10. Mettre à niveau les infrastructures et systèmes vieillissants. L’obsolescence des systèmes constitue un risque majeur de sécurité.

Prendre en compte le facteur humain

Même avec la meilleure protection du monde, le risque pour votre entreprise de figurer sur la liste des prochaines victimes d’attaques au rançongiciel, de violations de données et autres menaces de cybersécurité ne sera jamais écarté. C’est pourquoi il est si important de limiter le facteur humain en automatisant autant que possible les pratiques de sécurité.

Les possibilités sont L’utilisation de la double authentification avec mots de passe complexes, le blocage de certains types de fichiers et le test des connaissances des utilisateurs en matière de sécurité sont des mesures que toutes les entreprises peuvent prendre pour protéger les réseaux diversifiés actuels.

La mise en œuvre de ces étapes, aussi simples soient-elles, peut cependant poser problème aux entreprises en manque de professionnels de la cybersécurité. Il est donc utile de recourir à des outils, tels que l’apprentissage machine, capables d’anticiper et de neutraliser les comportements malveillants à votre place.

Règles élémentaires de cyber-hygiène pour les individus

Face la faille apparue sur Facebook, d’une ampleur inédite pour le réseau social américain, les utilisateurs disposent de plusieurs moyens pour tenter de protéger leur vie privée. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre.

Adopter l’authentification à deux facteurs

Pour sécuriser leurs services, tous les grands sites Web mettent à disposition une fonction de double authentification. Celle de Facebook est accessible à cette adresse. Elle consiste à demander à l’utilisateur un second élément, en plus de son mot de passe. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un code reçu par SMS sur son smartphone. Facebook considère alors que seul l’utilisateur est susceptible d’avoir accès à son smartphone.

L’opération implique de communiquer son numéro de téléphone au fournisseur de services. Bien sûr, dans le cas de Facebook, celui-ci l’utilise également à des fins publicitaires. Le réseau social propose une autre solution: faire appel à une application tierce (comme Duo ou Google Authenticator) pour envoyer ce second code. Notons qu’à priori,  le piratage révélé par Facebook ne semble pas compromis les mots de passe des utilisateurs. Du mois, jusqu’à plus ample informé…

Vérifier la liste des appareils connectés

Smartphones, tablettes, ordinateurs, objets connectés: nos moyens d’accéder aux réseaux sociaux se multiplient. Avec le temps, nous avons donc de plus en plus d’appareils connectés à notre compte. Il est important de vérifier régulièrement la liste des machines qui y ont accès. Accessible dans la catégorie “Sécurité” des paramètres, elle permet de vérifier qu’un appareil suspect ne soit pas dans la liste.

Au besoin, il est possible de déconnecter automatiquement l’ensemble des machines liées à notre compte. Sur la page “Sécurité et connexion”, Facebook propose de recevoir des alertes en cas de connexion depuis un appareil suspect. Ces alertes peuvent vous être envoyées directement sur le compte Facebook ou par email.

Limiter la quantité de données personnelles offertes à Facebook

Malgré ces précautions, la faille révélée de 28 septembre démontre une fois de plus qu’aucune précaution n’est infaillible. Il est donc plus que jamais préférable de limiter au maximum les données que l’on partage avec les réseaux sociaux. Su Facebook, il est possible de supprimer toutes les informations qui ne sont pas indispensables (ville de naissance, établissement scolaire fréquenté etc.). Une page est par ailleurs prévue pour gérer ses préférences publicitaires. Elle permet de supprimer l’ensemble de ses centres d’intérêts répertoriés ou encore de mettre un frein au partage de données avec les partenaires extérieurs de Facebook.

COBIT – La gouvernance, clé du succès de l’entreprise

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est entré en vigueur le 25 mai 2018, exigeant une bonne gouvernance des données pour toutes les entreprises et collectivités, indépendamment de la juridiction, sur le traitement des données personnelles associées aux citoyens de l’UE et de l’EEE. Dans un précédent article, j’ai montré comment COBIT 5 pouvait aider tout projet de mise en conformité au RGPD. Si le RGPD a été vraiment pris au sérieux, nos organisations sont aujourd’hui en mesure de mieux gérer leurs données. De fait, cela facilite leur tâche de gestion quotidienne de l’Entreprise.

COBIT Gouvernance, la clé du succès en entreprise
Crédits © weerapat1003

Grâce à une bonne gouvernance, nous pouvons aborder avec confiance des problèmatiques actuellement encore ignorées par la pensée dominante. Elles sont pourtant désormais très pertinentes et constitueront un facteur de succès ou d’échec pour les prochains mois et les prochaines années. Parmi les problèmes dominants affectant les Entreprises, on peut citer :

  • L’adaptation de la main-d’œuvre du troisième millénaire,
  • La transformation digitale de l’économie,
  • Après le RGPD, le règlement sur la protection de la vie privée ,
  • Le BREXIT,
  • Les géants du web, notre nouveau risque systémique,
  • L’insécurité intégrée…

Le thème central, commun à tous ces sujets, est celui des systèmes d’information. L’activité stratégique et opérationnelle doit désormais adopter une approche plus «entrepreneuriale» que «mature» pour exploiter les opportunités au fur et à mesure qu’elles se présentent. Les cadres de gouvernance doivent encourager l’innovation et gérer simultanément les risques associés au moyen de politiques, de procédures et de pratiques adaptées. Une approche collaborative est nécessaire pour anticiper et répondre rapidement au changement.

COBIT 5 : le cadre de Gouvernance d’Entreprise publié par l’ISACA

Le cadre COBIT 5 de l’ISACA permet d’avoir un aperçu de la gouvernance d’entreprise. La famille de publications comprend «COBIT 5, a Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT». Ce document de 94 pages fournit un guide complet sur où et comment rechercher des opportunités d’évolution et d’innovation dans votre entreprise.

COBIT 5 : un mythe tenace

Malheureusement la traduction Française de cette publication n’est pas très pertinente. Elle semble faire plus de cas de l’informatique que des métiers de l’Entreprise, seuls créateurs de valeur. Le titre lui-même a été traduit par « COBIT 5, un référentiel orienté affaires pour la gouvernance et la gestion des TI de l’entreprise ». Le titre original, en Anglais, ne fait pas référence aux TI mais à « l’information de l’entreprise et aux technologies associées ». C’est beaucoup plus vaste et cela couvre la totalité des métiers au lieu de la seule informatique. Pour COBIT, l’informatique n’est seulement qu’un « outil » au service des métiers de l’Entreprise (on parlera du 6ème « enabler »). COBIT n’est aucune un référentiel destiné à l’IT. C’est un référentiel de Gouvernance et de Management de l’Entreprise.

Le périmètre de COBIT 5 : La gouvernance et le management de l’entreprise

Cela inclut bien évidemment l’IT, mais seulement comme un composant de l’Entreprise.

Vous pouvez accéder au périmètre des publications COBIT 5 sur le site de l’ISACA. COBIT a la particularité d’être composé de publications permettant au lecteur d’accéder au contenu du cadre au travers des filtres. L’accès au cadre de référence complet est totalement gratuit. Certains autres documents, tels que le modèle de référence des processus ou le guide de mise en oeuvre sont gratuits pour les membres de l’ISACA. Enfin, d’autres documents, notamment les guides professionnels, sont payants mais avec une remise substantielles pour les membres.

Publications COBIT
Source © ISACA

COBIT 5 : quelques cas réussis de mise en oeuvre dans le monde

Chacun des cas présentés ici correspond à la liste des problèmes dominants identifiés au début de cet article. Il n’ont souvent qu’un lien très lointain avec les technologies de l’information. Vous y trouverez des liens utiles présentant le contexte et la façon dont  COBIT 5 a permis relever ces défis organisationnels.

Adaptation de la main d’oeuvre du 3ème millénaire – Cas PWC

PWC, tout comme DELOITTE et d’autres grands cabinets internationaux exigent un engagement intensif de leurs salariés dès le début. Des récompenses en matière d’évolutions de carrière, telles que des partenariats, sont appelées à venir plus tard. Ces entreprises sont actuellement confrontées à un turnover croissant de jeunes, essentiellement nés entre 1980 et 1995. Il s’agit de ceux qu’on qualifie généralement d’enfants du millénaire. Ceux de la génération Z, nés après 1995, commencent à peine à arriver sur le marché de l’emploi. PWC et DELOITTE ont constaté que la main-d’œuvre entrante avait des attentes différentes de celle des générations précédentes. Les jeunes souhaitent désormais une approche flexible pour travailler. Ils attendent des récompenses pour de bonnes performances dès le début ainsi que tout au long de leur carrière.

COBIT 5 via son approche de cascade des objectifs se focalise sur l’identification besoins des parties prenantes. Ceux-ci sont alors traduits en objectifs de l’entreprise liant les attentes internes et externes des parties prenantes avec celles de l’entreprise.Une fois identifiés, les changements appropriés peuvent être apportés aux politiques et aux pratiques.

Pour mieux comprendre comment vous appuyer sur COBIT pour résoudre cette problématique, nous vous proposons les liens suivants :

Transformation digitale de l’économie – Cas Domino’s

La transformation digitale pousse les entreprises à adapter leurs modèles commerciaux et à se concentrer. Domino’s a réalisé qu’ils devaient passer d’un service de restauration rapide à un service digital. En utilisant l’analyse de données pour personnaliser les offres marketing auprès des clients, les clients sont attirés par un service correspondant à leur style de vie.

