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Combiner PRINCE2 et PMP pour des projets réussis

PRINCE2 et PMP présentent des perspectives très différentes en matière gestion de projet. Cependant la combinaison des deux fournit un outil puissant pour les organisations garantissant la réussite des projets. Dans cet article, nous décrivons les différences et les similitudes entre les deux approches de gestion de projet les plus reconnues au niveau mondial. Nous discuterons également des avantages à tirer de l’utilisation combinée de ces deux approches complémentaires pour la gestion de vos projets.

Combiner PRINCE2 et PMP

PMP versus PRINCE2

Le guide PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) et PRINCE2® (Project IN Controlled Environment) abordent la gestion de projets sous des perspectives très différentes.

PMBOK se positionne du point de vue du Chef de Projet. Il lui fournit tout ce que qu’il doit connaître et comprendre dans son rôle de Gestionnaire du Projet.

PRINCE2, à l’inverse, adopte le point de vue organisationnel et vise à atteindre les objectifs de l’Organisation, en définissant les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes dans le processus d’exécution d’un projet.

PRINCE2 est donc une méthode générique de Gestion de Projet qui couvre l’ensemble des rôles et responsabilités impliqués dans la Direction et le Management du Projet. PRINCE2 s’appuie sur 7 principes soutenus par 7 thèmes et 7 processus. PMBOK, à l’inverse, est un cadre de bonnes pratiques à appliquer par le Chef de Projet lui-même. La combinaison des deux fournit donc un outil puissant pour les Organisations, leur permettant de réussir leurs projets de bout en bout.

Les Organisations me demandent souvent s’il serait préférable pour elles d’utiliser PMBOK ou PRINCE2 et quelle approche serait la meilleure dans leur cas. Je leur réponds généralement qu’elles me posent la mauvaise question et que je ne peux pas y répondre.

En effet, PMBOK et PRINCE2 ont des objectifs très différents. En fonction des problèmes auxquels l’Organisation doit faire face, ils peuvent travailler efficacement ensemble ou en tandem avec d’autres approches de gestion de projet, telles que Agile ou des approches basées sur des normes (ISO 21500 par exemple), ou encore séparément.

Un gestionnaire de projet PRINCE2 a besoin d’un ensemble de connaissances à utiliser afin d’être compétent et PMBOK répond à cette attente. D’un autre côté, le Guide PMBOK nécessite une méthode que l’équipe de gestion de projet puisse adopter, et cette méthode peut être PRINCE2.

Les différences clés entre les deux approches

PMBOK, s’appuie sur un patrimoine de connaissances remontant à 1987. Il fournit une base de connaissances destinée au gestionnaire de projet. PRINCE2, pour sa part, s’appuie sur une première version (PRINCE) publiée en 1990 mettant spécifiquement l’accent sur les projets  IT. C’est en 1996 qu’a été publiée la version 2 (PRINCE2), laquelle a été mise à jour de façon importante en 2009. PRINCE2 fournit des processus de bout en bout pour gérer tout type de projet au sein d’une organisation. 

PMBOK est un guide maintenu par le PMI® (Project Management Institute). Les qualifications associées portent le nom de PMP®. Il fournit des conseils sur tout ce qu’un chef de projet devrait faire, ainsi que certains outils et techniques spécifiques pour le faire. PMBOK ne comprend pas de rôles et de responsabilités définis, ni la description des produits ni l’ordre des activités dans les processus. Il se limite exclusivement au rôle du Chef de Projet.

A l’inverse, PRINCE2 est une méthode claire avec des rôles, des responsabilités, des principes et des processus, permettant de gérer un projet de bout en bout grâce à une équipe complète. Dans certains pays, voire dans certaines Organisations internationales, il est obligatoire pour un gestionnaire de projets d’être certifié PRINCE2. La certification PRINCE2 garantit que la personne possède la connaissance de la méthode (certification Foundation) et qu’elle sait l’appliquer (certification Practitioner). 

Qu’est-ce qui caractérise PRINCE2?

