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7 thèmes pour un projet PRINCE2

Qu’est-ce que PRINCE2®?

structure prince2PRINCE2® est une méthodologie générique de management de projet qui fournit un cadre de gestion de tous les aspects de la performance des projets, d’une façon contrôlée. Par générique, nous entendons qu’elle peut être utilisée pour gérer n’importe quel type de projet, indépendamment de sa taille, sa complexité, du domaine technique, etc.

PRINCE2® comprend un ensemble de principes, de thèmes de contrôle, de processus et des conseils pour faire correspondre la méthode avec l’environnement du projet.

Les thèmes de PRINCE2®

Les thèmes PRINCE2 sont les aspects de la gestion de projet qui permettent de contrôler le projet. Ils doivent être traités de façon continue tout au long du cycle de vie du projet. Ils fournissent des conseils et expliques la façon dont le processus doit être suivi. Ils sont au nombre de sept: le cas d’affaire, l’organisation, la gestion de la qualité, la planification, la gestion des risques, la gestion des changements, et le contrôle de la progression.

Le cas d’affaire

C’est un document élaboré dès le début du projet, montrant comment une idée est développée dans une proposition d’investissement viable pour l’entreprise et se reconsidéré tout au long du déroulement du projet afin de vérifier que le projet reste toujours viable et justifiable pour l’Organisation. Le cas d’affaire est un document de référence permettant de prendre des décisions tout au long du projet. Il doit d’abord aligner les objectifs du projet avec ceux du programme ou de la stratégie de l’entreprise pour que chaque progrès du projet apporte des éléments positifs à l’entité de l’entreprise concernée. Les liens entre les bénéfices attendus, les résultats et les produits réalisés doivent être clairement définis dans le cas d’affaire. Chaque projet devrait avoir une Justification d’Affaire en Continu. Cela signifie qu’entreprendre le projet doit créer de la valeur pour l’Organisation. Dans PRINCE2® les bénéfices attendus du projet seront documentés dans le Cas d’Affaire. Si un projet ne dispose pas d’un Cas d’Affaire valide, il ne doit pas être démarré et si la justification et la viabilité du projet sont remises en cause pendant sa réalisation, celui-ci doit être arrêté.

L’organisation du projet

Le thème Organisation décrit les rôles et responsabilités requis pour une gestion efficace du projet. Vous devez savoir quels rôles sont nécessaires pour votre projet et qui sera responsable de quoi dans le projet. Le Thème Organisation aborde la structure de l’Équipe de Projet. Cela vous permet de vous assurer que tous les intérêts du projet sont représentés et permet de clarifier les responsabilités dans le projet. La communication est essentielle dans un environnement de projet et le thème de Organisation explique également comment vous communiquerez à l’intérieur du projet, mais aussi avec d’autres parties prenantes à l’extérieur de l’équipe de projet.

La Qualité

Le thème Qualité explique l’approche PRINCE2 par rapport à la qualité dans un environnement de projet. Le Thème de la Qualité soutient le Principe PRINCE2 de la Focalisation sur les Produits de sorte que si vous voulez réussir votre projet vous devez livrer un produit qui est adapté à l’usage. Tout d’abord vous devez savoir ce que le client désire réellement et alors livrer au niveau attendu de qualité.

Le Thème Qualité indique aussi que vous devriez capturer et appliquer des leçons au cours du projet. Ceci contribue à soutenir le principe de PRINCE2 des Retours d’Expérience.

Les Plans

Le thème Plan décrit les étapes nécessaires pour développer le planning, ainsi que l’approche produit de la planification et les techniques associées. Après avoir pensé à ce que vous allez livrer, vous devez décider comment vous allez le livrer : combien cela coûtera pour le livrer et la date à laquelle il doit être livré. Nous avons besoin de plans en place pour répondre à ces questions. Ceci vous amène à vous focaliser sur comment et quand ces produits devront être livrés, ce qui souligne le Principe de la Focalisation sur les Produits.