COBIT 5, au travers des conseils sur les services, l’infrastructure et les applications, aide les entreprises à évaluer le potentiel de la transformation numérique sur l’organisation. Cette orientation élargit la réflexion, de la définition d’une solution unique jusqu’à la mise en œuvre d’un actif holistique, intégrale et soutenant les objectifs de l’entreprise.

Si vous souhaitez mieux comprendre comment COBIT a permis à Domino’s de réussir sa transformation digitale : https://www.bernardmarr.com/default.asp?contentID=1264.

Mise en conformité au futur règlement Européen sur la protection de la vie privée – Cas WhatsApp

Le règlement sur la vie privée et les communications électroniques, qui devrait être adopté par l’UE à la fin de 2018, constitue un ajout subtil au RGPD couvrant les communications électroniques.Des consentements explicites supplémentaires seront nécessaires. L’infrastructure de communication intelligente transporte, génère, utilise et stocke des données personnelles et corporatives identifiables. Donc, de fait, les principaux services de communication tels que WhatsApp sont inclus. C’est aussi le cas des fournisseurs de cookies, d’appareils IoT et de marketing direct et e-marketing.

COBIT 5 fournit des conseils sur la façon dont les entreprises, incluant leur IT, doivent se conformer aux exigences réglementaires. COBIT peut donc aider à révéler où des consentements explicites pourraient être nécessaires.

Voici quelques liens qui peuvent vous permettre de mieux comprendre comment COBIT aide à mieux protéger la vie privée :

Le BREXIT – Cas Currency Cloud

La situation sur le BREXIT restant assez imprévisible à l’heure actuelle, les entreprises doivent donc définir des plans d’urgence afin de minimiser les impacts d’un accord non favorable. Même si une organisation n’a aucun contact avec l’UE, elle doit vérifier comment le BREXIT affecte sa chaîne d’approvisionnement et sa banque. Pour certains, comme la plateforme d’échanges financiers Currency Cloud, «pas d’accord» avec l’UE serait synonyme de devoir mettre en place une présence européenne pour obtenir leur licence opérationnelle européenne, au cas où.

COBIT 5 couvre les exigences de conformité aux réglementations, lois et autres normes. Cela aide à identifier le point de départ et les processus sur lesquels se focaliser. COBIT inclut des sections sur la continuité des opérations, couvrant la prévention, l’atténuation et le retour à la normale en cas de perturbation pour aider à identifier les possibles zones de friction.

Pour mieux comprendre comment COBIT peut aider les entreprises britanniques à affronter le BREXIT : https://www.ibtimes.co.uk/why-neither-brexit-nor-loss-passporting-will-stop-uks-fintech-momentum-1659410.

Les géants du web, nouveau risque systémique – Cas des GAFAM

Chaque entreprise est dans un marché pour acheter et vendre. Pour opérer de manière efficace et efficiente, beaucoup d’entre nous se tournent vers l’infrastructure informatique et les fournisseurs de communication offrant des solutions «guichet unique» faciles à utiliser, telles que Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft. Mais c’est une épée à trois tranchants.

Le grand avantage, qui les rend si attrayants, est qu’ils devient facile d’accéder à des structures de communication et de stockage avec la sécurité et l’échelle nécessaires. Les principaux inconvénients sont :

  1. avec peu d’acteurs dominants, le contrôle sur les marchés n’est pas entre nos mains
  2. et si l’un d’eux échoue, techniquement ou commercialement, l’impact négatif sur les affaires et la vie privée sera énorme.

COBIT 5 peut aider à définir une nouvelle approche pour traiter un point de défaillance systémique. Il existe également une liste de contrôles utiles sur les questions à poser aux parties prenantes externes.

L’insécurité intégrée – Cas Expedia

Un sous-produit de la construction l’efficacité de l’entreprise de construction est de jeter les bases de l’insécurité par inadvertance. Expedia a découvert qu’une de ses filiales avait laisser fuiter des données sur ses clients. Le partage et la gestion des données, même au sein d’un même groupe, sont difficiles à contrôler car les exigences et la responsabilité sont diluées, obscurcies ou réinterprétées par le partenaire en charge du traitement des données.

Pour en savoir plus sur le cas Expedia : https://www.cnbc.com/2018/03/20/an-expedia-subsidiary-says-a-security-breach-affected-880000-cards.html.

COBIT 5 est derrière chaque entrepreneur pour l’aider

COBIT 5 est là pour nous aider à mieux réfléchir à la manière dont nous gérons et opérons. Tant de choses sont demandées aux entreprises, il est facile de rater les choses auxquelles nous devrions penser. La technologie détermine à la fois le rythme et la façon dont nous travaillons. Une bonne gouvernance est essentielle pour assurer la prospérité des entreprises.COBIT 5 est essentiel p our bien gouverner.

Pour mieux comprendre pourquoi une formation COBIT vous est indispensable : http://www.ab-consulting.fr/blog/geit/cobit-5/formation-cobit-7-raisons.

Vous aussi vous avez un cas particulier, hors du domaine IT, d’utilisation réussie de COBIT 5 dans un contexte particulier? N’hésitez pas à nous laisser votre commentaire.

RGPD – La loi Française enfin publiée le 20 Juin 2018

Après une « étrange » et longue bataille juridique et un recours des sénateurs d’opposition auprès du Conseil Constitutionnel, la loi Française sur la protection des données personnelles, alignée sur le règlement européen connu sous le nom de RGPD (GDPR) a enfin été promulguée le 20 juin 2018, soit près d’un mois après la date d’entrée en vigueur du RGPD. Alors que contient cette loi? Pourquoi une aussi longue bataille pour obtenir sa promulgation? Pourquoi est-il si difficile pour la France et les Français de s’aligner sur les lois et réglementations internationales?

RGPD - La loi Française sur la protection des données personnelles publiée le 20 Juin 2018
Crédits © Sondem

La loi relative à la protection des données personnelles a été promulguée le 20 juin 2018. Elle adapte la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 au règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016, directement applicable dans tous les pays européens au 25 mai 2018.

La loi du 20 juin 2018 modifie la loi « informatique et libertés » de 1978 pour la mettre en conformité avec le RGPD. Notamment, sont concernés les pouvoirs et missions de la CNIL et l’élargissement des données sensibles. Elle tire également  parti des marges de manœuvre permises par le RGPD : majorité numérique, etc.. Enfin, elle s’aligne à une directive européenne publiée également le 27 avril 2016 sur les fichiers en matière pénale, dite directive « police justice ».

Adaptation du rôle de la CNIL et de ses pouvoirs de contrôle et de sanction

La composition, les missions et les pouvoirs de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sont modifiés.

L’évolution des missions de la CNIL

Le RGPD introduit une nouvelle logique de responsabilisation et d’accompagnement des acteurs traitant des données personnelles (entreprises, administrations, etc.). Les missions de la CNIL évoluent donc afin de les adapter à cette nouvelle logique. En contrepartie, les formalités préalables auprès de la CNIL prévues dans la loi de 1978 sont quasiment toutes supprimées.

En outre, et en complément des missions qu’elle exerce déjà, la CNIL est désormais chargée :

  • d’établir et de publier des lignes directrices, recommandations ou référentiels destinés à faciliter la mise en conformité des traitements et à procéder à l’évaluation préalable des risques par les responsables de traitement et leurs sous-traitants ;
  • de produire et de publier des règlements types afin d’assurer la sécurité des systèmes de traitement et de régir les traitements de données biométriques, génétiques et de santé ;
  • d’encourager l’élaboration de codes de conduite par les acteurs traitant des données ;
  • de certifier des personnes, des produits, des systèmes de données ou des procédures ;
  • de lister les fichiers pénaux pouvant présenter un risque élevé pour les droits et libertés fondamentales des personnes.

Un rôle de conseil

Dans l’exercice de ses missions, la CNIL doit désormais prendre en compte les besoins propres des collectivités locales. Or, parmi elles, beaucoup s’inquiètent des nouvelles règles européennes. Pour les aider, la CNIL a publié sur son site internet un certain nombre de pages qui leur sont dédiées. La loi prévoit que les petites et moyennes entreprises (TPE-PME) doivent également faire l’objet d’un accompagnement personnalisé. A cet égard, la CNIL, en partenariat avec Bpifrance, a d’ores et déjà publié un guide pratique les sensibilisant au RGPD.

Un rôle consultatif vis à vis du parlement

Toujours au titre de ses missions, la CNIL peut désormais être consultée sur toute proposition de loi portant sur la protection des données personnelles par les présidents ou les commissions compétentes de l’Assemblée nationale ou du Sénat et par les présidents des groupes parlementaires.

Renforcement des pouvoirs de la CNIL en matière de contrôle et de sanction

Pouvoirs de contrôle étendus

Les pouvoirs de contrôle de la CNIL sont précisés et étendus par la loi. La nature des locaux que ses agents peuvent visiter et les conditions dans lesquelles le secret professionnel, notamment médical, peut leur être opposé sont redéfinies. De plus, pour les contrôles en ligne, ses agents peuvent dorénavant recourir à une identité d’emprunt.

