L’objectif de PRINCE2 est de fournir une méthodologie de gestion de projet applicable à tout projet, quelle qu’en soit la taille, la nature , la culture, l’organisation et la localisation géographique. Les principes de la méthode PRINCE2 définissent le cadre de bonnes pratiques qui forment les bases d’une gestion de projet répondant à cet objectif. Inspirés des leçons tirées de projets passés, réussis pou pas, ils remédient aux causes principales d’échec des projets.
Pour que votre projet soit géré suivant la méthode PRINCE2, les sept principes suivants doivent être compris et appliqués tout au long de ce dernier par l’équipe de management. Un projet qui ne respecte pas ces principes n’est, par conséquent, pas un projet géré par PRINCE2. Ces sept principes peuvent être résumés de la façon suivante :
- Une justification continue pour l’entreprise
- Leçons tirées de l’expérience
- Des rôles et responsabilités clairement définis
- Un management par séquences
- Un management par exception
- Une focalisation sur les produits
- Une adaptation à l’environnement projet
Nous allons successivement vous expliquer la raison d’être de chacun de ces principes.
1. Justification continue pour l’entreprise
Un projet PRINCE2 nécessite une justification continue pour l’Entreprise.
Un projet PRINCE2 doit remplir les trois conditions suivantes:
- Il y a une bonne justification à le démarrer
- La justification pour son démarrage reste valide tout au long du projet
- La justification est documentée et approuvée
L’une des causes les plus courantes de l’échec d’un projet est son absence de justification véritable pour l’entreprise. C’est pourquoi, pour commencer un projet PRINCE2, une bonne raison documentée et approuvée constituera un point de départ obligatoire. Par la suite, la validité de cette justification sera continuellement vérifiée tout au long du projet. Bien sûr, si la justification doit demeurer valide, elle peut cependant évoluer, ce qui exigera que le projet et l’évolution de la justification restent en cohérence. Dès que le projet ne peut plus être justifié, pour une raison quelconque, il doit être arrêté. L’arrêt du projet dans de telles conditions représente alors une contribution positive à l’organisation qui pourra dès lors réinvestir les moyens financiers et les ressources libérés dans d’autres projets.
Le Cas d’affaire documente la justification du projet et conduit le processus de décision. Il doit maintenir l’alignement du projet avec la stratégie de l’Organisation. Un mauvais alignement avec la stratégie de l’Entreprise peut conduire à réaliser des projets qui n’apporteront pas de bénéfice réel à l’Entreprise dans le cadre de ses stratégies et se traduire par des projets incohérents ou redondants.
2. Leçons tirées de l’expérience
Les équipes projet PRINCE2 tirent les leçons des expériences antérieures : les retours d’expérience sont identifiés, enregistrés et appliqués tout au long du cycle de vie du projet.
Chaque projet nécessite une organisation temporaire, pour une durée déterminée, avec un objectif économique défini. Chaque projet est unique et ne peut donc pas être géré par la vie hiérarchique ou les unités fonctionnelles existantes. L’unicité du projet fait que l’équipe de projet, temporaire par essence, n’aura souvent jamais rencontré ce type de projet par le passé. PRINCE2 s’efforce de tirer les leçons des précédentes expériences sur les précédents projets afin de recueillir les idées et les bonnes pratiques qui seront ensuite mises en œuvre et améliorées au fil du temps.
La méthode PRINCE2 s’efforce en permanence de tirer les leçons de l’expérience :
- Lors de l’élaboration d’un nouveau projet, une revue des projets antérieurs ou similaires est effectuée pour faire l’inventaire des leçons apprises, et ce, dans le but de les réutiliser. Si le projet constitue une « première » pour les membres de l’organisation, il sera extrêmement important d’identifier ces retours d’expérience et le projet devra alors envisager de faire appel à des intervenants externes.
- Lorsque le projet progresse, les améliorations sont systématiquement recherchées et enregistrées en vue de projets ultérieurs. Durant toute la durée du projet, les expériences seront notées, transformées et préparées pour être utiles.
- A la clôture du projet, le projet doit transmettre les retours d’expérience pour les futurs projets.
Chaque personne impliquée dans le projet est responsable de rechercher en permanence les leçons apprises et ne pas attendre que quelqu’un d’autre les lui fournisse.
3. Rôles et responsabilités définis
Un projet PRINCE2 s’articule autour de rôles et de responsabilités définis et convenus au sein d’une structure organisationnelle qui représente les intérêts des parties prenantes de l’entreprise, des utilisateurs et des fournisseurs.
Il ne peut y avoir de projet sans équipe projet. Tout projet PRINCE2 définit clairement les rôles et responsabilités des personnes impliquées en se focalisant sur une représentation des intérêts des parties prenantes :
- les « sponsors » de l’entreprise, dont rôle est d’approuver les objectifs et de s’assurer que l’investissement consenti par l’entreprise produira bien un retour de valeur,
- les « utilisateurs » qui, une fois que le projet sera achevé, utiliseront les produits du projets en vue de réaliser les bénéfices attendus,
- les « fournisseurs », internes ou externes, qui fournissent les ressources et l’expertise nécessaire à la réalisation du projet.
