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Combiner PRINCE2 et PMP pour des projets réussis

PRINCE2 et PMP présentent des perspectives très différentes en matière gestion de projet. Cependant la combinaison des deux fournit un outil puissant pour les organisations garantissant la réussite des projets. Dans cet article, nous décrivons les différences et les similitudes entre les deux approches de gestion de projet les plus reconnues au niveau mondial. Nous discuterons également des avantages à tirer de l’utilisation combinée de ces deux approches complémentaires pour la gestion de vos projets.

Combiner PRINCE2 et PMP

PMP versus PRINCE2

Le guide PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) et PRINCE2® (Project IN Controlled Environment) abordent la gestion de projets sous des perspectives très différentes.

PMBOK se positionne du point de vue du Chef de Projet. Il lui fournit tout ce que qu’il doit connaître et comprendre dans son rôle de Gestionnaire du Projet.

PRINCE2, à l’inverse, adopte le point de vue organisationnel et vise à atteindre les objectifs de l’Organisation, en définissant les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes dans le processus d’exécution d’un projet.

PRINCE2 est donc une méthode générique de Gestion de Projet qui couvre l’ensemble des rôles et responsabilités impliqués dans la Direction et le Management du Projet. PRINCE2 s’appuie sur 7 principes soutenus par 7 thèmes et 7 processus. PMBOK, à l’inverse, est un cadre de bonnes pratiques à appliquer par le Chef de Projet lui-même. La combinaison des deux fournit donc un outil puissant pour les Organisations, leur permettant de réussir leurs projets de bout en bout.

Les Organisations me demandent souvent s’il serait préférable pour elles d’utiliser PMBOK ou PRINCE2 et quelle approche serait la meilleure dans leur cas. Je leur réponds généralement qu’elles me posent la mauvaise question et que je ne peux pas y répondre.

En effet, PMBOK et PRINCE2 ont des objectifs très différents. En fonction des problèmes auxquels l’Organisation doit faire face, ils peuvent travailler efficacement ensemble ou en tandem avec d’autres approches de gestion de projet, telles que Agile ou des approches basées sur des normes (ISO 21500 par exemple), ou encore séparément.

Un gestionnaire de projet PRINCE2 a besoin d’un ensemble de connaissances à utiliser afin d’être compétent et PMBOK répond à cette attente. D’un autre côté, le Guide PMBOK nécessite une méthode que l’équipe de gestion de projet puisse adopter, et cette méthode peut être PRINCE2.

Les différences clés entre les deux approches

PMBOK, s’appuie sur un patrimoine de connaissances remontant à 1987. Il fournit une base de connaissances destinée au gestionnaire de projet. PRINCE2, pour sa part, s’appuie sur une première version (PRINCE) publiée en 1990 mettant spécifiquement l’accent sur les projets  IT. C’est en 1996 qu’a été publiée la version 2 (PRINCE2), laquelle a été mise à jour de façon importante en 2009. PRINCE2 fournit des processus de bout en bout pour gérer tout type de projet au sein d’une organisation. 

PMBOK est un guide maintenu par le PMI® (Project Management Institute). Les qualifications associées portent le nom de PMP®. Il fournit des conseils sur tout ce qu’un chef de projet devrait faire, ainsi que certains outils et techniques spécifiques pour le faire. PMBOK ne comprend pas de rôles et de responsabilités définis, ni la description des produits ni l’ordre des activités dans les processus. Il se limite exclusivement au rôle du Chef de Projet.

A l’inverse, PRINCE2 est une méthode claire avec des rôles, des responsabilités, des principes et des processus, permettant de gérer un projet de bout en bout grâce à une équipe complète. Dans certains pays, voire dans certaines Organisations internationales, il est obligatoire pour un gestionnaire de projets d’être certifié PRINCE2. La certification PRINCE2 garantit que la personne possède la connaissance de la méthode (certification Foundation) et qu’elle sait l’appliquer (certification Practitioner). 