Plusieurs articles de la loi sont également consacrés à la procédure de coopération entre la CNIL et les autres autorités de protection européennes en cas de traitements transnationaux (touchant des personnes de plusieurs pays européens). Le RGPD pose, en effet, de nouvelles règles en la matière. L’objectif est d‘apporter une réponse unique en cas d’atteinte au droit à la vie privée des citoyens de plusieurs pays européens. La récente affaire Cambridge Analytica-Facebook est, à cet égard, une illustration.

Pouvoirs de sanction adaptés

Les pouvoirs de sanction de la CNIL sont adaptés. De nouvelles sanctions, comme le prononcé d’une astreinte ou le retrait d’une certification ou d’un agrément, sont prévues en cas de violation des règles sur la protection des données personnelles. En outre, le montant des amendes administratives est très fortement augmenté. Elles sont désormais alignées sur le RGPD et peuvent aller jusqu’à 20 Millions d’Euros ou 4% du CA mondial annuel. Ces astreintes et amendes concernent autant les entreprises que les collectivités locales et les associations, qu’elles soient responsables d’un traitement ou sous-traitants. Seul l’État en est dispensé.

Lors de la discussion du projet de loi, le Sénat voulait exempter les collectivités locales des sanctions financières. Il souhaitait également que leur produit serve à financer l’accompagnement par l’État des responsables de traitement et de leurs sous-traitants. Il a, de plus, proposé la création d’une dotation communale et intercommunale afin d’aider les collectivités à se mettre en conformité avec le RGPD. Cette mise en conformité va, en effet, avoir un coût budgétaire pour les petites collectivités. Toutefois, ces amendements ont tous été rejetés. Néanmoins, à la demande des sénateurs, la mutualisation des services numériques entre les collectivités et leurs groupements est facilitée. Les communes peuvent, en particulier, se doter d’un délégué à la protection des données commun. Cette disposition est totalement en ligne avec le RGPD qui ne mentionnait rien à cet égard.

La CNIL a-t-elle les moyens d’exercer sa mission?

Pour assurer la bonne application du RGPD, la CNIL a clairement besoin de ressources. La présidente de la CNIL, Isabelle Falque-Pierrotin, a d’ores et déjà demandé aux pouvoirs publics plus de moyens humains. Ceux-ci seront discutés dans le cadre de la prochaine loi de finances. La CNIL emploie actuellement 200 personnes. Ce chiffre est à comparer avec ceux des autorités de protection comparables. Celles-ci comptent en général 500 ou 700 collaborateurs (comme au Royaume-Uni et en Allemagne).

Renforcement de la protection des données personnelles sensibles

Conformément au RGPD, le champ des données sensibles (sur l’origine raciale, les opinions politiques, etc.) est étendu aux données génétiques et biométriques ainsi qu’aux données relatives à l’orientation sexuelle d’une personne. En principe, ces données ne peuvent pas faire l’objet d’un traitement en raison de leur nature même.

Des dérogations à cette interdiction sont toutefois prévues par le droit européen. C’est le cas en matière de sécurité sociale ou si la personne a expressément consenti au traitement de ses données ou si elle les a rendues publiques, etc.. La loi du 20 juin 2018 ajoute d’autres dérogations. Sont notamment permis les traitements de données biométriques (empreintes digitales, etc.) strictement nécessaires aux contrôles d’accès sur les lieux de travail, aux ordinateurs et aux applications utilisés au travail. Sont de même autorisés les traitements portant sur la réutilisation d’informations figurant dans les décisions de justice diffusées dans le cadre de l’open data.

Les marges de manoeuvre permises et prévues par le RGPD

Le RGPD, bien que d’application directe, contient plus d’une cinquantaine de marges de manœuvre autorisant les États membres à préciser certaines dispositions. La plupart d’entre elles ont été utilisées pour conserver des dispositions qui existaient déjà dans la loi de 1978. La loi du 20 juin 2018 n’aménage que quelques points, afin notamment de répondre aux évolutions technologiques et sociétales.

Des formalités préalables maintenues pour certains traitements

Les formalités préalables (autorisations ou déclarations) auprès de la CNIL sont quasiment toutes supprimées. La loi en maintient cependant quelques une, comme prévu par le RGPD, pour certains traitements. Sont concernés les traitements :

  • comportant le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques, sauf exceptions ;
  • de données génétiques ou biométriques nécessaires à l’authentification ou au contrôle de l’identité des personnes mis en œuvre pour le compte de l’État ;
  • qui intéressent la sûreté de l’État, la défense, la sécurité publique ou qui ont pour objet la prévention et la répression des infractions pénales ;
  • de données de santé se justifiant par une finalité d’intérêt public (sécurité des médicaments, etc.).

Catégories particulières de traitement

Plusieurs dispositions de la loi sont consacrées à des catégories particulières de traitements. Sont notamment visés les traitements de données de santé, qui font l’objet d’un régime spécifique.

Sont aussi concernés les traitements de données sur les infractions, condamnations ou mesures de sûreté connexes (hors champ de la directive c’est-à-dire à d’autres fins que la prévention et la répression des infractions). Ces traitements peuvent dorénavant être effectués par une liste élargie de personnes. Citons par exemple les associations d’aide aux victimes ou de réinsertion ou des personnes mises en cause ou victimes dans une procédure pénale. En revanche, le Conseil Constitutionnel, saisi par des sénateurs Les républicains, a déclaré anticonstitutionnel l’élargissement de la mise en œuvre des tels traitements « sous le contrôle de l’autorité publique » (comme l’hébergement des données sur un serveur). Cette formulation, pourtant reprise du RGPD, a été jugée insuffisamment précise.

Droits des personnes concernées

Sur ce point encore, la loi utilise les marges de souplesse permises par le RGPD.

Protection des données personnelles concernant les enfants

Elle fixe à 15 ans la majorité numérique, c’est-à-dire l’âge à partir duquel un enfant peut consentir seul au traitement de ses données, typiquement sur les réseaux sociaux. Le gouvernement et les sénateurs souhaitaient retenir le seuil de 16 ans. C’est l’âge du consentement fixé par défaut par le RGPD. Le texte a toutefois laissé aux États la possibilité de l’abaisser jusqu’à 13 ans. C’est donc dans ce cadre que les députés ont voté l’âge de la majorité numérique à 15 ans.

Recours à des décisions individuelles automatisées

La loi ouvre, par ailleurs, plus largement la possibilité pour l’administration de recourir à des décisions individuelles automatisées. Les décisions fondées exclusivement sur un algorithme ne sont plus interdites. Néanmoins, de nouvelles garanties sont données aux administrés : droits à l’information et à l’explication (déjà consacrés par la loi pour une République numérique de 2016), droit à recours avec une intervention humaine a posteriori, obligation pour l’administration de maîtriser l’algorithme et ses évolutions (prohibition des algorithmes auto-apprenants), interdiction d’utiliser des données sensibles.

Sur ce point les deux chambres étaient à nouveau en désaccord. Les sénateurs souhaitaient encadrer plus strictement l’usage des algorithmes par l’administration. Ils demandaient aussi la transparence des algorithmes utilisés par les universités dans le cadre de Parcoursup. Or cette transparence est exclue par la loi « orientation et réussite des élèves » du 8 mars 2018). Les propositions du Sénat ont été rejetées. Cependant, sur amendement du gouvernement, le fonctionnement de Parcoursup fera l’objet, chaque année, d’un rapport au Parlement.

Dans sa décision du 12 juin 2018, le Conseil constitutionnel a jugé conforme à la Constitution les nouvelles règles régissant l’emploi des algorithmes par l’administration. Il considère que « le législateur a défini des garanties appropriées pour la sauvegarde des droits et libertés des personnes soumises aux décisions administratives individuelles prises sur le fondement exclusif d’un algorithme ».

Traitement des données scolaires

La loi oblige aussi les établissements publics des premier et second degrés à rendre public, à partir de la rentrée 2018, le registre de leurs traitements de données scolaires. Il s’agit entre autres de permettre aux parents d’élèves de savoir comment les données de leurs enfants sont traitées.

Actions de groupe

Les actions de groupe, déjà autorisées depuis fin 2016 pour faire cesser en justice un manquement par un responsable de traitement ou un sous-traitant, sont étendues à la réparation des préjudices matériels et moraux subis en cas de violation des données personnelles.

En vertu du RGPD, les citoyens peuvent aussi se faire représenter par les associations ou organismes actifs dans le domaine de la protection des données personnelles pour exercer en leur nom une réclamation auprès de la CNIL, un recours juridictionnel contre la CNIL ou contre le responsable du traitement ou sous-traitant.

Récemment, l’association La Quadrature du Net a déposé une réclamation collective auprès de la CNIL. Elle est dirigée contre les GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft). L’association estime, en effet, que ces derniers ne respectent pas le RGPD sur le consentement « libre et éclairé » des internautes.

Le libre choix de ses applications sur smartphone

Cette disposition est issue de l’amendement « Bothorel », du nom du député qui l’a porté. Aujourd’hui, la quasi-totalité des smartphones vendus en France et en Europe sont équipés d’un système d’exploitation mobile iOS ou Android. Ces systèmes sont imposés ainsi que le moteur de recherche par défaut (souvent Google). Il n’y a donc pas de consentement véritable des utilisateurs. La loi oblige désormais les fabricants ou distributeurs de smartphones à proposer aux consommateurs plus de choix dans les applications. L’objectif est de faire un peu plus de place aux navigateurs web et moteurs de recherche « alternatifs ». Ceux-ci sont parfois plus respectueux de la protection des données personnelles de leurs utilisateurs (par ex. Qwant en France).

