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Combiner PRINCE2 et PMP pour des projets réussis

PRINCE2 et PMP présentent des perspectives très différentes en matière gestion de projet. Cependant la combinaison des deux fournit un outil puissant pour les organisations garantissant la réussite des projets. Dans cet article, nous décrivons les différences et les similitudes entre les deux approches de gestion de projet les plus reconnues au niveau mondial. Nous discuterons également des avantages à tirer de l’utilisation combinée de ces deux approches complémentaires pour la gestion de vos projets.

Combiner PRINCE2 et PMP

PMP versus PRINCE2

Le guide PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) et PRINCE2® (Project IN Controlled Environment) abordent la gestion de projets sous des perspectives très différentes.

PMBOK se positionne du point de vue du Chef de Projet. Il lui fournit tout ce que qu’il doit connaître et comprendre dans son rôle de Gestionnaire du Projet.

PRINCE2, à l’inverse, adopte le point de vue organisationnel et vise à atteindre les objectifs de l’Organisation, en définissant les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes dans le processus d’exécution d’un projet.

PRINCE2 est donc une méthode générique de Gestion de Projet qui couvre l’ensemble des rôles et responsabilités impliqués dans la Direction et le Management du Projet. PRINCE2 s’appuie sur 7 principes soutenus par 7 thèmes et 7 processus. PMBOK, à l’inverse, est un cadre de bonnes pratiques à appliquer par le Chef de Projet lui-même. La combinaison des deux fournit donc un outil puissant pour les Organisations, leur permettant de réussir leurs projets de bout en bout.

Les Organisations me demandent souvent s’il serait préférable pour elles d’utiliser PMBOK ou PRINCE2 et quelle approche serait la meilleure dans leur cas. Je leur réponds généralement qu’elles me posent la mauvaise question et que je ne peux pas y répondre.

En effet, PMBOK et PRINCE2 ont des objectifs très différents. En fonction des problèmes auxquels l’Organisation doit faire face, ils peuvent travailler efficacement ensemble ou en tandem avec d’autres approches de gestion de projet, telles que Agile ou des approches basées sur des normes (ISO 21500 par exemple), ou encore séparément.

Un gestionnaire de projet PRINCE2 a besoin d’un ensemble de connaissances à utiliser afin d’être compétent et PMBOK répond à cette attente. D’un autre côté, le Guide PMBOK nécessite une méthode que l’équipe de gestion de projet puisse adopter, et cette méthode peut être PRINCE2.

Les différences clés entre les deux approches

PMBOK, s’appuie sur un patrimoine de connaissances remontant à 1987. Il fournit une base de connaissances destinée au gestionnaire de projet. PRINCE2, pour sa part, s’appuie sur une première version (PRINCE) publiée en 1990 mettant spécifiquement l’accent sur les projets  IT. C’est en 1996 qu’a été publiée la version 2 (PRINCE2), laquelle a été mise à jour de façon importante en 2009. PRINCE2 fournit des processus de bout en bout pour gérer tout type de projet au sein d’une organisation. 

PMBOK est un guide maintenu par le PMI® (Project Management Institute). Les qualifications associées portent le nom de PMP®. Il fournit des conseils sur tout ce qu’un chef de projet devrait faire, ainsi que certains outils et techniques spécifiques pour le faire. PMBOK ne comprend pas de rôles et de responsabilités définis, ni la description des produits ni l’ordre des activités dans les processus. Il se limite exclusivement au rôle du Chef de Projet.

A l’inverse, PRINCE2 est une méthode claire avec des rôles, des responsabilités, des principes et des processus, permettant de gérer un projet de bout en bout grâce à une équipe complète. Dans certains pays, voire dans certaines Organisations internationales, il est obligatoire pour un gestionnaire de projets d’être certifié PRINCE2. La certification PRINCE2 garantit que la personne possède la connaissance de la méthode (certification Foundation) et qu’elle sait l’appliquer (certification Practitioner). 