Le Thème des Plans prévoit une procédure de planification et discute également des différents niveaux de plans pour les trois niveaux du management dans l’équipe de projet. Cela aide à soutenir le Principe PRINCE2 du Management par Exception.

Le Thème des Plans indique aussi que vous devez diviser le projet en séquences de travail gérables. Il ne sert à rien d’avoir un plan détaillé pour ce que vous espérez faire dans trois ans ! En divisant le projet en séquences vous respectez l’application du Principe du Management par Séquences.

Les risques

Le thème Risques montre comment le management de projet gère les incertitudes dans la planification et dans l’environnement du projet. Le risque est inévitable dans un projet. Le minimum a mettre en place est une procédure efficace du Management des Risques pour identifier, évaluer et maîtriser les risques liés à votre projet.

Le Thème des Risques couvre tout cela. Si vous identifiez correctement les risques, PRINCE2 vous permettra de prendre des décisions éclairées sur les projets à lancer, les projets à terminer, etc.

Les changements

Le thème Changement décrit comment le management de projet étudie les points qui ont un impact potentiel sur les estimations initiales du projet. Cela peut correspondre à des problèmes ou soucis non anticipés, des demandes de changements, ou encore des hors-spécification. Les clients changent d’avis, les fournisseurs ne livrent pas ce qu’ils auraient dû ou ce sont simplement des problèmes qui se produisent: ce sont les incidences du projet. Le Thème Changement traite de ce que nous devons faire lorsque des incidences surviennent.

Il explique également comment contrôler efficacement le changement. Tout ceci renforce la Focalisation sur les Produits et permet la création, la maintenance et les changements maîtrisés des produits de votre projet.

La progression

Le thème Progression vérifie en permanence la fiabilité de la planification. Il explique le processus de décision pour l’approbation du planning, le suivi des actions réalisées, les actions correctives à envisager et le processus d’escalade lorsque les tolérances sont dépassées. Le Thème Progression explique comment surveiller et contrôler le projet

Pour ce faire, le Thème Progression traite de l’utilisation des tolérances comme un support pour le Management par Exception, l’utilisation des Séquences de Management pour le contrôle par le Comité de Pilotage de Projet pour consolider le Management par Séquences et la Justification d’Affaire en Continu. Le Thème de la Progression explique également comment vous pourriez utiliser les Produits de Management (par exemple, le Rapport d’Incidence, les Rapports de Progression, etc.) pour surveiller et contrôler les progrès.


La méthode PRINCE2 impose la mise en pratique de tous les thèmes. Ceux-ci doivent être non seulement appliqués tout au long du projet, mais aussi adaptés aux différents contextes d’un projet. En effet, c’est la mise en oeuvre de ces bonnes pratiques qui garantit les chances de succès de votre projet. Pour en savoir plus sur le cursus de formation et les certifications PRINCE2® rendez-vous sur  le site de AB Consulting.

La gouvernance au coeur des projets

Qu’entend-on par « Gouvernance »?

gouvernance projetsLe terme gouvernance renvoie aux actions de gouverner, de donner la direction ou encore de contrôler.

Définir une gouvernance implique de décrire le mode de management et le cadre organisationnel à appliquer. L’objectif est d’identifier clairement les rôles et les responsabilités des acteurs de manière à assurer le bon déroulement, la continuité et la pérennité des activités.

Au niveau des projets lancés au sein de la structure, la gouvernance englobe principalement les sujets inhérents aux activités de pilotage des projets

Autrement dit, on cherche à résoudre à travers la notion de gouvernance l’éternelle problématique de la circulation efficace de l’information et de la prise de décisions au sein d’un projet. Une gouvernance efficace doit donc permettre à l’Organisation que seuls les projets viables et rentables sont réalisés, aux chefs de projet une remontée rapide des alertes et des besoins d’arbitrage et aux décideurs une prise de décision aisée sur la base d’informations claires, fiables, exhaustives et régulières.

La gouvernance doit également s’assurer que les risques inhérents aux projets sont sous contrôle, que la conformité réglementaire et légale est assurée pour les projets de l’entreprise et que la transparence requise est bien fournie à toutes les parties prenantes.