Prince2-manualPRINCE2 met fortement l’accent sur l’avant-projet et la phase de démarrage du projet. Il se focalise sur les produits du projet, et cherche à s’assurer qu’il y a une justification business qui demeure valide tout au long du projet. Si la justification disparaît, à tout moment, le projet prendra fin. D’autre part, bien que les phases PMBOK comportent des aspects de surveillance et de contrôle, l’accent est moins mis sur la justification initiale pour l’entreprise.

Lors de la planification, PRINCE2 adopte l’approche par décomposition du produit, tandis que PMBOK adopte une approche par répartition des activités. D’un côté, on s’assure que tous les produits nécessaires sont prévus et de l’autre, on s’assure que tout le travail nécessaire est planifié.

Qu’est-ce qui caractérise PMBOK?

PMBOK-manualLe PMBOK est un guide de bonnes pratiques plutôt qu’une méthodologie. Il est donc possible d’utiliser différentes méthodologies et outils en conjonction avec PMBOK. PMBOK est très large et couvre beaucoup plus de domaines de connaissance de gestion de projet que PRINCE2. PRINCE2 fournit un ensemble de principes de base, les divise en thèmes qui expliquent pourquoi il est important de faire les choses et comment vous allez les faire, puis définit des liens vers les processus. Mais il ne va pas dans le détail de tous les outils et des techniques qu’un gestionnaire de projet doit utiliser. PRINCE2 est plus réduit en termes de périmètre (seulement 7 processus), mais plus profond sur chacun des aspects. PMBOK, au contraire, couvre 47 processus, chacun ayant des intrants, des outils, des techniques et des extrants. Ces processus sont divisés en dix domaines: l’intégration, la portée, le temps, le coût, la qualité, les ressources humaines, les risques, la communication, l’approvisionnement et les parties prenantes.

Différences clés entre les deux approches

PRINCE2 et PMP ont des différences importantes de terminologie et il est utile d’en avoir une vue d’ensemble. Par exemple, les termes «assurance qualité» et «contrôle qualité» ont des définitions très différentes dans chacune des approches, même si PMBOK et PRINCE2 considèrent tous deux que l’examen des résultats, tels que les produits livrables, à l’intérieur du projet fait toujours partie du contrôle qualité, et l’examen des processus par quelqu’un externe au projet est toujours du ressort de l’assurance qualité.

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Différences entre les deux approches au niveau de la Qualité

 Dans le PMBOK on s’appuie sur des «Commanditaires de projet» tandis que PRINCE2 a un «Exécutif». Le PMBOK parle de «Phases» tandis que PRINCE2 définit les «Séquences de Management». Le Projet est basé sur un «Enoncé du Contenu du Projet» dans PMBOK, tandis que PRINCE2 s’appuie sur la «Description de Produit du Projet» correspondant à son principe de focalisation sur le produit.

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Quelques exemples de différences dans le vocabulaire

En raison de son origine dans le domaine public, PRINCE2 ne gère pas les achats alors que le PMBOK le fait. PRINCE2 considère que lorsque des connaissances spécialisées telles que la connaissance d’approvisionnement sont nécessaires, cela ne relève pas du domaine du gestionnaire de projet. La compétence du gestionnaire de projet sera seulement d’aller chercher un soutien spécialisé auprès d’autres ministères, comme dans le cas de  l’approvisionnement, lorsque cela s’avèrera nécessaire. PRINCE2 dit qui doit être impliqué, quand ils doivent être impliqués, ce qu’ils doivent faire et pourquoi ils doivent le faire. Il suppose que le chef de projet possède les compétences nécessaires pour gérer le projet. PMBOK, au contraire, se concentre sur ces compétences et fournit la compréhension et les connaissances nécessaires pour les soutenir.

PRINCE2 et PMP : la synergie gagnante

Bien que PMBOK et PRINCE2 abordent la gestion de projets à partir de deux perspectives différentes, ils s’intègrent et se complètent parfaitement. Ce sont les deux approches de gestion de projet les mieux reconnues au niveau mondial et la combinaison des deux couvre intégralement le périmètre de toute Organisation.