Qu’est-ce qui caractérise PRINCE2?

Prince2-manualPRINCE2 met fortement l’accent sur l’avant-projet et la phase de démarrage du projet. Il se focalise sur les produits du projet, et cherche à s’assurer qu’il y a une justification business qui demeure valide tout au long du projet. Si la justification disparaît, à tout moment, le projet prendra fin. D’autre part, bien que les phases PMBOK comportent des aspects de surveillance et de contrôle, l’accent est moins mis sur la justification initiale pour l’entreprise.

Lors de la planification, PRINCE2 adopte l’approche par décomposition du produit, tandis que PMBOK adopte une approche par répartition des activités. D’un côté, on s’assure que tous les produits nécessaires sont prévus et de l’autre, on s’assure que tout le travail nécessaire est planifié.

Qu’est-ce qui caractérise PMBOK?

PMBOK-manualLe PMBOK est un guide de bonnes pratiques plutôt qu’une méthodologie. Il est donc possible d’utiliser différentes méthodologies et outils en conjonction avec PMBOK. PMBOK est très large et couvre beaucoup plus de domaines de connaissance de gestion de projet que PRINCE2. PRINCE2 fournit un ensemble de principes de base, les divise en thèmes qui expliquent pourquoi il est important de faire les choses et comment vous allez les faire, puis définit des liens vers les processus. Mais il ne va pas dans le détail de tous les outils et des techniques qu’un gestionnaire de projet doit utiliser. PRINCE2 est plus réduit en termes de périmètre (seulement 7 processus), mais plus profond sur chacun des aspects. PMBOK, au contraire, couvre 47 processus, chacun ayant des intrants, des outils, des techniques et des extrants. Ces processus sont divisés en dix domaines: l’intégration, la portée, le temps, le coût, la qualité, les ressources humaines, les risques, la communication, l’approvisionnement et les parties prenantes.

Différences clés entre les deux approches

PRINCE2 et PMP ont des différences importantes de terminologie et il est utile d’en avoir une vue d’ensemble. Par exemple, les termes «assurance qualité» et «contrôle qualité» ont des définitions très différentes dans chacune des approches, même si PMBOK et PRINCE2 considèrent tous deux que l’examen des résultats, tels que les produits livrables, à l’intérieur du projet fait toujours partie du contrôle qualité, et l’examen des processus par quelqu’un externe au projet est toujours du ressort de l’assurance qualité.

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Différences entre les deux approches au niveau de la Qualité

 Dans le PMBOK on s’appuie sur des «Commanditaires de projet» tandis que PRINCE2 a un «Exécutif». Le PMBOK parle de «Phases» tandis que PRINCE2 définit les «Séquences de Management». Le Projet est basé sur un «Enoncé du Contenu du Projet» dans PMBOK, tandis que PRINCE2 s’appuie sur la «Description de Produit du Projet» correspondant à son principe de focalisation sur le produit.

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Quelques exemples de différences dans le vocabulaire

En raison de son origine dans le domaine public, PRINCE2 ne gère pas les achats alors que le PMBOK le fait. PRINCE2 considère que lorsque des connaissances spécialisées telles que la connaissance d’approvisionnement sont nécessaires, cela ne relève pas du domaine du gestionnaire de projet. La compétence du gestionnaire de projet sera seulement d’aller chercher un soutien spécialisé auprès d’autres ministères, comme dans le cas de  l’approvisionnement, lorsque cela s’avèrera nécessaire. PRINCE2 dit qui doit être impliqué, quand ils doivent être impliqués, ce qu’ils doivent faire et pourquoi ils doivent le faire. Il suppose que le chef de projet possède les compétences nécessaires pour gérer le projet. PMBOK, au contraire, se concentre sur ces compétences et fournit la compréhension et les connaissances nécessaires pour les soutenir.