La transposition de la directive « police »

Enfin, la loi du 20 juin 2018 transpose la directive du 27 avril 2016 dite « police – justice ». Celle-ci harmonise le régime des traitements à finalité pénale. Il est clairement fait référence aux fichiers de police et de justice comme le fichier national des empreintes génétiques. Par contre, les fichiers de renseignement sont exclus.

Un droit à l’information est en particulier créé pour les personnes fichées en matière pénale. Ces dernières peuvent aussi désormais exercer de façon directe leur droit d’accès auprès du responsable du traitement (sauf exceptions). Elles peuvent ensuite demander la rectification des données les concernant, voire leur effacement.

Les autorités publiques doivent, par ailleurs, respecter un certain nombre d’obligations. Parmi celles-ci, citons la production d’une analyse d’impact pour les données sensibles, la tenue d’un registre des activités du traitement et d’un journal pour certaines opérations de traitement, la désignation d’un délégué à la protection des données, la communication de toute violation de données à la CNIL et à la personne concernée, etc.

De nouvelles règles sur les transferts de données personnelles vers les autorités judiciaires et les forces de l’ordre des pays hors Union européenne sont également posées.

 

RGPD: Optical Center va payer 250.000 € d’amende! Et vous?

La formation restreinte de la CNIL a prononcé le 7 mai dernier une sanction de 250.000 euros à l’encontre de la société OPTICAL CENTER. Celle-ci est accusée avoir insuffisamment sécurisé les données de ses clients effectuant une opération en ligne sur son site internet. Heureusement, à cette date, le RGPD n’était pas encore entré en vigueur. Ceci explique le montant relativement faible de l’amende infligée. Après le 25 mai, la même infraction aurait pu être sanctionnée d’une amende allant jusqu’à 20 millions d’Euros.

Et vous? Où en êtes-vous de votre mise en conformité un mois après l’entrée en vigueur des sanctions? 

RGPD la CNIL sanctionne Optical Center
Crédits © Jürgen Fälchle

C’est la première fois que la CNIL inflige une amende conséquente pour un défaut de sécurité sur un site web. Alors des questions se posent. Pourquoi et comment les données personnelles des clients d’une entreprise peuvent-elles se retrouver accessibles par un simple clic dans un navigateur… par la planète entière ?

La décision de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés) a été prise deux semaines seulement avant l’entrée en vigueur du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD). Après le 25 mai, Optical Center aurait pu payer jusqu’à 20 millions d’euros — ou 4% du chiffre d’affaire du groupe — au lieu des 250.000 € exigés. Ce qui est reproché à la société est très grave et nous allons essayer de l’analyser. Pourtant, l’Entreprise a été très réactive. Le défaut de sécurité sur son site web a été corrigé le lendemain de sa découverte. Cependant la CNIL a estimé qu’elle ne pouvait pas laisser une telle infraction à la loi sans sanctions. Il faut souligner que Optical Center avait déjà été condamnée à 25.000 € pour le même type de manquement en 2015.

Il s’agit d’un défaut de sécurité et non d’une faille exploitée

C’est quoi la différence?

Suite à un signalement, la CNIL a effectué un contrôle en ligne. Le site web d’Optical Center permettait l’accès direct par navigateur — sans vérification d’authentification — à 334.000 factures de ses clients. Autrement dit, n’importe qui pouvait télécharger les documents en question. Il suffisait de taper l’adresse web y donnant l’accès. Ces factures contenaient les noms et les prénoms des clients ainsi que leur adresse postale, leurs coordonnées téléphoniques et pour certains, leur numéro de sécurité sociale et des informations médicales (correction ophtalmique). Selon la CNIL, qui a été informée d’une « fuite de données conséquente » en juillet 2017 du site  www.optical-center.fr, « le site n’intégrait pas de fonctionnalité permettant de vérifier qu’un client est bien connecté à son espace personnel (« espace client ») avant de lui afficher ses factures. Il était ainsi relativement simple d’accéder aux documents d’un autre client de la société ».

Le site web d’Optical Center n’a donc pas été piraté. La fuite de données provenait simplement d’un défaut d’administration du site. C’est très différent d’un piratage exploitant une « faille » du serveur. Dans le cas d’un piratage, des compétences techniques pointues auraient été nécessaires pour contourner la sécurité établie. Il aurait fallu pénétrer par un moyen technique dans le système distant afin d’y copier des fichiers. Dans l’affaire Optical Center, il n’y avait aucun besoin de prouesses techniques pour copier les 334.000 documents. L’accès aux factures des autres clients était direct, comme pour accéder à ses propres factures.

La sanction tient compte des précédents

Cette fois, la CNIL indique que Optical Center a immédiatement averti son prestataire. « Tout en soulignant la réactivité de la société dans la résolution de la faille, la formation restreinte [de la CNIL, en charge de l’instruction des sanctions] a considéré que la question de la restriction d’accès aux documents mis à disposition des clients, à partir de leur espace réservé, aurait dû faire l’objet d’une attention particulière de la part de la société » précise l’autorité administrative indépendante.

Compte tenu notamment de la particulière sensibilité des données ayant été rendues librement accessibles, du nombre de clients impactés et du volume de documents contenus dans la base de données de la société à la date de l’incident (plus de 334.000), la formation restreinte a décidé de rendre publique sa décision. Donc, ce sont la récidive et la quantité de données accessibles qui expliquent la lourdeur de la sanction.

Les sites internet doivent être mieux sécurisés

Le coup de poing sur la table de la CNIL

L’amende de 250.000 € à l’encontre d’Optical Center est un coup de semonce. Cela devrait faire réfléchir les entreprises sur leurs obligation de sécurisation de leurs sites web. Cette affaire n’est pas sans rappeler celle de la fuite de données sur le site web de Darty. Celle-ci avait conduit la CNIL à infliger à la célèbre marque d’électroménager une amende de 100.000 € pour des raisons similaires.

La mise en place de contrôles d’accès sécurisés, leur vérification par des administrateurs, sont le b.a.ba de la sécurité informatique — dont celle des sites internet. Il est surprenant que des entreprises recueillant des informations sur leurs clients ne soient pas en mesure de faire le minimum à ce niveau là. Ce constat est inquiétant, surtout pour des entreprises aux chiffres d’affaire importants et dont les moyens sont parfaitement suffisants pour s’assurer une « qualité normale » de sécurité de leurs sites internet.

Des entreprises focalisées uniquement sur les coûts

D’ailleurs, c’est bien là que réside la raison de ces défauts de sécurité. Payer des gens compétents est un élément vital en sécurité informatique. Or la culture des entreprises françaises, de ce point de vue là, ne semble pas être encore à la hauteur des enjeux. Les Entreprises Françaises sont malheureusement toujours focalisée sur les coûts au détriment des risques. Souvent, les salaires des techniciens sont faibles, leur nombre est insuffisant. Dans de nombreux cas les Responsables de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) sont inexistants. Enfin, plus souvent encore, l’Entreprise n’a pas nommé de CISO (Chief Information Security Officer) à son comité de direction.

De fait, les « économies » des entreprises (et des structures publiques) sont souvent réalisées sur le dos de la sécurité des SI. Par conséquent la France apparait, en matière de protection des données personnelles, comme un très mauvais élève. Un chiffre est éloquent concernant la sécurité des SI. Selon les dernières statistiques de l’ISO, la France compte 209 entreprises certifiées ISO 27001. Ce chiffre est à mettre en relation avec les statistiques de nos voisins. On recense 1338 entreprises certifiées ISO 27001 en Allemagne, 3367 au Royaume Uni, 1220 en Italie et 752 en Espagne. Il y a donc un gros travail à faire pour les Entreprises Françaises pour revenir dans la moyenne européenne.

Enfin, le dernier problème concerne les lanceurs d’alerte en sécurité informatique. Ils sont la plupart du temps attaqués en justice en France, plutôt qu’écoutés. Pas certain que dans ces conditions la sécurité des sites web n’y gagne beaucoup…

Et vous? Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires?

Si vous en doutez, n’hésitez pas à poster vos commentaires et vos questions. Nos consultants experts se feront un plaisir de vous répondre.

RGPD/GDPR : appuyez-vous sur COBIT

Dans notre précédent article intitulé RGPD/GDPR ; Les changements au 25 Mai 2018, nous vous avons proposé 10 axes clés pour devenir conforme au RGPD. La mise en conformité est, par définition, un projet transversal relevant de la gouvernance de l’Entreprise. Or, dès lors qu’on parle de Gouvernance, le référentiel susceptible de nous aider est COBIT 5. Dans quelle mesure, COBIT 5 peut-il nous aider à mettre en oeuvre le RGPD (GDPR) via ses 7 facilitateurs, en s’appuyant sur les 5 principes de la Gouvernance?