Les Entreprises multinationales en cours de fusion et d’acquisition peuvent largement bénéficier d’une combinaison de PMBOK et de PRINCE2. Dans la pratique, les grandes Organisations ont souvent une expérience et une pratique fragmentaires, à la fois du PMBOK et de PRINCE2. En combinant les deux et en créant une approche intégrée pour développer des processus communs et cohérents, elles garantiront le succès de leurs futurs projets.

Comment gérer l’agilité avec les deux approches

À mesure que les Organisations envisagent d’utiliser PMBOK® et PRINCE2®, beaucoup évaluent également comment ces méthodologies / cadres s’intègrent à l’approche Agile de plus en plus populaire dans le monde de l’Entreprise. En juin 2015, AXELOS, propriétaire de PRINCE2®, a publié PRINCE2 Agile™ afin d’offrir aux Organisations le meilleur des deux mondes. En fait, beaucoup de techniques dites « Agile » s’accordent très bien avec PRINCE2 car il n’a jamais été stipulé qu’il n’y a qu’une seule façon de livrer un produit.

Agile est d’abord apparu comme une approche spécifique au développement de logiciels, mais les organisations utilisent également le terme Agile pour signifier qu’elles recherchent l’agilité et la capacité de changer l’environnement de chaque projet. En effet, de nombreuses organisations ont utilisé des techniques Agiles avant que le manifeste Agile ne les formalise. Par exemple, de nombreuses organisations utilisaient des prototypes et des tests rapides comme moyen de développer des produits dans les années 80 et 90, avant même que le manifeste Agile ne soit publié.

Les organisations qui doivent considérer l’intégration de PRINCE2 avec Agile (ou PRINCE2 Agile) peuvent faire face au défi d’inclure PMBOK dans leur périmètre qui peut aussi leur être très utile. Agile est une approche de livraison de produits. Donc, en tant que tel, c’est un plug-in spécialisé pour la «Gestion de la Livraison des Produits» de PRINCE2, de la même manière que les approches spécialisées utilisées dans d’autres segments de l’industrie peuvent également intégrer leur approche de développement de produit spécifique. PRINCE2 ne spécifie pas l’approche de livraison du produit car il traite des besoins génériques de la gestion du projet plutôt que des exigences spécifiques de chaque domaine spécialiste. A contrario, PMBOK fournit une base de connaissances utilisable par les deux approches.

Vous souhaitez en savoir plus? N’hésitez pas à nous adresser vos commentaires et vos questions. Un de nos experts en gestion de projets vous répondra.

PRINCE2 – Le cas d’affaire

Un projet débute toujours par une idée susceptible d’offrir une valeur potentielle à l’Organisation concernée. Le thème Cas d’Affaire, premier des sept thèmes de PRINCE2, examine la manière dont l’idée est développée en une proposition d’investissement viable pour l’Organisation ainsi que la façon dont le management de projet ne dévie pas des objectifs fixés et validés tout au long du projet. Le cas d’affaire répond donc à la question : pourquoi réaliser ce projet?

Cas d'Affaire PRINCE2

Finalité du cas d’affaire

Le thème Cas d’Affaire a pour objectif d’établir les mécanismes qui permettront de juger si le projet est (et demeure) souhaitable, viable et réalisable, en vue d’étayer les décisions concernant son investissement (continu)

L’un des principes de PRINCE2 (plus d’informations dans notre article PRINCE2 en 7 principes) veut que la projet démontre une justification continue pour l’Entreprise.

La justification pour l’Entreprise est la raison d’être de tout projet et aucun projet ne peut démarrer sans avoir une justification valide et approuvée. Cette justification doit ensuite être vérifiée tout au long de la vie du projet. Si à un moment, cette justification n’existe plus (le contexte de l’Entreprise a changé, le projet est hors délais ou hors budget, le projet ne crée plus la valeur pour l’Entreprise qui a justifié son lancement, …), alors le projet doit immédiatement être arrêté ou modifié. Dans PRINCE2, la justification pour l’entreprise est documentée dans le cas d’affaire qui décrit les raisons d’être du projet en se basant sur les prévisions de coûts, de risques et sur les bénéfices attendus du projet.

