La réussite d’un projet repose tout d’abord sur son organisation. En effet, ces sont les personnes qui vont diriger, manager et réaliser le projet et chacun doit bien comprendre son rôle et ses responsabilités. En particulier, les chefs de projet doivent bien comprendre cette organisation pour être à même de communiquer, négocier et traiter de façon efficace avec toutes les personnes impliquées dans un projet. PRINCE2® offre une approche structurée et directe de l’organisation que nous allons décrire dans ce premier article d’une série de sept consacrés aux thèmes de PRINCE2®.
S’appuyant sur le principe de management par exception qui préserve l’utilisation efficace du temps de la direction, la structure de conduite de projet comprend quatre niveaux. Trois représentent le management de projet et le quatrième est au-delà du projet. Le thème Organisation permet de s’assurer qu’il y a bien une structure clairement définie pour les rôles et les responsabilités des personnes travaillant sur un projet.
Les parties prenantes d’un projet
Le thème Organisation implique également un engagement avec les personnes ou organisations ayant un intérêt dans le projet qu’on appellera les parties prenantes. Il existe trois catégories de parties prenantes représentant les trois grands pôles d’intérêt d’un projet il s’agit de : l’entreprise, les fournisseurs et les utilisateurs.
Chaque projet doit être un élément de la réalisation d’une stratégie de l’Entreprise, qui doit donc être représentée dans le cadre de PRINCE2 par l’Exécutif de l’entreprise, généralement un des membres du Comité de Direction, qui sera responsable de la justification et de la viabilité du projet.
Les produits qui résulteront du projet sont utilisés pour créer des résultats spécifiques, lesquels, à leur tour produiront des bénéfices. Dans un projet PRINCE2, le rôle responsable, au sein des des parties prenantes, de l’utilisation, l’exploitation et le support des produits est appelé Utilisateur Principal.
Les parties prenantes au-delà de l’équipe de projet peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont votre projet est exécuté, et il est donc primordial pour le gestionnaire de projet de maintenir une compréhension de qui sont les acteurs du projet et comment mettre en place une stratégie d’engagement des parties prenantes appropriée au type d’engagement nécessaire au niveau du projet. PRINCE2 ne fournit pas de directives spécifiques pour une procédure spécifique de mobilisation des intervenants.
Alors, l’organisation, comment ça marche?
Fréquemment, le niveau de management requis pour prendre les décisions et est trop occupé pour s’impliquer au quotidien dans un projet, ce qui est pourtant une nécessité. Pour ce faire, PRINCE2 distingue la direction des trois niveaux de management et s’appuie sur le principe de management par exception.
Nous allons maintenant passer en revue chacun des ces quatre niveaux et essayer de définir quels rôles et responsabilités vont être impliqués.
La Direction de l’Entreprise ou de Programme
La Direction de l’entreprise ou de programme se situe en dehors de l’équipe de projet et est responsable de commanditer le projet. Cela consiste notamment à identifier qui sera l’Exécutif du projet et représentera la Direction de l’Entreprise au Comité de Pilotage ainsi qu’à déterminer les tolérances au niveau du projet qui seront données au Comité de Pilotage et que ce dernier devra respecter.
Direction du projet – Le Comité de Pilotage
Le Comité de Pilotage du projet est redevable (Accountable) de la direction et du management global du projet dans les limites établies par la Direction de l’Entreprise ou de Programme. Ceci implique donc que le Comité de Pilotage est redevable de la réussite du projet.
Dans le cadre de son rôle de Direction du Projet, le Comité de Pilotage aura les responsabilités suivantes :
- Approbation de toutes les ressources et des plans majeurs
- Autorisation de toute déviation qui tendrait à dépasser les tolérances de séquence
- Approbation de l’achèvement de chaque séquence et autorisation de démarrer la séquence suivante
- Communication avec les autres parties prenantes.
Un bon Comité de Pilotage doit faire preuve des qualités suivantes :
- Autorité
- Crédibilité
- Capacité à Déléguer
- Disponibilité
Les membres du Comité de Pilotage occupent très souvent des postes de direction et sont donc très occupés par leurs activités habituelles. Afin d’alléger au maximum les temps qu’ils devront consacrer au Projet, qui s’ajoute à leurs fonctions habituelles, le concept de management par exception permettra au Chef de Projet de les tenir informés de la progression du projet en leur demandant seulement de prendre des décisions à des points clés du projet.
Le Comité de Pilotage doit regrouper des représentants des trois principaux pôles d’intérêt du projet.
L’Exécutif
Bien que le Comité de Pilotage soit responsable du projet, c’est l’Exécutif, avec le soutien de l’Utilisateur Principal et du Fournisseur Principal, qui est ultimement redevable de la réussite du projet et qui prendra les décisions clé. Le Comité de Pilotage n’est pas une démocratie fondée sur le suffrage universel !
Le rôle de l’exécutif est de veiller à ce que le projet reste focalisé sur l’atteinte de ses objectifs et délivre les résultats ou produits nécessaires pour réaliser les bénéfices attendus. L’exécutif doit s’assurer que le projet est un investissement créant de la valeur, est également chargé de veiller sur l’optimisation des ressources du projet et reste responsable du cas d’affaire durant tout le projet.
L’Exécutif est nommé par la Direction de l’Entreprise ou de Programme pendant la phase de pré-projet dans le cadre du processus Elaborer le projet. Ce rôle doit être attribué à une personne unique afin de respecter le caractère exclusif de redevabilité pour le projet. L’Exécutif est responsable de la composition et de la nomination du reste de l’équipe projet et en particulier des autres membres du Comité de Pilotage.