RGPD : comment COBIT peut vous aider
Crédits : Tatyana – Fotolia.com

Le RGPD (GDPR en Anglais) contient 99 articles définissant les exigences et les droits accordés aux citoyens de l’UE. Le RGPD (/GDPR) décrit également la structure de conformité et pénalités pour non-conformité. Chaque organisation a besoin de bien comprendre le RGPD (/GDPR) et de déterminer ses prochaines actions. Nous allons, pour les principaux sujets de préoccupation, décrire comment l’approche COBIT peut vous aider à y répondre.

Quel rapport en tre RGPD (GDPR) et COBIT?

Le RGPD (GDPR en Anglais) est une Règlementation Européenne destinée à la protection des renseignements et des données personnelles des citoyens de l’Union. Il s’agit donc d’une loi, applicable à toute entreprise ou organisme, public ou privé, dans l’Espace Economique Européen. Cette loi est entrée en vigueur le 4 Mai 2016 (date de publication au journal officiel de l’Union Européenne) . La Commission Européenne a accordé  deux ans de grâce aux Etats et aux organisations pour se mettre en conformité. Ce délai de grâce expire le 25 Mai 2018. Par conséquent, les sanctions prévues par loi vont s’appliquer à compter cette date. De plus, il faut reconnaître que les sanctions prévues sont dissuasives (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel pour les grandes entreprises et 20 Millions d’Euros pour les TPE et PME).

Malheureusement, comme d’habitude, les organisations des pays francophones ont attendu le dernier moment pour se préoccuper de leur mise en conformité. Aussi, à un mois de l’échéance, beaucoup d’entre elles commencent seulement à se poser la question. De plus, elles pensent, de façon totalement erronée, qu’il s’agit simplement d’un projet informatique de plus.

La conformité légale et réglementaire est, par essence, un sujet de Gouvernance des Entreprises. Dans le cas précis du RGPD, il s’agit de Gouvernance du Système d’Informations. Or le référentiel de Gouvernance du Système d’Informations, reconnu dans le monde entier, n’est autre que COBIT 5. Il apparaît donc clairement que COBIT 5 peut nous aider efficacement à mettre en oeuvre des exigences du RGPD (GDPR).

Quelques exigences clés du RGPD (GDPR)

Identification des données présentant un risque élevé et analyses d’impact

Les entreprises ont désormais l’obligation effectuer des analyses d’impact sur la protection des données (DPIA) lors de l’utilisation de nouvelles technologies ou lors du lancement de nouveaux projets, pour toute donnée présentant un risque élevé pour les droits et libertés des citoyens de l’UE. Ces analyses d’impact doivent également décrire comment l’entreprise entend aborder le risque grâce à un traitement systématique et étendu ou via des activités de surveillance. Donc, cela s’apparente à une évaluation traditionnelle des risques qui analyse les risques et les mesures en place pour y remédier. Ainsi, il est simple, en nous appuyant sur la cascade d’objectifs, d’identifier les processus primaires de COBIT à considérer:

  • EDM02 Ensure Benefits Delivery ;
  • EDM04 Ensure Risk Optimization ;
  • APO11 Manage Quality ;
  • APO12 Manage Risk ;
  • APO13 Manage Security ;
  • DSS05 Manage Security Services ;
  • DSS06 Manage Business Process Controls.

Protection, traitement et stockage des données personnelles

Les données personnelles de chaque personne concernée doivent être traitées de manière transparente, et uniquement pour les finalités spécifiées. L’Entreprise doit garantir un niveau « raisonnable » de protection des données et des renseignements personnels. Les données doivent être traitées en toute sécurité pour se protéger contre tout accès non autorisé, perte ou dommage. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées doivent être mises en oeuvre. Le RGPD (GDPR) ne définit pas ce que cela signifie de façon précise. Il est cependant clair que si les données sont perdues ou volées, l’entreprise est manifestement en violation de la conformité. Les principaux processus COBIT à considérer sont donc les suivants :

  • EDM05 Ensure Stakeholder Transparency ;
  • APO01 Manage the IT Management Framework ;
  • APO02 Manage Strategy ;
  • APO03 Manage Enterprise Architecture ;
  • APO10 Manage Suppliers ;
  • BAI01 Manage Programs and Projects ;
  • BAI02 Manage Requirements Definition ;
  • BAI03 Manage Solutions Identification and Build ;
  • BAI04 Manage Availability and Capacity ;
  • BAI06 Manage Changes ;
  • BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning ;
  • BAI08 Manage Knowledge ;
  • BAI09 Manage Assets ;
  • BAI10 Manage Configuration.

Consentement, portabilité, droit d’accès et droit à l’oubli

Les individus doivent donner leur consentement explicite concernant le traitement de leurs données personnelles. Rappelons que le RGPD (GDPR) considère comme traitements la collecte initialel’enregistrementl’organisationla structurationla conservationl’adaptation ou la modificationl’extractionla consultationl’utilisationla communication par transmissionla diffusion ou toute autre forme de mise à dispositionle rapprochement ou l’interconnexionla limitationl’effacement jusqu’à la destruction.

Ces personnes (« les personnes concernées ») ont le droit de savoir, sur demande, quelles données personnelles une entreprise utilise et comment ces données sont utilisées. Un citoyen de l’UE peut également obtenir, sur demande, le transfert de ses données personnelles d’une entreprise à une autre dans un format lisible par machine. De plus, les entreprises ont l’obligation  d’arrêter de traiter et / ou de supprimer des données personnelles sur un citoyen de l’UE sur sa demande. Cette exigence va plus loin: il s’agit de permettre aux citoyens de l’UE le droit d’être oublié en ayant des données personnelles supprimées sur demande. Les principaux processus COBIT à considérer sont les suivants :

  • EDM05 Ensure Stakeholder Transparency ;
  • APO01 Manage the IT Management Framework ;
  • APO08 Manage Relationships ;
  • APO09 Manage Service Agreements ;
  • APO10 Manage Suppliers ;
  • BAI08 Manage Knowledge.

Nomination d’un délégué à la protection des données

Certaines organisations ont obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Le rôle du DPO est de superviser la stratégie de sécurité des données de l’entreprise et sa conformité au RGPD (GDPR). Alors, quelles sont les  organisations qui ont l’obligation d’avoir un DPO? L’exigence s’applique à toute organisation qui traite ou stocke de grandes quantités de données sur les citoyens de l’UE. Elle s’applique également aux organisations qui traitent ou stockent des données personnelles, surveillent régulièrement les individus. Enfin elle s’applique à toutes les autorités publiques. Pour répondre à cette exigence, les principaux processus COBIT à considérer sont :

  • EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance ;
  • APO07 Manage Human Resources ;
  • BAI05 Manage Organizational Change Enablement.

Notification des violations de données à caractère personnel

Les entreprises (et plus particulièrement les responsables du traitement) doivent informer les autorités de contrôle dans les 72 heures suivant la découverte d’une violation de données à caractère personnel. Les sous-traitants sont généralement ceux qui découvrent en premier  une telle violation de données. Par conséquent, la loi les rend responsables d’informer sans délai le responsable du traitement. Beaucoup d’organisations ont déjà mis en place de telles procédures. Cependant,  peu d’entre elles effectuent régulièrement des tests pour s’assurer que les exigences sont bien respectées. Concernant cet axe de travail, les principaux processus COBIT à considérer sont :

  • DSS01 Manage Operations ;
  • DSS02 Manage Service Requests and Incidents ;
  • DSS03 Manage Problems ;
  • DSS04 Manage Continuity ;
  • DSS05 Manage Security Services ;
  • DSS06 Manage Business Process Controls.

Assurer la conformité réglementaire

Pour assurer la conformité à la législation, les organisations ont l’obligation de s’évaluer, de surveiller et d’évaluer en permanence leurs contrôles et d’étudier les améliorations continues à mettre en oeuvre en termes de technologies et d’idées. Les organisations doivent également fournir l’assurance qu’elles suivent les obligations énoncées. Pour cette exigence du RGPD (GDPR) les principaux processus COBIT à améliorer sont les suivants :

  • APO04 Manage Innovation ;
  • APO05 Manage Portfolio ;
  • APO06 Manage Budget and Costs ;
  • MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance ;
  • MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal Control ;
  • MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance With External Requirements.

Quelques conseils et astuces pour réussir la mise en œuvre du RGPD

Pour faciliter le travail de mise en conformité, nous vous livrons ici une série de conseils et d’astuces basés sur COBIT 5. De plus, ces conseils et astuces proviennent des observations et recommandations issues de l’expérience d’organisations qui ont déjà entamé, et pour certaines terminé avec succès, leur marche vers la conformité au RGPD (GDPR). Ce qui suit est  donc, de fait, une liste des facteurs clés de succès à prendre en compte dans votre programme de mise en conformité.

1. Créez un sentiment d’urgence et de criticité au niveau du top management

Très logiquement, c’est la toute la première des choses à faire. Obtenir le soutien de niveau exécutif est clé. C’est ce soutien qui déclenchera les attitudes et provoquera les attentes nécessaires permettant d’adopter avec succès les bonnes pratiques de gouvernance. En effet ce sont ces pratiques qui permettront d’appliquer et de se conformer les exigences du RGPD. Pour obtenir ce soutien précieux, vous devez absolument convaincre le Comité de Direction de l’urgence et de la criticité de ce programme.

Astuce : Lisez COBIT 5 Implementation Guide pour plus de conseils et techniques permettant d’obtenir un soutien de niveau exécutif et faire reconnaître le besoin d’agir.