Durant la vie du projet, des changements peuvent s’avérer nécessaires, les risques peuvent évoluer et des risques nouveaux peuvent apparaître. L’analyse de leur impact sur le projet se concentrera alors sur le Cas d’Affaire qui devra donc être révisé en conséquence, puis vérifié et approuvé. Le projet n’est qu’un moyen pour l’Entreprise d’arriver à un objectif. Le projet n’est pas une fin en soi.

Le cas d’affaires est de la responsabilité du Comité de Pilotage. Le ou les utilisateurs principaux ont pour responsabilité de spécifier les bénéfices attendus, avant de les réaliser grâce à l’utilisation des produits du projet. L’Exécutif est responsable de s’assurer que les bénéfices spécifiés par le ou les utilisateurs principaux sont alignés sur les objectifs de l’Entreprise et sont réalisables. il doit en outre vérifier que le projet représente un investissement de valeur.

Le chemin de développement du Cas d’Affaire

Le cas d’affaire, dans PRINCE2, est développé au début du projet et révisé tout au long du projet, généralement par le Chef de Projet, et il est vérifié et approuvé de façon formelle par le Comité de Pilotage.

Cycle de vie du Cas d'Affaire
© AXELOS® – PRINCE2® 2009

Etape 1 – Développer

Le développement du cas d’affaire une responsabilité de l’Exécutif ce qui ne signifie pas pour autant que c’est l’Exécutif qui le rédige lui-même mais qu’il est chargé de s’assurer que le cas d’affaire est rédigé et approuvé. Dans la pratique, la rédaction du cas d’affaire est souvent confiée au Chef de Projet.

Quelle que soit la partie chargé de développer le Cas d’Affaire, il est important de s’assurer qu’elle possède les compétences métier nécessaires et qu’elle comprenne bien, par exemple, la différence entre une prévision de trésorerie, un compte de résultat et un bilan.

L’ébauche de cas d’cffaire est dérivée du mandat de projet et développée avant le projet, au cours du processus Elaborer le Projet en vue d’obtenir l’autorisation du Comité de Pilotage (processus Diriger le Projet) pour initialiser le projet.

Le cas d’affaire détaillé est dérivé de l’ébauche de cas d’affaire, du Plan du Projet et du Registre des Risques et est rédigé de façon itérative pendant la phase d’initialisation dans le cadre du processus Iinitialiser le Projet.

Etape 2 – Vérifier et maintenir le cas d’affaire

Le cas d’affaire sera à la base de nombreuses prises de décisions et doit donc être revu dans le cadre de toute évaluation d’impact effectuée par le chef de projet en cas d’incidences ou de risques. Il doit aussi être revu a la fin de chaque séquence de management et durant la dernière séquence permettant d’évaluer les performances et les résultats.

Etape 3 – Confirmer les bénéfices

Cela consiste à examiner si les bénéfices attendus ont été atteints. Pour cela, un plan de revue des bénéfices est nécessaire pour définir le périmètre, le calendrier et de la nature des bénéfices attendus. Il est à noter que le plan de revue des bénéfices est créé par le chef de projet et c’est à l’exécutif de s’assurer que les revues des bénéfices sont planifiées et exécutées. Le Plan de revue des bénéfices est actualisé à la fin de chaque séquence , en fonction des bénéfices réels atteints. Un plan révisé doit alors être créé pour les revus restantes, que celles-ci s’inscrivent ou non dans le cycle de vie du projet. La confirmation des bénéfices intervient le plus souvent après la fin du projet.

Contenu du Cas d’Affaire

Le cas d’affaire doit décrire les raisons du projet en se basant sur les prévisions de coût, les risques et les bénéfices attendus.

Contenu du Cas d'Affaire

Le cas d’affaire contient généralement les éléments suivants:

Sommaire

Raison : Le cas d’affaire doit spécifier les raisons justifiant la réalisation du projet.

Option pour l’entreprise : Pour chaque investissement, l’entreprise a le choix entre trois options qui sont « Ne rien faire » « Faire le minimum » ou « Faire quelque chose ». L’option « Ne rien faire » constitue toujours l’option de départ et elle doit permettre de quantifier les options « Faire le minimum » et « Faire quelque chose ». La différence entre ces options correspond au bénéfice procuré par l’investissement projet.