Qu’est-ce qui caractérise PRINCE2?

Prince2-manualPRINCE2 met fortement l’accent sur l’avant-projet et la phase de démarrage du projet. Il se focalise sur les produits du projet, et cherche à s’assurer qu’il y a une justification business qui demeure valide tout au long du projet. Si la justification disparaît, à tout moment, le projet prendra fin. D’autre part, bien que les phases PMBOK comportent des aspects de surveillance et de contrôle, l’accent est moins mis sur la justification initiale pour l’entreprise.

Lors de la planification, PRINCE2 adopte l’approche par décomposition du produit, tandis que PMBOK adopte une approche par répartition des activités. D’un côté, on s’assure que tous les produits nécessaires sont prévus et de l’autre, on s’assure que tout le travail nécessaire est planifié.

Qu’est-ce qui caractérise PMBOK?

PMBOK-manualLe PMBOK est un guide de bonnes pratiques plutôt qu’une méthodologie. Il est donc possible d’utiliser différentes méthodologies et outils en conjonction avec PMBOK. PMBOK est très large et couvre beaucoup plus de domaines de connaissance de gestion de projet que PRINCE2. PRINCE2 fournit un ensemble de principes de base, les divise en thèmes qui expliquent pourquoi il est important de faire les choses et comment vous allez les faire, puis définit des liens vers les processus. Mais il ne va pas dans le détail de tous les outils et des techniques qu’un gestionnaire de projet doit utiliser. PRINCE2 est plus réduit en termes de périmètre (seulement 7 processus), mais plus profond sur chacun des aspects. PMBOK, au contraire, couvre 47 processus, chacun ayant des intrants, des outils, des techniques et des extrants. Ces processus sont divisés en dix domaines: l’intégration, la portée, le temps, le coût, la qualité, les ressources humaines, les risques, la communication, l’approvisionnement et les parties prenantes.

Différences clés entre les deux approches

PRINCE2 et PMP ont des différences importantes de terminologie et il est utile d’en avoir une vue d’ensemble. Par exemple, les termes «assurance qualité» et «contrôle qualité» ont des définitions très différentes dans chacune des approches, même si PMBOK et PRINCE2 considèrent tous deux que l’examen des résultats, tels que les produits livrables, à l’intérieur du projet fait toujours partie du contrôle qualité, et l’examen des processus par quelqu’un externe au projet est toujours du ressort de l’assurance qualité.

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Différences entre les deux approches au niveau de la Qualité

 Dans le PMBOK on s’appuie sur des «Commanditaires de projet» tandis que PRINCE2 a un «Exécutif». Le PMBOK parle de «Phases» tandis que PRINCE2 définit les «Séquences de Management». Le Projet est basé sur un «Enoncé du Contenu du Projet» dans PMBOK, tandis que PRINCE2 s’appuie sur la «Description de Produit du Projet» correspondant à son principe de focalisation sur le produit.

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Quelques exemples de différences dans le vocabulaire

En raison de son origine dans le domaine public, PRINCE2 ne gère pas les achats alors que le PMBOK le fait. PRINCE2 considère que lorsque des connaissances spécialisées telles que la connaissance d’approvisionnement sont nécessaires, cela ne relève pas du domaine du gestionnaire de projet. La compétence du gestionnaire de projet sera seulement d’aller chercher un soutien spécialisé auprès d’autres ministères, comme dans le cas de  l’approvisionnement, lorsque cela s’avèrera nécessaire. PRINCE2 dit qui doit être impliqué, quand ils doivent être impliqués, ce qu’ils doivent faire et pourquoi ils doivent le faire. Il suppose que le chef de projet possède les compétences nécessaires pour gérer le projet. PMBOK, au contraire, se concentre sur ces compétences et fournit la compréhension et les connaissances nécessaires pour les soutenir.

