Aujourd’hui l’entreprise dépend étroitement du bon fonctionnement de ses services informatiques. Un problème d’ordinateur, de serveur, de logiciel ou de connexion Internet et l’entreprise se trouve bloquée ou ralentie dans ses activités.
Qu’est ce qu’un service informatique ?
Selon ITIL®, le référentiel de bonnes pratiques publié par AXELOS®, le plus utilisé dans le monde, Un service informatique est un moyen de fournir de la valeur aux clients en facilitant les résultats qu’ils veulent obtenir, sans avoir à en gérer ni les coûts, ni les risques spécifiques.
Un Service informatique s’appuie sur quatre éléments: les technologies, les informations, les personnes et les processus.
Les services informatiques touchent l’ensemble des actions coordonnées de recherche, de traitement, de communication et protection des informations utiles d’une entreprise.
La gestion des services informatiques
La
les services informatiques offerts aux clients internes ou externes. La gestion des services informatiques est donc préoccupée par la mise en œuvre de services informatiques de qualité qui répondent aux besoins des clients. Elle est réalisée par le fournisseur de services informatiques grâce à l’utilisation d’une combinaison appropriée de personnes, de processus et de technologie de l’information.
Si, la plupart du temps, l’activité d’une Entreprise débute avec quelques ordinateurs et des logiciels de bureautique, très vite le développement de l’activité amène à devoir faire évoluer son système informatique. Or une bonne gestion du système informatique, pensée à l’avance, permet de prévoir ces évolutions et d’éviter les freins au développement et le surcoût.
Pour assurer cette gestion les responsables des organisations informatiques sont chargés de transformer leurs organisations afin de passer de fournisseur technologique traditionnel à fournisseur de services. Ils doivent pour cela adopter une approche systématique orientée sur le cycle de vie de la gestion de services informatiques (ITSM), afin de s’aligner sur les objectifs métier et informatiques de l’entreprise.
La transformation nécessaire de l’organisation
Il s’agit là d’une transformation majeure tant au niveau de la culture de l’organisation informatique qui doit être focalisée sur les besoins de ses clients au lieu des aspects techniques, que des structures organisationnelles et des processus à implémenter. Bien sûr, cette transformation nécessitera la mise en place d’outils adaptés pour gérer efficacement les services. Adieu donc aux gestions de parc informatique en open-source et autre logiciels spécifiques bon marché. Il faut désormais se concentrer sur le cycle de vie des services et miser sur des suites d’outils intégrés.
Pour ce qui est des processus, il existe de référentiels de bonnes pratiques tels que ITIL® qui pourront être un support extrêmement important dans votre transformation. Toutefois il ne faut pas chercher à mettre en oeuvre l’ensemble des 25 processus et des 4 fonctions décrits par ITIL®. Concentrez-vous sur les attentes de vos clients et sur ce qui leur créera le plus de valeur. L’objectif n’est en aucun cas de réduire les coûts de fourniture des services informatiques mais bien de livrer des services à haute valeur ajoutée à vos clients, leur permettant d’atteindre leurs objectifs business en ligne avec les attentes définies par les actionnaires et autres parties prenantes portées par le conseil d’administration de l’entreprise. Peut-être que seulement un ou deux processus feront sens dans le contexte de votre organisation. La priorisation est donc clé. Un référentiel de gouvernance et de management du SI tel que COBIT® 5 peut vous aider à définir vos priorités grâce à sa cascade d’objectifs permettant, à partir des attentes des parties prenantes de définir les objectifs de l’organisation informatique, d’en déduire quels processus seront vitaux pour leur atteinte et, pour chacun de ces processus, sur quels objectifs vous concentrer. Il va également falloir former les personnels de façon adéquate tant au niveau des compétences (formations ITIL® et/ou COBIT® en l’occurrence) qu’au niveau de la culture de services en vue de les amener à adopter le comportement idéal. Ne négligez pas cet aspect qui est primordial pour la réussite de votre projet.