Pourquoi une gouvernance pour les projets?

La réalisation d’un projet implique la gestion de nombreux éléments :

  • les prises de décisions
  • le choix des partenaires et celui des stratégies à mettre en place
  • la mise en œuvre et la réalisation d’activités quotidiennes
  • la collecte de données
  • la création de contenu
  • la coordination des ressources humaines, les choix technologiques
  • l’achat de matériel et de logiciels
  • le financement
  • l’évaluation des résultats, etc.

La complexité et l’envergure de cette gestion peuvent parfois provoquer des conflits et être source de malentendus. Afin d’assurer une gestion harmonieuse, il est préférable de prévoir à l’avance des mécanismes de gouvernance qui orientent, guident et définissent la coordination du projet.

Comment implémenter une gouvernance efficace?

Une des premières questions à se poser consiste à savoir si le projet identifié contribue efficacement à la vision et à la mission de l’Organisation telle que définie par son conseil d’administration. Ensuite  il convient de définir comment on veut gouverner ce projet. Déterminer au plus tôt la gouvernance d’un projet est structurant pour son bon déroulement. Car, la réussite d’un projet ne se limite pas à la fourniture d’une solution répondant au besoin mais inclut également le respect du cadre initialement délimité en termes de délais, de coûts et de qualité ce qui nécessite un suivi sérieux et régulier.

La question qui se pose est la suivante : existe-il une approche standard ? Un modèle de gouvernance unique applicable dans tous les cas? La réponse est non. Etant donné que chaque projet est différent et correspond à un concept unique, le type de gouvernance ne peut être le même.

Le rôle des conducteurs de travaux et des chefs de projets est justement de trouver la solution sur-mesure. Par ailleurs, la gouvernance retenue pour le projet peut être amenée à évoluer. Elle doit être revisitée lorsque cela s’avère nécessaire. Définir une gouvernance s’inscrit donc dans un cycle d’amélioration continue.

Sept piliers pour la gouvernance des projets

1. Comment clarifier et communiquer les objectifs du projet?

Le cas d’affaire constitue la base de la définition des objectifs de tout projet. C’est sur la base de ce document essentiel que l’Organisation se basera pour déterminer si les projet correspond bien à la stratégie globale et contribuera de façon efficace et efficiente à satisfaire les besoins des parties prenantes. Le cas d’affaire restera, durant toute la durée du projet, jusqu’à sa clôture, le document de référence permettant d’évaluer si le projet reste viable et nécessaire et le cas échéant permettra à la Direction de l’Entreprise d’clôturer le projet de façon anticipée si celui-ci n’a plus rien à apporter à la stratégie globale.

2. Quelle méthodologie de gestion de projet utiliser?

Il est important, si aucune méthodologie de gestion de projet n’est retenue pour tous les projets d’Entreprise, d’en choisir une qui réponde aux besoins de l’Organisation. Les question auxquelles il convient de répondre sont les suivantes :

  • Quel est le niveau de familiarisation de l’équipe et particulièrement du chef de projet avec les méthodologies du marché?
  • Quelle est l’expérience du chef de projet en matière de gestion de projets?
  • Quel est le contexte de l’entreprise en terme de management (réactif vs proactif, aptitude à planifier, management par exception ou micro-management, aptitude à déléguer, etc.)?
  • Quelle est le contexte Business de l’Organisation (changements rapides et besoin de réactivité important ou changements plus planifiés dans le temps)?

Sur le marché, il existe deux grands référentiels de management de projets: PMP® et PRINCE2®. Sur ces deux méthodologies majeures, viennent se greffer des méthodes « Agiles » (PRINCE2® Agile, …).

3. Quelles structures de contrôle et de décision?

Le projet doit se doter d’instances de pilotage. Ces instances doivent en particulier servir pour arbitrer quand nécessaire, obtenir des ressources complémentaires etc…

Si les propositions de gouvernance peuvent venir du chef de projet, leur mise en place ne peut se faire sans le sponsor du projet, seul autorisé à inviter des dirigeants en comité de pilotage.