PRINCE2 et PMP : la synergie gagnante

Bien que PMBOK et PRINCE2 abordent la gestion de projets à partir de deux perspectives différentes, ils s’intègrent et se complètent parfaitement. Ce sont les deux approches de gestion de projet les mieux reconnues au niveau mondial et la combinaison des deux couvre intégralement le périmètre de toute Organisation.

Les Entreprises multinationales en cours de fusion et d’acquisition peuvent largement bénéficier d’une combinaison de PMBOK et de PRINCE2. Dans la pratique, les grandes Organisations ont souvent une expérience et une pratique fragmentaires, à la fois du PMBOK et de PRINCE2. En combinant les deux et en créant une approche intégrée pour développer des processus communs et cohérents, elles garantiront le succès de leurs futurs projets.

Comment gérer l’agilité avec les deux approches

À mesure que les Organisations envisagent d’utiliser PMBOK® et PRINCE2®, beaucoup évaluent également comment ces méthodologies / cadres s’intègrent à l’approche Agile de plus en plus populaire dans le monde de l’Entreprise. En juin 2015, AXELOS, propriétaire de PRINCE2®, a publié PRINCE2 Agile™ afin d’offrir aux Organisations le meilleur des deux mondes. En fait, beaucoup de techniques dites « Agile » s’accordent très bien avec PRINCE2 car il n’a jamais été stipulé qu’il n’y a qu’une seule façon de livrer un produit.

Agile est d’abord apparu comme une approche spécifique au développement de logiciels, mais les organisations utilisent également le terme Agile pour signifier qu’elles recherchent l’agilité et la capacité de changer l’environnement de chaque projet. En effet, de nombreuses organisations ont utilisé des techniques Agiles avant que le manifeste Agile ne les formalise. Par exemple, de nombreuses organisations utilisaient des prototypes et des tests rapides comme moyen de développer des produits dans les années 80 et 90, avant même que le manifeste Agile ne soit publié.

Les organisations qui doivent considérer l’intégration de PRINCE2 avec Agile (ou PRINCE2 Agile) peuvent faire face au défi d’inclure PMBOK dans leur périmètre qui peut aussi leur être très utile. Agile est une approche de livraison de produits. Donc, en tant que tel, c’est un plug-in spécialisé pour la «Gestion de la Livraison des Produits» de PRINCE2, de la même manière que les approches spécialisées utilisées dans d’autres segments de l’industrie peuvent également intégrer leur approche de développement de produit spécifique. PRINCE2 ne spécifie pas l’approche de livraison du produit car il traite des besoins génériques de la gestion du projet plutôt que des exigences spécifiques de chaque domaine spécialiste. A contrario, PMBOK fournit une base de connaissances utilisable par les deux approches.

Vous souhaitez en savoir plus? N’hésitez pas à nous adresser vos commentaires et vos questions. Un de nos experts en gestion de projets vous répondra.

PRINCE2 – Elaborer le projet

Elaborer un projet PRINCE2

Un projet démarre toujours par une idée qu’il va falloir ensuite concrétiser sous la forme d’un produit. Le processus Elaborer le projet évalue la viabilité et la justification d’un tel projet. Hélas, bien souvent, on a des idées irréalistes ou ne conduisant nulle part. Il est possible aussi que l’idée soit belle mais pas vraiment justifiée vis à vis de la stratégie de l’entreprise. Le premier processus de PRINCE2 va donc devoir s’assurer que les produits préalables à l’initialisation du projet sont bien en place et répondre à la question fondamentale : le projet est-il viable et justifié?

PRINCE2 - Processus Elaborer le Projet

Le projet est-il viable et justifié?

C’est la question à laquelle doit répondre le premier processus de PRINCE2 : Elaborer le projet. L’objectif de ce processus est de s’assurer qu’il existe une justification continue pour l’entreprise, que le périmètre du projet est confirmé et qu’une approche du projet a été approuvée. Il est conçu afin d’assurer les principales parties prenantes de l’Entreprise que le projet est raisonnable et créera bien la valeur attendue conformément à la stratégie de l’Entreprise.