PRINCE2 et PMP : la synergie gagnante

Bien que PMBOK et PRINCE2 abordent la gestion de projets à partir de deux perspectives différentes, ils s’intègrent et se complètent parfaitement. Ce sont les deux approches de gestion de projet les mieux reconnues au niveau mondial et la combinaison des deux couvre intégralement le périmètre de toute Organisation.

Les Entreprises multinationales en cours de fusion et d’acquisition peuvent largement bénéficier d’une combinaison de PMBOK et de PRINCE2. Dans la pratique, les grandes Organisations ont souvent une expérience et une pratique fragmentaires, à la fois du PMBOK et de PRINCE2. En combinant les deux et en créant une approche intégrée pour développer des processus communs et cohérents, elles garantiront le succès de leurs futurs projets.

Comment gérer l’agilité avec les deux approches

À mesure que les Organisations envisagent d’utiliser PMBOK® et PRINCE2®, beaucoup évaluent également comment ces méthodologies / cadres s’intègrent à l’approche Agile de plus en plus populaire dans le monde de l’Entreprise. En juin 2015, AXELOS, propriétaire de PRINCE2®, a publié PRINCE2 Agile™ afin d’offrir aux Organisations le meilleur des deux mondes. En fait, beaucoup de techniques dites « Agile » s’accordent très bien avec PRINCE2 car il n’a jamais été stipulé qu’il n’y a qu’une seule façon de livrer un produit.

Agile est d’abord apparu comme une approche spécifique au développement de logiciels, mais les organisations utilisent également le terme Agile pour signifier qu’elles recherchent l’agilité et la capacité de changer l’environnement de chaque projet. En effet, de nombreuses organisations ont utilisé des techniques Agiles avant que le manifeste Agile ne les formalise. Par exemple, de nombreuses organisations utilisaient des prototypes et des tests rapides comme moyen de développer des produits dans les années 80 et 90, avant même que le manifeste Agile ne soit publié.

Les organisations qui doivent considérer l’intégration de PRINCE2 avec Agile (ou PRINCE2 Agile) peuvent faire face au défi d’inclure PMBOK dans leur périmètre qui peut aussi leur être très utile. Agile est une approche de livraison de produits. Donc, en tant que tel, c’est un plug-in spécialisé pour la «Gestion de la Livraison des Produits» de PRINCE2, de la même manière que les approches spécialisées utilisées dans d’autres segments de l’industrie peuvent également intégrer leur approche de développement de produit spécifique. PRINCE2 ne spécifie pas l’approche de livraison du produit car il traite des besoins génériques de la gestion du projet plutôt que des exigences spécifiques de chaque domaine spécialiste. A contrario, PMBOK fournit une base de connaissances utilisable par les deux approches.

Vous souhaitez en savoir plus? N’hésitez pas à nous adresser vos commentaires et vos questions. Un de nos experts en gestion de projets vous répondra.

Etes-vous plutôt agile ou classique?

AGILE ou traditionnelle, quelle approche choisir?

L’approche agile vous semble peut-être nouvelle ou au contraire, peut-être êtes vous un ou une adepte des méthodes agiles? Quoi qu’il en soit, il est important de partir sur de bonnes bases. Déjà quand nous parlons d’agile à quoi faisons-nous référence? Ce blog étant spécialisé dans la gouvernance, le management et la sécurité, vous comprenez bien sûr que nous faisons référence à l’agilité dans la gestion de projets. Avant de démarrer il faut comprendre que le terme « Méthode » est trop limitatif pour aborder ce mode de gestion de projet. Le terme approprié serait plutôt « Approche Agile » car il s’agit plus d’une philosophie que d’une méthodologie.

Approche agile

Cette approche, donc, est devenue au cours de ces dernières années, très populaire dans les entreprises. Elle est conçue de sorte à apporter de nombreux avantages mais requiert une discipline stricte pour produire la valeur promise. Chaque étape est importante et indispensable. Nous allons vous montrer, au travers de cet article, les avantages de cette approche déjà très populaire. Il vous appartient ensuite de décider si elle est pertinente pour vous.

Agile, de quoi s’agit-il?