Bénéfices : Le cas d’affaire doit dégager tous les bénéfices potentiels dû aux résultats du projet. Les bénéfices peuvent être d’ordre financier ou non.

Contre bénéfices : Ils sont considérés comme un résultat négatif du projet par une ou plusieurs parties prenantes. Lors de chaque activité des conte-bénéfices sont donc à prévoir.

Période d’exécution : La direction de l’entreprise doit connaitre certaines informations concernant la période d’exécution notamment la période de base de l’analyse des couts et bénéfice, la date de début, la date de fin etc.

Coûts : Le cas d’affaire doit regrouper les couts dérivés du Plan de projet et doivent aussi comprendre les détails des couts des opérations courantes.

Evaluation de l’investissement : Grâce aux informations figurant dans le cas d’affaire, il est possible et indispensable de comparer les coûts de développement des produits du projet, des opérations courantes et de maintenance ) la valeur des bénéfices sur une durée donnée. C’est ce qu’on appelle l’évaluation de l’investissement. Cette évaluation peut porter sur une période de plusieurs années ou encore sur la durée de vie des produits ou bien encore reposer sur des règles de comptabilité définissant la manière dont l’investissement doit être évalué.

Risques principaux : Toute initiative s’accompagne de risques. Avant de pouvoir juger de la justification pour l’entreprise, le Comité de Pilotage du Projet doit non seulement comprendre les bénéfices et les coûts du projet, mais aussi l’ensemble des risques susceptibles d’impacter ces bénéfices et ces coûts, à la fois à baisse et à la hausse. Le cas d’affaire doit donc contenir une liste des risques principaux identifiés ainsi qu’une évaluation de leur impact sur les objectifs de l’entreprise et les bénéfices attendus.

La Cas d’affaire – Qui fait quoi?

Avant de démarrer Il est important de savoir quels rôles sont nécessaires pour votre projet et qui sera responsable de quelle tache dans le projet (voir l’article intitulé PRINCE2 – L’organisation du projet).

Cas d'affaire - Qui fait quoi?

Les rôles suivants interviennent dans le développement et le suivi du cas d’affaire :

La Direction de l’entreprise ou du programme fournit le mandat de projet, détermine les normes de développement du cas d’affaire et est responsable du plan de revue des Bénéfices.

L’Exécutif est responsable pendant toute la durée du projet du cas d’affaire et supervise son développement afin qu’il réponde aux objectif de l’entreprise. Il est chargé de mettre en place un plan de revue des bénéfices à moins d’une décision contraire de la Direction de l’Entreprise qui s’en occupera.

L’Utilisateur Principal : spécifie les bénéfices attendus sur la base desquels le cas d’affaire sera accepté. Il doit s’assurer que les produits délivrés par le projet se traduiront par les résultats escomptés.

Le Fournisseur Principal : est chargé de confirmer que les produits requis pourront être livrés en respectant les couts prévus et sont viables.

Le Chef de Projet : prépare le cas d’affaire pour le compte de l’exécutif

L’Assurance Projet : contribue au développement du cas d’affaire. Elle contrôle et assure le suivi du cas d’affaire par rapport aux évènements externes et à la progression du projet.

Le Support Projet : doit informer le chef de projet de tout changement proposé aux produits et qui est susceptible d’affecter le cas d’affaire.

Y a-t-il des formations sur ce sujet?

Si vous souhaitez utiliser PRINCE2 pour gérer les projets de votre Organisation, nous vous invitons à suivre une formations auprès d’un Organisme de Formation Accrédité (ATO) par AXELOS® (vérifiez bien la liste des ATOs dans votre pays sur ce lien) seul habilité à délivrer ces formations et les examens de certification sur PRINCE2.

AB Consulting, ATO et Accredited Partner d’AXELOS® vous propose l’ensemble des formations PRINCE2® :

PRINCE2® Foundation (3 jours)

PRINCE2® Practitioner (2 jours)

ainsi que notre formation « Boot Camp » combinant les deux certifications PRINCE2® Foundation et Practitioner sur 5 jours.

Pour plus d’information ou pour vous abonner à notre newsletter, merci de compléter le formulaire de contact :

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