Elaborer un projet PRINCE2

Un projet démarre toujours par une idée qu’il va falloir ensuite concrétiser sous la forme d’un produit. Le processus Elaborer le projet évalue la viabilité et la justification d’un tel projet. Hélas, bien souvent, on a des idées irréalistes ou ne conduisant nulle part. Il est possible aussi que l’idée soit belle mais pas vraiment justifiée vis à vis de la stratégie de l’entreprise. Le premier processus de PRINCE2 va donc devoir s’assurer que les produits préalables à l’initialisation du projet sont bien en place et répondre à la question fondamentale : le projet est-il viable et justifié?

Le projet est-il viable et justifié?

C’est la question à laquelle doit répondre le premier processus de PRINCE2 : Elaborer le projet. L’objectif de ce processus est de s’assurer qu’il existe une justification continue pour l’entreprise, que le périmètre du projet est confirmé et qu’une approche du projet a été approuvée. Il est conçu afin d’assurer les principales parties prenantes de l’Entreprise que le projet est raisonnable et créera bien la valeur attendue conformément à la stratégie de l’Entreprise.

L’élément déclencheur de cette étape est le mandat du projet. Il s’agit d’un document fourni par la direction (d’entreprise / de programme) pour décrire les objectifs et les raison du projet. Il pourra, de plus, fournir une estimation de haut niveau du coût et du temps. Le processus Elaborer le projet est exécuté une seule fois sur chaque projet. Il est focalisé sur l’obtention d’une approbation, obligatoire pour initialiser le projet. Cette autorisation déclenchera l’exécution du processus Diriger le projet, qui sera donc le deuxième processus de PRINCE2.

L’objectif du processus Elaborer le projet

Rien ne doit être entrepris avant que les informations nécessaires à la prise de décisions rationnelles n’aient été définies. Il faut aussi avant d’aller plus loin doter les principaux rôles et responsabilités des ressources adéquates. Rien ne peut être démarré non plus sans que les bases nécessaires à une planification détaillée soient disponibles.

L’objectif du processus Elaborer le projet vise à éviter l’initialisation de projets mal conçus et n’approuver que des projets viables. C’est donc un processus « léger » qui effectue seulement les vérifications minimum nécessaires pour déterminer si l’initialisation du projet se justifie.

Le contexte

PRINCE2 utilise le Mandat de Projet pour déclencher le projet. Ce mandat est généré par par l’autorité responsable ayant commandité le projet. Il s’agit généralement de la Direction de l’Entreprise ou de la Direction de Programme. Par Mandat de projet, il faut entendre toutes les informations disponibles et utiles pour déclencher le projet. Il peut s’agir d’une étude de faisabilité ou encore d’une demande proposition client ou fournisseur par exemple. Le Mandat de projet doit établir les termes de référence du projet. Il doit également contenir suffisamment d’informations pour permettre d’identifier le candidat au rôle d’Exécutif du Comité de Pilotage du projet. Il sera ensuite affiné pendant l’exécution du processus Elaborer le projet pour aboutir à l’Exposé de Projet.

Le Comité de Pilotage devra disposer de suffisamment d’informations pour décider si, oui ou non, il peut autoriser l’initialisation du projet. C’est la raison d’être de l’Exposé de projet.

La préparation de l’ébauche du Cas d’affaire et de l’Exposé de projet exigent une interaction et des consultations régulières entre le Chef de Projet, les membres du Comité de pilotage et les autres parties concernées. Plus les exigences seront définies de façon précise et plus on économisera de temps lors de la réalisation du projet. Cela permettra également de réduire les incidences, exceptions et replanifications. Cette phase est donc absolument cruciale pour la réussite du projet.

Les activités du processus

Les activités du processus Elaborer le projet se répartissent entre la Direction de l’Entreprise, l’Exécutif et le Chef de projet.

Nommer l’Exécutif et le Chef de projet

Pour avancer le projet a besoin d’un décideur disposant le l’autorité appropriée. Pour ce faire, la première activité de projet est la nomination à la fois d’un Exécutif qui sera responsable de la justification continue sur le projet et de représenter les intérêts des partie prenantes de l’entreprise sur le Comité de pilotage du projet, et d’un Chef de projet à qui l’exécutif délèguera la gestion quotidienne du projet.