Né aux Etats-Unis, le mouvement agile est apparu en 2001, lorsque 17 experts se sont alliés pour mettre au point une nouvelle façon de développer des logiciels, visant à réduire le taux d’échec important des projets informatiques. C’est d’ailleurs à cette occasion que le terme Agile est apparu pour  qualifier cette nouvelle approche. Ce rassemblement a donné naissance à un manifeste définissant quatre axes de valorisation pour les projets :

  • Les individus et leurs interactions avant les processus et les outils
  • Des fonctionnalités opérationnelles avant la documentation
  • Collaboration avec le client plutôt que contractualisation des relations
  • Acceptation du changement plutôt que conformité aux plans

L’approche agile est une approche de gestion de projet défiant les approches classiques. La notion même de « Gestion de projet » est remplacée au profit de « Gestion de produit » de façon à mieux se focaliser sur le produit plutôt que sur le projet. L’objectif de tout projet est de livrer un produit. Dans une approche dite « classique », on attend généralement du client une expression détaillée et validée du besoin. Cette expression de besoin validée en début de réalisation laisse peu place au changement. La réalisation prend le temps qu’il faut et rendez-vous est repris avec le client pour la recette. Cet effet tunnel peut être mauvais et très conflictuel.

On remarque fréquemment un déphasage entre le besoin initial et l’application réalisée. On se rapporte alors aux spécifications validées et au contrat. La majorité des projets se terminent très mal au risque d’affecter la relation avec le client. De plus, il peut arriver que certaines fonctionnalités demandées soient inutiles à l’usage. D’autres, découvertes en cours de route, auraient pu donner plus de valeur au produit.

En quoi consiste réellement l’approche agile?

En 1994, une enquête réalisée par le «  Standish Group » a démontré que 31% des projets informatiques sont stoppé en cours d’exécution, 52% n’aboutisse pas et ne respectent pas les délais et le budget imposés proposant souvent moins de fonctionnalités qui étaient prévus. Et pour finir, seuls 16% des projets sont synonyme de réussite. La même enquête de nouveau menée en 2008 indique un taux de réussite de 35%. Cela représente une nette progression mais reste insuffisant.

Parmi les principales causes d’échec relevées on peut citer :

  • Manque d’implication des utilisateurs finaux : 12,8 %.
  • Changements de spécifications en cours de projet : 11,8 %.

L’approche Agile propose de réduire complètement les conséquences de cet effet tunnel en donnant davantage de visibilité, en impliquant le client du début à la fin du projet et en adoptant un processus itératif et incrémental. Elle considère que le besoin ne peut être figé et propose au contraire de s’adapter aux changements de ce dernier. Mais cela ne peut pas se faire sans un minimum de règles.

Comment est-ce que cela fonctionne?

Le principe de base des méthodes « Classiques » est qu’il peut être contre-productif. C’est-à-dire qu’avant de développer un produit, il faut le planifier et en spécifier les moindres détails. En effet, prévoir tous les aspects de la production entraîne dans la plupart des cas des frustrations et pertes de temps car les imprévus surviennent très souvent pendant la réalisation. C’est cette approche prédictive et séquentielle de type waterfall ou cycle en V que les tenants des méthodes « Agile » veulent casser.

Ainsi, le mieux serait de procéder par étapes c’est-à-dire se fixer des objectifs à court terme et commencer le développement sans perdre de temps. Une fois l’objectif atteint, on passe à la phase suivante et ainsi de suite jusqu’à atteindre le but recherché. Concernant le niveau de développement de logiciel, il appartient au client de transmettre à l’équipe de développeurs sa vision du produit avec les fonctionnalités qui l’accompagnent. Cela permet ainsi d’avoir un échange direct avec l’équipe et et de définir ensemble le coût de chacune des fonctionnalités pour aboutir à un budget final approximatif. L’équipe devra choisir ensuite une partie des exigences du client à exécuter dans un court délai appelé « itération ».