L’Utilisateur Principal
Le ou les Utilisateurs Principaux sont responsables de la spécification des produits conformément aux besoins de ceux qui les utiliseront ainsi que d’assurer la communication entre les utilisateurs et l’équipe projet en veillant à ce que la solution satisfasse leur besoin tout en respectant les contraintes du Cas d’Affaire en termes de qualité, de fonctionnalités et de facilité d’usage. Ils spécifient les bénéfices et doivent rendre compte à la Direction de l’Entreprise ou de Programme en démontrant que les bénéfices attendus, et qui ont formé la base sur laquelle le projet a été approuvé, sont effectivement réalisés.
Ce rôle peut être partagé entre plusieurs personnes afin de couvrir les intérêts de tous les utilisateurs (incluant les opérations et la maintenance) mais il convient, par souci d’efficacité, de limiter le nombre personnes impliquées.
Le Fournisseur Principal
Il est essentiel que les personnes qui conçoivent, construisent et livrent les produits demandés par l’utilisateur soient également être représentées au Comité de Pilotage du projet. Le rôle du ou des Fournisseurs Principaux consiste donc à les représenter. Il est de la responsabilité du fournisseur principal d’assurer que les produits sont livrés en conformité avec les spécifications de l’utilisateur, et de mettre à disposition les ressources fournisseurs nécessaires pour le projet. D’un autre coté il est chargé de valider que les propositions faites pour les produits sont faisables et réalistes.
Ce rôle peut être partagé entre plusieurs personnes afin de couvrir les intérêts de tous les fournisseurs (incluant la maintenance et le support technique après la livraison des produits) mais il convient, par souci d’efficacité, de limiter le nombre personnes impliquées.
Management du Projet
Le Chef de Projet
Le Chef de Projet est responsable du management du projet au quotidien. Il est responsable du travail de tous les processus PRINCE2, à l’exception du processus Diriger le Projet et de la nomination de l’Exécutif et du Chef de Projet pendant la phase de pré-porojet dans le cadre du processus Elaborer le Projet.
Le chef de projet fait généralement partie de l’organisation du client, mais dans certains projets, il peut aussi venir du fournisseur. Ses responsabilités spécifiques consistent notamment à assurer que tous les produits requis par l’utilisateur sont fabriqués selon le niveau de qualité spécifié, tout en respectant le budget des coûts et le temps requis et à tenir le Comité de Pilotage informé de la progression de la séquence en cours de réalisation. Cela implique l’attribution des tâches à des personnes qui ont les capacités requises pour concevoir et créer les produits du projet. La stratégie de gestion de la communication est généralement établie par le chef de projet, ce qui facilite la communication avec les parties prenantes, en définissant le calendrier et les méthodes de la communication au sein et à l’extérieur du projet.
L’Assurance Projet
L’assurance projet est une responsabilité du Comité de Pilotage du projet consistant notamment à surveiller tous les aspects de la performance et des produits d’un projet indépendamment du Chef de Projet. Cependant les responsabilités d’Assurance projet, si ses membres n’ont pas le temps ou les compétences pour les assumer, peuvent être déléguées par le Comité de Pilotage à d’autres personnes qu’il nommera.
Le rôle d’assurance projet ne peut en aucun cas être délégué au Chef de Projet. L’assurance projet intervient dans tous les processus PRINCE2.
L’Autorité de Changement
Lors de l’Initialisation du Projet, il est nécessaire de définir qui aura le droit d’autoriser les requêtes de changement et les hors-spécifications. C’est une des responsabilités du Comité de Pilotage qu’il peut déléguer à d’autres personnes si on anticipe qu’il y aura beaucoup de changements pendant le projet et que Comité de Pilotage n’aura pas le temps de les gérer. Les personnes qui composent l’Autorité changement sont nommées par le Comité de Pilotage du projet lors de l’initiation du projet.
Le Support Projet
Le Support Projet est parfois pris en charge par le personnel administratif, les secrétaires et les comptables mais le plus souvent il s’agit du chef de projet qui peut déléguer une partie du travail a un support qu’il aura choisi. Le support projet a comme responsabilité d’administrer les outils et procédures de gestion de la configuration conformément à ce qui a été défini dans la stratégie de configuration.
Livraison du Projet – Le Chef d’Equipe
En se référant à la taille, la portée géographique et la spécialisation du projet, le chef de projet peut déléguer à des Chefs d’Equipe afin de gérer le travail des équipes au sein de l’équipe globale du projet. Ces relations sont définies dans chaque lot de travaux, spécifiant le travail qui doit être fait par telle ou telle équipe. Chaque Chef d’Equipe fera des rapport d’avancement réguliers sur la progression des travaux de l’équipe au Chef de Projet.
Et ça marche vraiment?
A l’exception de la Gestion de l’Entreprise ou de Programme, les niveaux de gestion de projet décrits ci-dessus constituent la structure de l’équipe de gestion d’un projet PRINCE2. Bien que les décisions de haut niveau sur le projet soient prises par le Comité de Pilotage du projet, qui est composé de rôles représentant les intérêts des parties prenantes, c’est le Chef de Projet qui prend la responsabilité des activités de gestion de projet au quotidien. Il est important que les descriptions de rôles convenues et autorisées soient utilisées pour soutenir tous les membres de l’équipe de gestion de projet, de sorte à ce que chaque individu connaisse et soit conscient de ses responsabilités. Ce n’est qu’à cette condition qu’un projet pourra réussir.
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