Le défaut d’une organisation appropriée est l’une des causes les plus courantes d’échec d’un projet. Par exemple, les bonnes personnes n’ont pas été impliquées ou chaque membre de l’équipe projet ne sait pas ce qu’on attend de lui et ce qu’il peut attendre des autres.
Une organisation projet se différencie de celle de l’entreprise. Elle peut faire intervenir des ressources de différents domaines fonctionnels ou de différentes entités, et mêler du personnel affecté au projet à temps partiel avec d’autres à temps plein. Le succès d’un projet repose sur la mise en place d’une équipe avec des rôles et des responsabilités bien définis, et sur une communication efficace entre les personnes impliquée.
4. Management par séquences
Un projet PRINCE2 est planifié et contrôlé séquence par séquence.
Le management par séquence a pour but de fournir à la direction des points de contrôle à certains intervalles clés d’un projet. À la fin de chaque séquence, le projet est évalué, le Cas d’affaire et les plans sont vérifiés pour s’assurer de la viabilité du projet de sorte qu’une décision soit prise pour en déterminer la poursuite ou l’arrêt. La division du projet en séquences permet à l’équipe de management de mieux contrôler ses priorités, de réduire les risques et de gérer la complexité du projet. Des séquences plus brèves permettent un meilleur contrôle, alors que des étapes plus longues allègent la charge de travail du comité de pilotage. L’utilisation des séquences favorise aussi une planification qui ne dépasse pas un horizon raisonnable, c’est-à-dire un planning détaillé pour la séquence suivante et un macro-planning sans détails à long terme. La méthode PRINCE2 préconise un « plan projet » pour planifier les produits principaux tout au long du projet, et un plan de phase détaillé pour la séquence suivante. L’autorisation d’engagement des ressources se fait toujours pour la séquence de management suivante.
PRINCE2 nécessite au moins deux séquences de management : une séquence d’initialisation et une ou plusieurs séquences de management supplémentaires.
5. Management par exception
Un projet PRINCE2 comporte des tolérances définies pour chaque objectif du projet en vue d’établir les limites de l’autorité déléguée.
PRINCE2 facile la mise en place d’une gouvernance appropriée en définissant des responsabilités précises en matière de direction, de management et de livraison du projet et en définissant clairement la redevabilité à chaque niveau et en utilisant la délégation d’autorité entre les différents niveaux. Pour chaque objectif du projet, des tolérances (durée, coût, qualité, périmètre, risque et bénéfice) sont établies pour fixer les limites de la délégation d’autorité. Lorsque ces limites sont dépassées, le niveau de management supérieur en est informé et décide de la marche à suivre. La mise en place de ce type de gouvernance qui délimite les responsabilités s’appelle « le management par exception ». Il a pour but d’optimiser le temps consacré au projet par la direction dans la mesure où il réduit la charge de temps des cadres dirigeants sans réduire le contrôle exercé sur le projet et s’assurant que les décisions sont prises au niveau voulu de l’organisation.
Les tolérances définissent les pouvoirs d’action aux différents niveaux de l’équipe de management du projet. L’inclusion du niveau de direction directement supérieur n’est nécessaire que lorsque cette latitude d’action est mise en péril.
6. Focalisation produit
Un projet PRINCE2 se concentre sur la définition et la livraison des produits et en particulier sur leurs besoins en matière de qualité.
Avec le principe de focalisation sur les produits, la méthode PRINCE2 porte une attention particulière à la définition des produits et à leur mode de livraison. Ainsi, la mise en place de critères d’acceptation qualité et très détaillés et prévient tout risque de conflit lors de la livraison. Les descriptions des produits sont conçus pour définir les détails de chaque livrable. PRINCE2 utilise aussi les descriptions produit pour estimer les ressources, planifier les activités et faire apparaître les dépendances. La planification produit est une technique spécifique de la méthode. Cette approche fondée sur les produits est utilisée dans plusieurs aspects différents de PRINCE2 : la planification, les responsabilités, la qualité, le contrôle des changements, la gestion de configurations, l’acceptation du produit et la gestion des risques.
Les résultats des livraisons et leurs exigences en termes de qualité sont à l’avant-plan du projet. La direction du projet fournit des instruments qui permettent de garantir la réalisation de ces exigences. Sans focalisation produit, les projets seraient exposés à des risques importants tels que les conflits d’acceptation, les reprises, les changements incontrôlés ainsi que le mécontentement des utilisateurs et la sous-estimation des activités d’acceptation.
7. Adaptation à l’environnement de projet
PRINCE2 s’adapte en fonction de l’environnement, de la taille, de la complexité, de l’importance, du potentiel et du niveau de risque du projet.
PRINCE2 est une méthode de management de projet universelles qui peut être personnalisée pour s’adapter aux besoins spécifiques des projets en fonction de l’environnement, de la taille et de la complexité. L’ensemble des bonnes pratiques qui constituent le cadre de PRINCE2 sont appliquées en tenant compte des caractéristiques de chaque projet.
L’adaptation exige du Chef de Projet et du Comité de Pilotage du Projet qu’ils prennent une décision sur la manière dont la méthode sera appliquée et fournissent les lignes directrices. L’adaptation de PRINCE2 ne doit pas perdre de vue a besoin d’informations et de décisions.
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