Recueillir les Retours d’expérience

Il est important de tirer enseignements, en termes de faiblesses et de points forts, d’autres projets menés par le passé. Ces Retours d’expérience peuvent influencer la composition de l’équipe de projet et la préparation de l’ébauche de cas d’affaire. Il sera ensuite nécessaire de tenir un registre des retours d’expérience tout au long du projet, afin de faciliter la réussite du projet et de pouvoir en tirer des leçons pour l’avenir.

Composer et nommer l’équipe de projet

La réussite d’un projet passe par la nomination de personnes compétentes et justifiant de l’autorité, des responsabilités et des connaissances nécessaires pour pouvoir prendre les décisions opportunes. L’équipe de projet doit refléter les intérêts de toutes les parties concernées. Ceci inclut bien évidemment  l’Entreprise, les utilisateurs et les fournisseurs.

Afin d’assurer que chaque rôle de l’équipe de gestion de projet est rempli de manière appropriée et que chacun sait qui est responsable pour chaque rôle, il est important de définir des descriptions de rôles pour l’équipe de gestion de projet .Ceci est principalement de la responsabilité du Chef de projet. Par contre, la nomination des personnes sur chacun des rôles est de la responsabilité de l’Exécutif.

Préparer l’ébauche de Cas d’Affaire

Le Cas d’affaire est un élément crucial du projet vu qu’il détermine sa viabilité. L’exécutif est chargé de la création de l’ébauche du cas d’affaire qui explique pourquoi le projet est nécessaire ou utile. Pour sa création, on s’appuiera sur le mandat du projet et le journal des retours d’expériences. Après avoir développé l’ébauche du cas d’affaire, une Description du Produit du projet est écrite par le Chef de projet. Elle formalise les attentes des utilisateurs sur ce qui doit être livré par le projet. Dès que possible, les critères d’acceptation du projet sont documentés. Il s’agit là des caractéristiques mesurables du produit projet acceptables pour le client.

Définir l’approche du projet et préparer l’Exposé de projet

Il est de la responsabilité du Chef de projet de créer l’approche du projet et l’Exposé de projet, puis de les soumettre au Comité de pilotage en vue de leur approbation. L’approche du projet décrit la manière dont le projet sera abordé. La solution doit-elle être développée en interne ou externalisée? La solution sera-t-elle une modification d’un produit existant? Sera-t-elle développée à partir de zéro? La solution sera-t-elle basée sur un produit du commerce ou conçue sur mesure?

L’Exposé de projet doit contenir des informations détaillés dans le but de prendre connaissance des contraintes et des exigences pertinentes pour le projet, incluant le cas d’affaires (fourni par l’exécutif), la description du Produit du projet (créée par le chef de projet, avec la participation de l’utilisateur principal) et l’approche projet (avec la participation du fournisseur principal).

Planifier la Séquence d’Initialisation

Le processus d’initialisation du projet nécessite du temps et des ressources. Avant que le projet ne puisse être initialisé, le Chef de projet doit donc préparer un plan de la séquence d’Initialisation. Ce plan, accompagné de l’Exposé du Projet et de l’Ebauche de Cas d’Affaire sera soumis au Comité de Pilotage. Celui-ci devra alors l’approuver dans le cadre du processus Diriger le Projet. Ce n’est qu’à partir de ce moment que projet pourra réellement commencer.

Vous voulez en savoir plus?

Bien sûr cet article n’a pas vocation à être un cours exhaustif sur le processus Elaborer le Projet. Ce sujet, comme tout le contenu de la méthodologie PRINCE2 sont décrits dans le manuel « Réussir le Management de Projet avec PRINCE2 » (Ed. TSO).

Nous vous invitons également à lire nos articles précédents relatifs aux thèmes Cas d’affaire et Organisation en particulier. Pour mieux comprendre les processus de PRINCE2, vous pouvez également lire sur ce même blog 7 processus pour un projet PRINCE2.

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N’hésitez pas à nous laisser vos commentaires sur cet article et à nous apporter vos témoignages sur votre expérience de PRINCE2. Vous pouvez également interroger nos experts sur toute question pratique d’application de la méthodologie PRINCE2.