2. Considérez le RGPD comme une opportunité de créer davantage de valeur

Le RGPD n’est pas seulement un contrainte. C’est aussi l’opportunité d’améliorer les pratiques et créer davantage de valeur pour les parties prenantes de l’organisation. Bien que mettre en oeuvre et maintenir la conformité puisse sembler pesant, c’est clairement la bonne approche. Rappelez-vous que la raison d’être de l’entreprise est de créer de la valeur pour les parties prenantes. Et le RGPD  bien appliqué est un important contributeur à la création de valeur ajoutée.

Astuce : La cascade d’objectifs de COBIT 5 identifie les besoins des parties prenantes et les transforme en objectifs d’affaires. Ensuite ceux-ci sont déclinés en objectifs informatiques permettant de soutenir les objectifs métiers. Enfin, les objectifs informatiques permettent d’identifier les processus les plus appropriés sur lesquels se concentrer pour améliorer valeur pour les parties prenantes.

3. Inventoriez les pratiques et les référentiels utilisés actuellement

Identifiez les pratiques et les référentiels utilisés actuellement dans le cadre de la gouvernance et de management de l’entreprise, y compris le plan de protection des données existant. La plupart des entreprises ont déjà mis en place un tel  plan (souvent basé sur ITIL, COBIT ou ISO 27001 par exemple). Cependant elles devront le revoir et le mettre à jour pour s’assurer qu’il s’aligne bien avec les exigences du RGPD.

Astuce : Le RGPD est une préoccupation réglementaire qui peut être satisfaite en s’appuyant sur les meilleures pratiques existantes du marché telles que COBIT, ITIL, TOGAF (le référentiel d’architecture d’entreprise de l’Open Group), le cadre de l’Institut National Américain des normes et de la technologie (NIST), les normes ISO (ISO 27001, ISO 29100 par exemple) et bien d’autres. N’hésitez pas à vous appuyer sur ce qui existe déjà au sein de l’Organisation.

4. Considérez COBIT 5 un intégrateur des autres référentiels de bonnes pratiques

Ne vous arrêtez pas à un seul référentiel. Il s’agit là d’une extension de l’astuce précédente. Bien que COBIT soit le seul cadre d’affaires pour la GEIT (Gouvernance de l’Information d’Entreprise et des Technologies associées), COBIT n’est pas le seul référentiel susceptible de vous aider. Cependant, il est bien adapté pour servir de cadre pour aider à déterminer les composants nécessaires d’autres référentiel et fournir un vrai modèle GEIT.

Astuce : Le site web COBIT Online contient des informations supplémentaires à propos de cette approche https://cobitonline.isaca.org/about.

5. Nommez un DPO dès maintenant

Nommez dès maintenant un DPO et d’éventuels autres rôles pertinents. Même dans entreprises qui ne sont pas concernées par le RGPD, certains rôles sont indispensables. Ils doivent être identifiés et assignés. Ces rôles peuvent être remplis sous des noms différents. L’essentiel est que les responsabilités correspondantes soient bien attribuées sans qu’il n’y ait de conflit d’intérêt.

Astuce : La publication COBIT 5: Enabling Processes identifie les diagrammes RACI pour chacun des 37 processus de COBIT 5. Vous pouvez vous en inspirer pour identifier les rôles et responsabilités nécessaires au bon fonctionnement de votre organisation.

6. Menez une évaluation des risques

Une évaluation des risques d’entreprise permet d’aider à la prise de décision. Il est important de savoir quelles données personnelles l’entreprise stocke et traite sur les citoyens de l’UE, ainsi que le risque associé. Les évaluations des risques permettent d’identifier les risques, de déterminer des mesures pour réduire les risques et développer des plans d’actions pour gérer les risques. Avant chaque traitement important et au début de chaque nouveau projet, le RGPD impose qu’une analyse d’impact sur les données personnelles soit menée et que des actions soient prises en fonction des risques identifiés.

Astuce : COBIT 5 for Risk et ISO 31000 constituent d’excellents cadres de référence pour déterminer le processus approprié d’évaluation des risques et le relier aux exigences du RGPD.

7. Lancez un vaste programme de sensibilisation et de formation

Tout le personnel de l’organisation doit être familier avec les exigences du RGPD ainsi qu’avec leurs applications à chaque rôle spécifique de l’Entreprise. La formation est probablement l’une des actions les plus importantes qu’une entreprise peut lancer pour augmenter la probabilité de réussite d’un programme tel que la mise en conformité à la réglementation.

Astuce : Dans les entreprises qui s’appuient sur COBIT pour leur gouvernance et le suivi de leur conformité, le cours COBIT 5 Foundation constitue une excellente première étape. Dans tous les cas, une sensibilisation au RGPD  d’une journée est un bon point de départ pour l’ensemble des employés traitant des données personnelles.

8. Préparez et répétez les plans de réponse aux incidents

Planifiez les plans de réponse aux incidents. Et surtout n’oubliez pas de les tester, de les répéter et de les revoir régulièrement. La plupart des organisations ont déjà mis en place une forme de processus de gestion incidents. Cependant, le RGPD impose certaines exigences qui n’ont pas toujours été prises en compte dans le plan déjà en place. Notamment, les entreprises doivent signaler toute violation de données personnelles à l’Autorité de Contrôle dans les 72 heures suivant sa découverte. La façon dont les équipes d’intervention réagiront influera directement sur les risque d’amendes pour l’entreprise en cas de non respect des exigences.

Astuce : Améliorez les procédures existantes de gestion des incidents en vous appuyant, le cas échéant, sur les processus COBIT, ITIL ou ISO 27001 applicables et adaptez les pour créer un modèle spécifique intégrant les exigences du RGPD.

9. Focalisez-vous sur l’information

Quand on parle de protection des données personnelles, on fait référence à un type particulier d’information.. Rappelez-vous que l’information est un actif, une ressource qui, si elle n’est pas protégée peut devenir un passif. Comprendre les attributs, l’emplacement et le cycle de vie des données permet d’améliorer la capacité de l’entreprise à fournir les protections requises par le RGPD.

Astuce : COBIT 5: Enabling Information peut aider à la compréhension du cycle de vie et des attributs de l’information.

10. Effectuez des évaluations et des audits continus

Le maintien de la conformité nécessite un suivi et une amélioration continue. Il est important pour l’entreprise de ne pas laisser ses efforts s’estomper en passant à la prochaine initiative. Dans ce cas,  des surprises désagréables peuvent survenir. Poursuivez l’élan sans relâcher les efforts.

Astuce : Utilisez le modèle de mise en œuvre de COBIT (COBIT Implementation) ou l’approche d’amélioration continue des services d’ITIL (CSI) et veillez à ce les fonctions d’audit et d’audit interne soient pleinement impliquées dans la démarche.

Les apports de COBIT dans votre mise en conformité avec le RGPD

Les organisations qui se concentrent uniquement sur la conformité sont généralement celles qui n’ont pas mis en oeuvre de cadre de gouvernance. La conformité au RGPD n’est qu’une conformité supplémentaire à respecter. C’est une composante d’une initiative plus vaste basée sur un ratio risque / bénéfice. L’objectif doit être d’équilibrer cette conformité avec les performances de l’entreprise. Le référentiel COBIT 5 est complet dans la couverture de la gouvernance d’entreprise. Cependant il ne répond pas à tous les besoins de conformité d’une entreprise. Toutefois, il peut certainement fournir le cadre de gouvernance et de gestion permettant de déterminer l’approche la plus appropriée visant à créer de la valeur et de la confiance pour les parties prenantes. Dans ce cas, il permet de donner l’assurance que les données personnelles bénéficieront de bien de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité sur la base du RGPD (GDPR).

Une remarque? Un commentaire? Une question? N’hésitez pas à lancer la discussion. Nos experts sont à votre disposition pour vous répondre. Alors merci de nous laisser un commentaire sur ce blog.

RGPD/GDPR : Quels changements le 25 mai 2018?

Le règlement européen en matière de protection des données à caractère personnel ou RGPD (GDPR en Anglais) est la nouvelle réglementation européenne qui s’applique désormais à toute organisation, publique ou privée, traitant des données relatives aux personnes physiques avec lesquelles elles interagissent (clients, prospects, employés, partenaires, …) dans l’Espace Economique Européen. Il y avait déjà, en France, une loi qui protégeait les citoyens contre les traitements abusifs de leurs données personnelles. Il s’agit de la Loi Informatique et Libertés de 1978. Au niveau Européen, il s’agissait de la Directive 95/46/CE qui était en vigueur depuis 1995. Alors, avec le RGPD (GDPR), qu’est-ce qui change vraiment le 25 Mai 2018? Et pourquoi à un peu plus d’un mois de l’échéance, tous les acteurs économiques sont-ils aussi fébriles?