Itération agile

Le principe des itérations

Dans chaque itération se trouvent les travaux de conception, les techniques de développement et les spécifications fonctionnelles. Au terme de chaque itération, le produit semi-fini mais utilisable, est montré au client. Il peut donc se rendre compte par lui-même du travail réalisé dans un temps très court. Quant à l’utilisateur final, il peut déjà se projeter dans l’usage du produit. Cela lui permet de transmettre des feedbacks importants pour les prochaines itérations. Cette transparence est un grand avantage pour solidifier la relation de confiance et de collaboration entre le client et le fournisseur. Cela permet ainsi d’économiser son budget et de récolter rapidement un premier retour sur investissement. Le client a aussi la possibilité de changer en cours de route la priorité des fonctionnalités qui n’ont pas encore été développés (prochaines itérations).

Cette souplesse ainsi offerte est donc un véritable atout pour le client. Encore une fois, on pense plus « Produit » que « Projet » d’où le terme approprié ici est « gestion de produit » remplaçant celui de « gestion de projet ».

Les différentes méthodes agiles

Il existe plusieurs types de méthodes Agiles, se différenciant par leur capacité d’adaptabilité à certains projets. Parmi ces méthodes nous retrouvons la méthode RAD qui implique par exemple la présence d’une tierce personne pour résoudre les problèmes et les incompréhensions. La méthode SCRUM, la méthode FDD et la méthode DSDM sont quant à elles basée sur l’organisation de plusieurs mais courtes réunions permettant de d’approuver chaque étape, contrôler les avancées et développer une bonne relation de confiance entre les intervenants en la rendant plus interactive.

Loin d’être une simple méthodologie, l’approche Agile définit un état d’esprit impactant l’ensemble des entreprises souhaitant s’y conformer. Cette démarche, à la fois longue et difficile à mettre en œuvre, en vaut largement la peine. Elle permet, en effet, d’obtenir des résultats très satisfaisants. Il est donc primordial d’en maitriser chaque partie afin de faire accepter ce changement tant au sein de l’entreprise qu’auprès du client.

Les évolutions récentes

La plupart des méthodes « agile » de gestion de projet sont ciblées sur les projets de développement de logiciel. Est-ce à dire qu’on ne peut utiliser Agile que pour l’informatique? A l’heure où la mondialisation exige des Entreprises qu’elles soient toujours plus agiles pour se repositionner sur le marché grâce à des innovations constantes, ne pourrait-on pas imaginer créer des produits non logiciels de façon agile?

La réponse est bien sûr positive. Les méthodes de gestion de projet traditionnelles se sont récemment enrichies d’une version agile. L’agilité n’entame en rien la nécessité d’utiliser une méthode éprouvée. Aussi, récemment les principaux éditeurs ont publié des versions « agile » de leur méthode traditionnelle :

  • AXELOS, éditeur de PRINCE2, vient de publier PRINCE2 Agile qui à donné naissance à la certification PRINCE2 Agile Practitioner,
  • PMI a créé récemment la certification PMP-ACP (PMP Agile Certified Practitioner).

Alors au final vous êtes plutôt Agile ou Classique?

Les méthodes Agiles pourront être utilisées pour de gros projets car elles proposent une adaptabilité, une meilleure visibilité et gestion des risques. Elles pourraient tout aussi bien être utilisées pour les projets où il n’y pas de documentation détaillée. Le client peut alors suivre la progression du projet et l’adapter au fur et à mesure selon ses besoins.

.Par contre, les méthodes Traditionnelles seront plus adaptées si vous avez une idée précise de votre projet avec un cahier des charges et planning très détaillé où vous avez anticipé tous les risques envisageables. Nous essaierons prochainement de vous orienter entre l’approche Traditionnelle ou l’approche Agile selon les types de projets. Notre prochain article proposera une étude comparative des approches et méthodes « agile » pour vous aider à faire un choix raisonné.

Bien sûr, nous vous invitons à réagir et à nous communiquer vos commentaires.

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