4. Quelles qualités attendre des membres de l’équipe?

Les qualités de savoir-être des membres de l’équipe sont très importantes pour la réussite d’un projet et notamment celles du chef de projet dont les aptitudes suivantes sont clés :

  • Sens de l’écoute
  • Habilité à la négociation et diplomatie
  • Gestion d’équipe
  • Autonomie et organisation
  • Résistance au stress
  • Disponibilité
  • Capacité à communiquer
  • Capacité à déléguer

5. Quel type de reporting mettre en place?

Le reporting doit permettre aux instances dirigeantes de l’organisation de comprendre le statut actuel du projet en quelques lignes.  S’il est trop long vous aurez du mal à cerner l’essentiel du contenu.

Ce dont vous avez besoin c’est celui que vous avez le temps de lire, celui qui prend 1h par semaine à votre chef de projet, celui de 10 slides en compil mensuelle et de 10 lignes sur un mail hebdomadaire.

6. Quels outils utiliser pour gérer les projets?

La gestion d’un projet nécessite au quotidien, pour le chef de projet, d’avoir à sa disposition l’ensemble des informations à jour sur l’avancement du projet pour pouvoir prendre les décisions qui s’imposent et, éventuellement, en cas d’anomalie importante, d’escalader une requête au Comité de Pilotage en charge de diriger le projet. Pour ce faire il convient de choisir les outils adaptés à la taille du projet et de s’assurer que l’ensemble des membres de l’équipe projet seront autonomes dans leur utilisation.

7. Quelles sont les compétences requises pour réaliser le projet?

Le choix du chef de projet, en particulier est un choix difficile et lourd car il sera presque impossible de le remplacer ensuite.

Les erreurs de choix sont en effet très lourdes pour les acteurs et le projet :

Le choix du chef de projet est essentiel car il compte dans tous les facteurs de succès des projets. Il va faire clarifier les objectifs, va obtenir le soutien des responsables, va organiser les ateliers utilisateurs, va définir les dates clés intermédiaires. Il doit par ailleurs disposer d’une expérience au sein de l’entreprise lui permettant d’anticiper toutes les problématiques de disponibilités des ressources internes ou des problématiques politiques internes, d’une expériences projets du même type avec des enjeux similaires d’un sponsor projet fort et concerné d’une légitimité lui permettant de faire entendre son avis notamment lors de la phase amont

Enfin, il doit maitriser les principes méthodologiques de gestion de projet, quitte à participer à une formation adaptée en amont du projet.

 

 

10 trucs pour réussir le ratage d’un projet

Vous avez un projet en tête et avez besoin d’aide pour le rater ? Super ! Voici 10 trucs qui vous aiderons à le faire échouer de façon certaine.

Chef de projet en échec

1. Improvisez, c’est plus rapide!

Improvisation dans un projet

Le pire ennemi du ratage de création, c’est la réflexion et la planification. Improviser au jour le jour, plutôt que de faire l’état des lieux des besoins en termes de formation, de financement, de locaux, de communication, d’aides, d’accompagnement etc. et des façons d’y répondre, c’est s’assurer un plantage fait de stress, d’opportunités ratées et de manque de professionnalisme.

2. Ne découpez pas votre projet, essayez de faire tout d’un coup!

Un projet comprend souvent plusieurs séquences. Certaines ne peuvent commencer avant la fin des autres et peuvent avoir différent timing et faire entrer en jeu plusieurs prestataires, etc. Mais vous pouvez le déléguer en bloc. Après tout, le prestataire arrivera bien distinguer ses tâches de celles des autres. Puis s’il évalue mal son temps, il pourra toujours augmenter les tarifs à la fin ! Puis, tant pis pour vos objectifs, si le prestataire comprend mal, il faudra simplement recommencer.