RGPD/GDPR - Les changement au 25 Mai 2018
Crédits : Vasily Merkushev – Fotolia.com

La nouveauté tient essentiellement au fait que le régulateur a prévu des montants d’amendes administratives énormes en cas de non-conformité avec le RGPD (GDPR). Ces amendes doivent être efficaces, proportionnées et dissuasives ainsi que le mentionne la loi. Elles peuvent aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial pour les groupes internationaux. Leur montant peut atteindre jusqu’à 20 millions d’euros pour les PME. Elles seront applicables dès le 25 Mai 2018 en cas de non respect de la loi. J’entends déjà les commentaires « Il ne faut pas paniquer, il y aura un délai de grâce« . Le problème c’est que c’est le délai de grâce qui se termine le 25 Mai 2018. En fait la réglementation est déjà applicable depuis Avril 2016. La Commission Européenne a laissé deux années de grâce avant l’application des sanctions. Son objectif était de permettre aux entreprises et organisations publiques pour se mettre en règle.

Afin de vous guider de façon efficace, nous allons voir pas à pas les obligations principales auxquelles vous devez vous soumettre ainsi que les actions à entreprendre pour mettre votre organisation en conformité avec le RGPD (GDPR). Ce post constitue une introduction à une série d’articles, à venir dans les prochaines semaines, qui détailleront chacune de ces actions.

Une chose est claire. Si vous n’avez pas encore commencé la mise en conformité, vous n’avez aucune chance d’être prêts pour le 25 Mai 2018. Alors il vous incombe de prioriser les actions et d’être en mesure de démontrer que vous avez démarré. Vous pourrez toujours espérer la mansuétude de l’autorité de contrôle.

Trois pièges à éviter

S’agit-il vraiment d’une problématique informatique?

Tout d’abord, essayons d’évacuer un mythe. Le mise en conformité avec le RGPD (GDPR) n’a rien à voir avec une obligation au niveau informatique. Les affaires sont un peu difficiles pour les sociétés spécialisées en informatique qui prolifèrent. Depuis que l’information sur le montant des amendes circule, beaucoup d’entre elles, voyant là un créneau pour se développer, proposent des logiciels vous permettant de réaliser cette mise en conformité. Il s’agit là d’une énorme arnaque. Le problème est d’abord un problème de gouvernance de votre organisation et non un problème informatique. Bien sûr, cela pourra ensuite déboucher sur une mise en conformité des systèmes informatiques que vous utilisez. En aucun cas un nouveau logiciel ne vous permettra d’être en conformité avec le RGPD (GDPR). Donc exit les logiciels estampillés ‘conforme au RGPD’ (GDPR compliant).

Comme d’habitude en pareil cas, le marché foisonne de charlatans.Ils ne connaissent souvent pas le premier mot de la loi et proposent des outils tout faits pour résoudre tous les problèmes. Ils résolvent surtout le problèmes que vous n’avez pas, ignorant ceux que vous avez vraiment. En effet la plupart de ces charlatans sont seulement des informaticiens et en aucun cas des juristes. Leur caractéristique commune est essentiellement qu’ils sont incapables de comprendre la loi. Soyez donc prudents avant de vous lancer dans un chantier périlleux tout autant qu’onéreux!

Votre organisation est-elle concernée par le RGPD (GDPR)?

Le deuxième mythe qu’il nous faut lever c’est celui qui consiste à penser que toutes les organisations sont concernées. C’est archi-faux. Seules les organisations qui manipulent des données personnelles sont concernées. Les données d’entreprise ne sont pas concernées par la réglementation. Il y a aussi une notion de taille de l’entreprise et de cible qui entre en jeu.

Les sanctions prévues seront-elles vraiment appliquées?

amende-GDPR
Crédit : Gilles Paire – Fotolia.com

Le troisième piège consiste à se dire que, compte tenu de l’ampleur de la tâche qui attend les autorités de contrôle nationales (en France c’est la CNIL) et de leur manque de moyens, rien ne se passera vraiment. C’est négliger un élément important. Il s’agit d’une loi européenne. Donc, en cas de non application dans un pays, des sanctions tomberont directement sur le pays. Les autorités de contrôle, indépendantes des gouvernements nationaux, vont simplement devoir prioriser leurs actions. Elles vont aussi devoir prioriser les organisation qui représentent le plus de risques pour les citoyens.

Il peut s’agir d’entreprises d’ores et déjà ciblées et qui vont devoir se mettre en conformité (Mise en demeure de DIRECT ENERGIE). C’est aussi le cas d’Entreprises pour lesquelles les organismes de contrôle reçoivent des plaintes de personnes physiques. Il peut s’agir d’organisations dont la protection des données personnelles a été testée par une publication et pour laquelle les non-conformités ont été rendues publiques (condamnation récente de DARTY). Enfin, il peut s’agir d’organismes publics qui n’auront pas désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (DPO).  Ce serait le cas, par exemple, d’une municipalité de quelques milliers d’habitants n’ayant pas nommé de DPO.

Le RGPD (GDPR) s’applique-t-il à mon Entreprise ?

Notion de donnée personnelle et de traitement

Le texte de la loi

La loi fournit quelques définitions aux articles 2 et 4 permettant de mieux comprendre le périmètre du RGPD (GDPR). Vous pouvez consulter le texte intégral de la réglementation en ligne sur le site de la CNIL.


Article 4. Définitions

  1. «données à caractère personnel», toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»). Est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
  2. «traitement», toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Que faut-il comprendre?

D’après l’article 4, est considérée comme donnée personnelle toute donnée relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Le traitement, pour sa part, démarre au moment de la collecte et se termine après la destruction des informations. Le traitement peut donc consister en une action réalisée par le responsable du traitement. Par exemple il peut consister en la collecte, l’enregistrement, l’organisation, l’extraction de données personnelles. Il peut être « passif » comme la mise à disposition, conservation ou diffusion (via un site web ou un réseau social). Le périmètre apparaît donc extrêmement vaste.

Champ d’application matériel du RGPD (GDPR)

Le texte de la loi

L’article 2 précise de façon plus limitée le champ d’application matériel de la loi.


Article 2. Champ d’application matériel

  1. Le présent règlement s’applique au traitement de données à caractère personnel, automatisé en tout ou en partie, ainsi qu’au traitement non automatisé de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier.
  2. Le présent règlement ne s’applique pas au traitement de données à caractère personnel effectué :
      • a) dans le cadre d’une activité qui ne relève pas du champ d’application du droit de l’Union;
      • b) par les États membres dans le cadre d’activités qui relèvent du champ d’application du chapitre 2 du titre V du traité sur l’Union européenne;
      • c) par une personne physique dans le cadre d’une activité strictement personnelle ou domestique;
      • d) par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d’enquêtes et de poursuites en la matière ou d’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre des menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces.

Comment l’interpréter?

La loi est donc extrêmement claire quant à son champ d’application. Elle s’applique à tout traitement par une organisation publique ou privée de données personnelles par un moyen informatisé ou non. Seules les données personnelles sont concernées. Les données d’entreprise (sur des processus, des procédures, des produits, etc.) ne sont pas concernées par le RGPD (GDPR). Les personnes physiques qui gèrent leusr contacts téléphoniques sur leur téléphone portable sont également exclues de la réglementation. En d’autres termes, si vous êtes une collectivité, une entreprise, une association à but non lucratif, et si vous recueillez et gérez des noms, prénoms, adresses email, photos, des numéros de sécurité sociale ou des adresses IP, alors le règlement s’applique et vous êtes dans l’obligation de mettre votre traitement en conformité.

Quelles sont les obligations principales du RGPD (GDPR)?

Pour vous mettre en conformité avant le 25 Mai 2018, nous pouvons déjà vous donner 10 recommandations clés à mettre en oeuvre immédiatement. Ce ne sera bien sûr pas suffisant pour être conforme mais cela démontrera au moins que vous avez initié la démarche.

RGPD/GDPR : Les obligations
Crédits : Vasily Merkushev – Fotolia.com

1. Identifiez les données à caractère personnel que vous traitez

Il peut s’agir de données relatives à vos clients, à des prospects, à des membres (dans le cas d’une association), à vos employés , etc. Et identifiez les traitements que vous mettez en oeuvre pour chacune d’entre elles. Les traitements peuvent être manuels (par exemple basées sur des formulaires papier) ou informatisés. Documentez tous ces éléments avec les types de traitements réalisés pour chaque type de données.

2. Etablissez un registre des traitements

La loi exige que vous teniez un registre détaillé de tous les traitements réalisées sur les données personnelles indépendamment du fait que le traitement soit manuel ou informatisé, réalisé en interne ou sous-traité. Ce registre des traitements, obligatoire, vous permettra de démontrer que tous les traitements réalisés sont conformes au RGPD(GDPR).

3. Obtenez le consentement explicite des personnes concernées avant tout traitement

Tout traitement de données personnelles doit être précédé de l’obtention du consentement explicite des personnes concernées. N’oubliez pas que la collecte constitue un traitement. Cela signifie qu’avant de débuter la collecte d’informations personnelles, la personne concernée doit avoir exprimé clairement son consentement. Ceci implique qu’il n’est plus possible d’avoir une simple case à cocher, déjà pré-cochée, à la fin d’un formulaire. Il faut d’abord qu’un écran préalable stipule les raisons explicites du traitement et leur durée. Le consentement doit impérativement être « actif » avant de pouvoir commencer la saisie des informations personnelles. A défaut de consentement, le formulaire de collecte ne doit même pas être présenté à la personne concernée. Tous les consentements doivent être conservés et présentés à l’autorité de contrôle sur simple demande.

4. Conservez une base légale à fournir sur demande à l’autorité de contrôle

On parle beaucoup de la nécessité d’obtenir le consentement des personnes. La réalité juridique c’est que le consentement n’est qu’une des 6 bases légales prévues au règlement (Article 6).