Pour réussir votre projet de transformation vous aurez également besoin d’un expert du domaine, souvent un consultant externe, maîtrisant parfaitement la mise en oeuvre de ce type de projet de transformation. Comment le trouver? C’est très simple. Il doit avoir la connaissance des processus concernés et une bonne expérience de plusieurs implémentations réussies. La connaissance sera reconnue grâce à des certifications appropriées. Surtout ne confiez pas votre organisation à quelqu’un n’ayant qu’une certification Foundation. Recherchez un expert possédant la certification ITIL® Expert dans le cas de processus ITIL®. Bien sûr cela vous coûtera plus cher mais quel est votre objectif? Dépenser le moins possible et perdre votre investissement voire, plus grave encore, pénaliser votre entreprise à cause de services informatiques mal définis et non alignés sur les besoins business ou maximiser la valeur créée par le business à l’aide des services informatiques performants permettant de prendre de l’avance sur les concurrents?
Un de mes clients, ex-DSI d’une Entreprise, m’expliquait il y a quelque temps qu’il avait parfaitement réussi l’implémentation de processus ITIL® dans son organisation et, finalement avait fini par se faire licencier. Lorsque je lui demandais comment il s’y était pris pour « implémenter ITIL® » il m’indiqua qu’il avait défini et implémenté le processus de gestion des incidents. Quand je lui demandais comment le choix du processus de gestion des incidents avait été effectué, il me dit qu’un consultant externe, certifié ITIL® Foundation, les avait orientés dans ce sens car « c’est le point de départ logique et habituel de toute implémentation ITIL® ». Alors que je luis demandais quels étaient les challenges de son Entreprise, il me répondit que la stratégie fixée par le conseil d’administration consistait en un développement rapide de l’Entreprise grâce à l’ouverture de magasins au rythme d’une nouvelle implantation chaque semaine, ce qui était très problématique en terme de rythme pour le département informatique qui devait donc déployer des postes de travail et gérer l’évolution de ses services informatiques à une cadence effréné. Il m’indiqua que finalement le département informatique n’avait pas pu suivre et que le rythme des implantations avait dû être ralenti de ce fait. Je lui demandais alors si les utilisateurs et les clients se plaignaient de l’indisponibilité des services informatiques pour cause d’incidents. Il me répondit qu’au contraire ils étaient extrêmement contents de la stabilité de leur système d’information, ce dont il était apparemment très fier. Il devenait dès lors très clair que le choix d’implémenter la gestion des incidents était une erreur majeure et que des processus tels que la gestion des changements et la gestion de mises en production et des déploiements eussent été mieux ciblés. Il avait ainsi utilisé les ressources de l’organisation pour réaliser un projet coûteux, sans aucune valeur ajoutée et se retrouvait, de ce fait, dans l’impossibilité de soutenir les objectifs de son Entreprise, laquelle avait eu bien raison de le licencier…
N’oubliez pas que la transformation de votre organisation informatique en fournisseur de services à valeur ajoutée pour vos clients et un projet ou même un programme qui doit être justifié par un business case. Ce projet pourra être géré en utilisant une méthodologie de gestion de projet de type PRINCE2® par exemple. Gardez en mémoire que l’implémentation de processus et/ou de fonctions basés sur ITIL® nécessite une adaptation au contexte de votre Entreprise. Une simple copie des processus décrits dans le manuel sera sans aucun doute néfaste pour votre organisation. Cette adaptation pertinente à votre contexte n’est réalisable que grâce à l’implication forte de vos clients business dans le projet notamment grâce à l’organisation de groupes de travail, ce qui va nécessiter du temps, des ressources et un budget conséquent. C’est votre business case qui apportera les éléments de justification et de viabilité de ce projet. Le business case sera réactualisé tout au long du projet. Dès que le projet ne sera plus viable ni justifiable en termes de bénéfices attendus pour l’Entreprise, il faudra l’arrêter car il ne sert à rien de continuer à mobiliser des ressources et à dépenser des budgets qui n’ont plus d’utilité.