3. Dans un projet, c’est chacun pour soi!

Pas d'esprit d'équipe. Chacun pour soiPour planter un projet, il suffit que chacun déroule son plan d’action personnel sans communiquer. A la fin, chacun aura travaillé pour soi et on verra bien si tout pourra s’assembler. Le projet sera une somme de briques de tailles, de formes et de couleurs différentes sans aucune caractéristique commune. Au pire on mettra en place un projet d’intégration. Ca permettra de conserver encore un peu l’équipe en place et de continuer à s’éclater.

4. Restez le plus vague possible, ça évitera les contraintes!

Pourquoi se poser trop de questions alors qu’une idée est en or. Et ne rien à foutre de ces personnes qui critiquent toujours sans rien proposer. Ne définissez jamais de cadre précis qui vous obligerait à réaliser ce que vous avez promis.

5. Ne vous prenez pas la tête avec des détails!

Le diable est dans les détailsLes cahiers des charges décrivent les fonctions essentielles sans aborder les détails. Par exemple, les tailles et les couleurs des polices sur le site internet ne sont pas en accord avec la charte graphique de l’entreprise. Les techniciens sauront bien faire les bons choix le moment venu. Ils sont les mieux à même de savoir ce qui est bon pour les utilisateurs. N’ayez crainte, l’image de votre Entreprise est solide et ne sera pas détruite à cause d’un simple site web. Vous êtes sur la bonne voie, le diable est dans les détails!

6. Ne pinaillez pas trop sur le choix du chef de projet!

Le chef de projet est souvent vu comme un chef d’orchestre. Dans une salle de concert, ce sont les musiciens qui font la magie d’une musique. N’investissez pas dans un chef de projet compétent et hors de prix. Un technicien fera parfaitement l’affaire. Inutile d’avoir des compétences spécifiques pour gérer un projet. Tout le monde est capable gérer des hommes, des budgets, des délais et la qualité.

7. N’allez pas chercher les complications pour créer votre équipe projet!

parties prenantes du projetVotre conjoint, voisin, meilleur ami ont gentiment accepté de faire partie de l’équipe de projet. Vous avez bien fait! Faudrait être un parfait idiot pour s’offrir les services onéreux de professionnels compétents. D’ailleurs, il y a bien longtemps que vous n’allez plus chez l’opticien: le voisin offre un service gratuit, une loupe et des pinces qui font parfaitement l’affaire. Ne compliquez pas toujours tout. Gardez les choses simples!

8. Commencez immédiatement. Inutile de planifier!

Pourquoi faire un planning puisque des changements seront quand même réalisés. Et puis ca ira beaucoup plus vite. On improvisera en temps utile.

9. Ne gaspillez pas votre argent à gérer des risques qui ne se réaliseront peut-être jamais!

gestion des risques projetLe risque est par définition un événement incertain. Pourquoi perdre son temps à essayer de prévoir l’avenir? S’il y avait un risque on l’aurait su depuis le début. Inutile de prendre ceinture et bretelles et de dépenser votre budget à prévenir des évènements qui n’arriveront peut-être jamais. On verra bien quand ça arrivera et on réagira à ce moment-là. Gardez vos sous pour des choses plus importantes! D’ailleurs est-ce que vous restez enfermé chez vous de peur qu’un pot de fleurs vous tombe sur la tête?

10. Ne cherchez pas absolument la qualité. De toute façon tout le monde s’en fiche!

La qualité n’est importante qu’en fin de projet! Ce qui compte, c’est le produit fini. Le client ne remarquera que l’apparence finale du produit et les fonctionnalités qui l’exciteront.


Si vous pensez qu’au moins un de ces 10 trucs peut s’appliquer à vos projets, alors ne vous certifiez surtout pas en gestion de projet et considérez que les certifications PRINCE2® et PMP®, pour lesquelles AB Consulting, Organisme de Formation Accrédité organise très régulièrement des sessions de formation et de certification en Afrique, Europe, Amérique du Nord et Asie ne sont pas faites pour vous.

Si vous ne savez pas ce qui différencie PRINCE2® et PMP, vous pouvez toujours consulter notre blog.


 

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