Le consentement n’est donc pas systématiquement nécessaire pour procéder au traitement de données à caractère personnel. Il existe des exceptions clairement définies au RGPD (GDPR) telles que lorsque la loi l’impose comme dans le cas des informations liées au droit du travail, de la médecine du travail ou du code des impôts par exemple. Mais en tout état de cause vous devez être en mesure de fournir tous les éléments au travers d’une base légale. Celle-ci doit être systématiquement tracée et vérifiée pour chaque traitement.

5. Evitez de traiter des données sensibles

Une autre obligation importante tient à l’interdiction de traitement des données sensibles, sauf exception explicitement prévue par la loi (Article 9). La première étape consiste déjà à déterminer si vous traitez des données sensibles. Au sens du RGPD (GDPR), on entend par données sensibles, des données qui peuvent avoir un impact sur les doits et libertés fondamentales des individus. Ainsi par exemple, l’origine ethnique ou raciale est une donnée sensible alors que les données financières ne le sont pas. Donc, en cas de doute, évitez de traiter des données sensibles sauf nécessité absolue et si vous êtes dans un des cas explicitement prévu par le RGPD (GDPR).

6. Pour chaque nouveau traitement important ou chaque nouveau projet réalisez une DPIA

L’analyse d’impact (DPIA) est un outil important pour la responsabilisation des organisations : elle les aide non seulement à construire des traitements de données respectueux de la vie privée, mais aussi à démontrer leur conformité au RGPD (GDPR). Elle est obligatoire pour les traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés.

Ainsi, généralement, les traitements qui remplissent au moins deux des critères suivants doivent faire l’objet d‘une analyse d’impact :

  • évaluation/scoring (y compris le profilage) ;
  • décision automatique avec effet légal ou similaire ;
  • surveillance systématique ;
  • collecte de données sensibles ;
  • collecte de données personnelles à large échelle ;
  • croisement de données ;
  • personnes vulnérables (patients, personnes âgées, enfants, etc.) ;
  • usage innovant (utilisation d’une nouvelle technologie) ;
  • exclusion du bénéfice d’un droit/contrat.

Exemple : une entreprise met en place un contrôle de l’activité de ses salariés, ce traitement remplit le critère de la surveillance systématique et celui des données concernant des personnes vulnérables donc la réalisation d’un DPIA sera nécessaire.

7. Organisez vos processus internes en intégrant le RGPD dans chacun d’entre eux

Réorganiser vos processus interne en intégrant les obligations du RGPD implique notamment :

  • de prendre en compte de la protection des données personnelles dès la conception d’une application ou d’un traitement (minimisation de la collecte de données au regard de la finalité, cookies, durée de conservation, mentions d’information, recueil du consentement, sécurité et confidentialité des données, s’assurer du rôle et de la responsabilité des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements de données). Pour cela, appuyez-vous sur les conseils du délégué à la protection des données (DPO) ;
  • de sensibiliser et d’organiser la remontée d’information en construisant notamment un plan de formation et de communication auprès de vos collaborateurs ;
  • de traiter les réclamations et les demandes des personnes concernées quand à l’exercice de leurs droits (droits d’accès, de rectification, d’opposition, droit à la portabilité, retrait du consentement) en définissant les acteurs et les modalités (l’exercice des droits doit pouvoir se faire par voie électronique, si les données ont été collectées par ce moyen) ;
  • d’anticiper les violations de données en prévoyant la notification à l’autorité de protection des données dans les 72 heures et, dans certains cas, aux personnes concernées dans les meilleurs délais.

8. Revoyez tous les contrats avec vos sous-traitants et intégrez-y des clauses conformes au RGPD

Le Règlement prévoit que le responsable du traitement est responsable (« accountable ») des traitements. Les traitements qui sont confiés à des sous-traitants sont, bien entendu, inclus. Le RGPD prévoit donc un certain nombre de stipulations impératives devant figurer dans tout contrat de sous-traitance.

RGPD/GDPR : Les contrats de sous-traitance
Crédits : © Viorel Sima – Fotolia.com

Entre autres, parmi les clauses obligatoires :

  • le rappel du rôle du sous-traitant dans la mesure où il « ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement ». Le contrat de sous-traitance doit donc prévoir les modalités pratiques de réception de ces instructions de la part du responsable du traitement. Le sous-traitant devra, pour sa part, conserver les preuves des instructions du responsable du traitement ;
  • le respect de la confidentialité ;
  • le respect des mesures de sécurité imposées par l’article 32 du Règlement ;
  • les modalités de traitement des demandes d’exercices des droits des personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles (Chapitre III du Règlement). Il s’agit notamment du droit d’accès, de rectification ou de limitation du traitement. Le Règlement ne met à la charge du sous-traitant qu’une obligation « d’aide » du responsable du traitement ;
  • le sort des données personnelles, en fin de contrat, au choix du responsable du traitement (restitution ou effacement) ;
  • la mise à la disposition du responsable du traitement de toutes les informations nécessaires lui permettant de démontrer le respect du Règlement avec la possibilité de réaliser d’éventuels audits ou inspections.

9. Formez la totalité de votre personnel en commençant par la Haute Direction jusqu’aux opérationnels

La mise en conformité au RGPD concerne l’ensemble des acteurs de l’Entreprise. La responsabilité échoit au Comité de Direction qui est responsable de la mise en oeuvre organisationnelle. Cela se traduira par la mise en oeuvre d’un système de management complet ainsi que son suivi régulier. Les exigences du RGPD sont transversales. Elles concernent absolument tous les métiers de l’Entreprise ainsi que tous les niveaux de management. Les opérationnels sont également concernés car ils auront la charge de la réalisation opérations quotidiennes. C’est donc l’ensemble du personnel qui doit être formé sur le contenu et les exigences du RGPD (GDPR).

Quelles directions sont concernées?

Est concernée au premier chef la Direction des Ressources Humaines qui gère les renseignements personnels relatifs aux salariés. La Direction des Achats est fortement impliquée également pour la mise en conformité des contrats de sous-traitance. La Direction juridique et de la Conformité sera la responsable idéale pour la mise en oeuvre et le suivi de la conformité. La DSI est également concernée, notamment dans le cadre de l’implémentation de la protection dès la conception et de la protection par défaut. Il s’agit là d’une exigence pour tous les systèmes informatiques utilisés pour le traitement de données personnelles. La Direction Marketing sera sans aucun doute également impactée pour déterminer les données personnelles à collecter. En cela, elle devra respecter le principe de minimisation des données. Bien sûr, toutes les équipes impliquées dans les projets et les opérations. Elles seront en charge d’intégrer les principes clés du RGPD dans leurs activités.

Quelles sont les formations disponibles?

Il est donc indispensable de former l’ensemble de ces acteurs sur les contenu de la réglementation. Il convient aussi de les former sur leurs propres responsabilités dans le respect du RGPD au sein de l’entreprise. A ce jour, plusieurs formations certifiantes existent. 2AB & Associates est d’ores et déjà en mesure de vous proposer des sessions de formation accréditées par EXIN et répondant aux besoins de l’ensemble de ces personnels :

  • Session de présentation exécutive (2  heures à 1/ journée) destinée aux membres du Comité de Direction
  • Sensibilisation au RGPD (1 journée) pour les managers en ayant un rôle dans la mise en conformité de l’Organisation
  • RGPD Foundation (2 jours) : formation certifiante destinée aux membres des équipes projets
  • RGPD Practitioner (3 jours) : formation pratique certifiante, basée sur des études de cas, destinée aux membres de l’équipe projet en charge de la mise en conformité et aux praticiens qui ont un rôle dans le suivi de la conformité au RGPD
  • Certification DPO ou Data Protection Officer (8 jours) : formation certifiante destinée spécifiquement aux DPO. Elle est composée des modules RGPD Foundation, RGPD Practitioner et ISO 27001 Foundation
  • Prochainement, nous vous proposerons une formation en e-Learning de sensibilisation pour l’ensemble des autres employés.

Toutes ce formations sont proposées en Français et en Anglais, selon le choix des Entreprises. Elles peuvent se dérouler dans le cadre de sessions internes à l’Organisation ou dans le cadre de nos sessions publiques.

10. Enfin, en cas d’obligation, nommez un DPO et communiquez ses coordonnées à l’autorité de contrôle

L’article 37 du règlement stipule que les organismes chargés de traiter des données désignent « en tout état de cause » un délégué à la protection des données (DPO) lorsque l’une des conditions suivantes est réalisée :

  • Le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public, à l’exception des juridictions agissant dans l’exercice de leurs fonctions juridictionnelles ;
  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en des opérations de traitement qui, du fait de leur nature, de leur portée et/ ou de leurs finalités, exigent un suivi régulier et systématique des personnes concernées
  • Les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales.

En résumé, les sociétés concernées sont donc celles qui sont amenées à traiter des données personnelles. Il n’y a pas de seuil plancher de taille. Une TPE remplissant les critères énumérés ci-dessus sera donc contrainte de nommer un DPO (data protection officer). En cas de non respect de cette exigence, les sanctions entrent en vigueur à partir du 25 mai 2018.

Vous avez des questions ou des remarques? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire et nos experts vous répondront.

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