L’élément déclencheur de cette étape est le mandat du projet. Il s’agit d’un document fourni par la direction (d’entreprise / de programme) pour décrire les objectifs et les raison du projet. Il pourra, de plus, fournir une estimation de haut niveau du coût et du temps. Le processus Elaborer le projet est exécuté une seule fois sur chaque projet. Il est focalisé sur l’obtention d’une approbation, obligatoire pour initialiser le projet. Cette autorisation déclenchera l’exécution du processus Diriger le projetqui sera donc le deuxième processus de PRINCE2.

L’objectif du processus Elaborer le projet

Rien ne doit être entrepris avant que les informations nécessaires à la prise de décisions rationnelles n’aient été définies. Il faut aussi avant d’aller plus loin doter les principaux rôles et responsabilités des ressources adéquates. Rien ne peut être démarré non plus sans que les bases nécessaires à une planification détaillée soient disponibles.

L’objectif du processus Elaborer le projet vise à éviter l’initialisation de projets mal conçus et n’approuver que des projets viables. C’est donc un processus « léger » qui effectue seulement les vérifications minimum nécessaires pour déterminer si l’initialisation du projet se justifie.

Le contexte

PRINCE2 utilise le Mandat de Projet pour déclencher le projet. Ce mandat est généré par par l’autorité responsable ayant commandité le projet. Il s’agit généralement de la Direction de l’Entreprise ou de la Direction de Programme. Par Mandat de projet, il faut entendre toutes les informations disponibles et utiles pour déclencher le projet. Il peut s’agir d’une étude de faisabilité ou encore d’une demande proposition client ou fournisseur par exemple. Le Mandat de projet doit établir les termes de référence du projet. Il doit également contenir suffisamment d’informations pour permettre d’identifier le candidat au rôle d’Exécutif du Comité de Pilotage du projet. Il sera ensuite affiné pendant l’exécution du processus Elaborer le projet pour aboutir à l’Exposé de Projet.

Le Comité de Pilotage devra disposer de suffisamment d’informations pour décider si, oui ou non, il peut autoriser l’initialisation du projet. C’est la raison d’être de l’Exposé de projet.

La préparation de l’ébauche du Cas d’affaire et de l’Exposé de projet exigent une interaction et des consultations régulières entre le Chef de Projet, les membres du Comité de pilotage et les autres parties concernées. Plus les exigences seront définies de façon précise et plus on économisera de temps lors de la réalisation du projet. Cela permettra également de réduire les incidences, exceptions et replanifications. Cette phase est donc absolument cruciale pour la réussite du projet.

PRINCE2 - Workshop Elaborer le Projet

Les activités du processus

Les activités du processus Elaborer le projet se répartissent entre la Direction de l’Entreprise, l’Exécutif et le Chef de projet.

Nommer l’Exécutif et le Chef de projet

Pour avancer le projet a besoin d’un décideur disposant le l’autorité appropriée. Pour ce faire, la première activité de projet est la nomination à la fois d’un Exécutif qui sera responsable de la justification continue sur le projet et de représenter les intérêts des partie prenantes de l’entreprise sur le Comité de pilotage du projet, et d’un Chef de projet à qui l’exécutif délèguera la gestion quotidienne du projet.

Recueillir les Retours d’expérience

Il est important de tirer enseignements, en termes de faiblesses et de points forts, d’autres projets menés par le passé. Ces Retours d’expérience peuvent influencer la composition de l’équipe de projet et la préparation de l’ébauche de cas d’affaire. Il sera ensuite nécessaire de tenir un registre des retours d’expérience tout au long du projet, afin de faciliter la réussite du projet et de pouvoir en tirer des leçons pour l’avenir.

Composer et nommer l’équipe de projet

La réussite d’un projet passe par la nomination de personnes compétentes et justifiant de l’autorité, des responsabilités et des connaissances nécessaires pour pouvoir prendre les décisions opportunes. L’équipe de projet doit refléter les intérêts de toutes les parties concernées. Ceci inclut bien évidemment  l’Entreprise, les utilisateurs et les fournisseurs.

Afin d’assurer que chaque rôle de l’équipe de gestion de projet est rempli de manière appropriée et que chacun sait qui est responsable pour chaque rôle, il est important de définir des descriptions de rôles pour l’équipe de gestion de projet .Ceci est principalement de la responsabilité du Chef de projet. Par contre, la nomination des personnes sur chacun des rôles est de la responsabilité de l’Exécutif.

Préparer l’ébauche de Cas d’Affaire

Le Cas d’affaire est un élément crucial du projet vu qu’il détermine sa viabilité. L’exécutif est chargé de la création de l’ébauche du cas d’affaire qui explique pourquoi le projet est nécessaire ou utile. Pour sa création, on s’appuiera sur le mandat du projet et le journal des retours d’expériences. Après avoir développé l’ébauche du cas d’affaire, une Description du Produit du projet est écrite par le Chef de projet. Elle formalise les attentes des utilisateurs sur ce qui doit être livré par le projet. Dès que possible, les critères d’acceptation du projet sont documentés. Il s’agit là des caractéristiques mesurables du produit projet acceptables pour le client.

Définir l’approche du projet et préparer l’Exposé de projet

Il est de la responsabilité du Chef de projet de créer l’approche du projet et l’Exposé de projet, puis de les soumettre au Comité de pilotage en vue de leur approbation. L’approche du projet décrit la manière dont le projet sera abordé. La solution doit-elle être développée en interne ou externalisée? La solution sera-t-elle une modification d’un produit existant? Sera-t-elle développée à partir de zéro? La solution sera-t-elle basée sur un produit du commerce ou conçue sur mesure?

L’Exposé de projet doit contenir des informations détaillés dans le but de prendre connaissance des contraintes et des exigences pertinentes pour le projet, incluant le cas d’affaires (fourni par l’exécutif), la description du Produit du projet (créée par le chef de projet, avec la participation de l’utilisateur principal) et l’approche projet (avec la participation du fournisseur principal).

Planifier la Séquence d’Initialisation

Le processus d’initialisation du projet nécessite du temps et des ressources. Avant que le projet ne puisse être initialisé, le Chef de projet doit donc préparer un plan de la séquence d’Initialisation. Ce plan, accompagné de l’Exposé du Projet et de l’Ebauche de Cas d’Affaire sera soumis au Comité de Pilotage. Celui-ci devra alors l’approuver dans le cadre du processus Diriger le Projet. Ce n’est qu’à partir de ce moment que projet pourra réellement commencer.

Formation accréditée

Vous voulez en savoir plus?

Bien sûr cet article n’a pas vocation à être un cours exhaustif sur le processus Elaborer le Projet. Ce sujet, comme tout le contenu de la méthodologie PRINCE2 sont décrits dans le manuel « Réussir le Management de Projet avec PRINCE2 » (Ed. TSO).

Nous vous invitons également à lire nos articles précédents relatifs aux thèmes Cas d’affaire et Organisation en particulier. Pour mieux comprendre les processus de PRINCE2, vous pouvez également lire sur ce même blog 7 processus pour un projet PRINCE2.

Pour vous familiariser avec PRINCE2, nous vous invitons également à suivre une formation accréditée par AXELOS durant laquelle, sur 5 jours vous apprendrez le contenu de la méthode ainsi que l’utilisation pratique de PRINCE2 au travers d’études de cas. AB Consulting, ATO d’AXELOS, organise régulièrement des sessions de formation PRINCE2 Bootcamp de 5 jours vous permettant d’obtenir les qualifications PRINCE2 Foundation et PRINCE2 Practitioner et de faire reconnaître votre compétence en matière de Gestion de projet.

N’hésitez pas à nous laisser vos commentaires sur cet article et à nous apporter vos témoignages sur votre expérience de PRINCE2. Vous pouvez également interroger nos experts sur toute question pratique d’application de la méthodologie PRINCE2.

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