Si vous voulez que votre projet soit réussi, il doit, entre autre, livrer un produit qui répond aux exigences des consommateurs. Il est important de connaitre les désirs des clients afin de pouvoir livrer le niveau de qualité requis. Le Thème de la Qualité explique l’approche PRINCE2 à la qualité dans un environnement de projet et constitue le troisième des sept thèmes de PRINCE2.
Finalité de la Qualité
Le thème Qualité a pour objectif de définir et de mettre en oeuvre les moyens utilisés par le projet pour créer et vérifier des produits adaptés aux besoins.
Le thème Qualité définit la démarche PRINCE2 pour s’assurer que les produits du projet :
- Répondent aux exigences de l’Entreprise
- Permettent de réaliser ultérieurement les bénéfices attendus.
L’un de principes de PRINCE2 ( voir notre article PRINCE2 en 7 principes) dit « focalisation sur le produit » constitue véritablement le coeur de la démarche qualité de PRINCE2.
La focalisation produit permet une perception commune de ce que le projet doit créer (périmètre du projet) et des critères qui seront utilisés pour évaluer les produits du projet. En l’absence de cette compréhension commune par tous les acteurs du projet, celui-ci serait exposé à des risques importants (tels que des conflits d’acceptation, des corrections, des changements non contrôlés, des utilisateurs insatisfaits) susceptibles d’affaiblir voire d’invalider le Cas d’Affaire.
L’ensemble des coûts et des délais du projet ne peuvent être évalués de façon fiable qu’après avoir défini les critères d’acceptation des produits et les activités de management de la qualité à inclure dans les plans du projet. Il est important de ne pas sous-estimer ces activités car cela entrainerait des retards de livraison, des dépassements de budget ou encore conduirait à la livraison de produits médiocres. Le thème Qualité porte à la fois sur les méthodes et les responsabilités qualité pour la spécification des produits, leur développement et leur approbation aussi bien que pour le management du projet. Ce thème couvre également l’amélioration continue, tout au long du projet, sur base du recueil des retours d’expérience.
Qu’est-ce que la qualité?
La qualité est généralement définie comme l’ensemble des fonctionnalités et des caractéristiques inhérentes ou attribuées à un produit, une personne, un processus ou un service, et d’un système permettant de démontrer que le résultat obtenu correspond aux attentes ou qu’il satisfait aux exigences / aux spécifications convenues.
Le management de la qualité d’un projet PRINCE2 se définit comme l’ensemble des activités coordonnées permettant de diriger et contrôler une Organisation en matière de qualité. Un système de management de la qualité correspond à l’ensemble de normes, des procédures et des responsabilités de l’Organisation en matière de qualité.
Pour contrôler quoi que ce soit, il faut définir un plan. Ceci s’applique bien entendu également à la qualité. La planification de la qualité consiste à définir les produits attendus du projet avec leurs critères qualité, leurs méthodes de contrôle et les responsabilités qualité des personnes impliquées. Le contrôle s’effectuera au travers de deux activités : le contrôle qualité et l’assurance qualité.
Le contrôle qualité porte sur les techniques et les activités opérationnelles utilisées par les acteurs du projet pour :
- satisfaire les exigences en matière de qualité (au travers de tests ou d’inspections)
- identifier les moyens d’éliminer les causes de mauvaises performances (par exemple via l’amélioration des processus).
L’assurance qualité est réalisée par une équipe indépendante du projet et a pour objet de vérifier que la direction et le management du projet sont adaptés à la nature du projet et que celui-ci respecte les normes et politiques applicables dans l’Entreprise. L’assurance qualité sort du périmètre du projet PRINCE2 car elle est du ressort de la Direction de l’Entreprise ou du programme.
La démarche qualité de PRINCE2
L’approche qualité de PRINCE2 est focalisée sur les produits dès le début du projet, ce qui requiert des activités spécifiques pour :
- Identifier tous les produits du projet
- Définir les descriptions de produits avec les critères qualité associés
- Mettre en place et suivre les méthodes qualité utilisées tout au long du projet.
Les deux premiers points correspondent à la planification de la qualité alors que le dernier est couvert par le contrôle et l’assurance qualité.
1. La planification de la qualité
L’objectif de la planification de la qualité est de fournir une base solide pour :
- Un accord du Comité de Pilotage sur les exigences qualité globales, les produits requis avec leurs critères associés, les moyens d’obtention et d’évaluation de la qualité et le critère d’acceptation selon lequel le projet sera jugé,
- Communiquer ces accords sans ambiguité pour que l’ensemble des parties prenantes du projet aient la même compréhension de ce que le projet doit réaliser,
- Contrôler, donc établir un référentiel effectif pour les contrôles qualité du projet ainsi qu’un moyen sûr d’obtenir des produits adaptés au besoin.
2. Le contrôle qualité
Le contrôle se fait en mettant en oeuvre, en surveillant et en enregistrant les méthodes et responsabilités définies dans la Stratégie Qualité et les Descriptions de Produits et donne lieu aux activités suivantes :
- Appliquer les méthodes qualité
- Maintenir des enregistrements de qualité et d’approbation
- Obtenir l’acceptation
Il y a deux types de méthodes qualité :
- Les méthodes « en cours de processus« . Il s’agit des moyens permettant d’intégrer la qualité dans les produits tout au long de leur développement
- Les méthodes d’évaluation. Il s’agit des moyens permettant d’évaluer les produits finis vis-à-vis de leur achèvement et de leur adéquation aux besoins. Il existe essentiellement deux types de méthodes d’évaluation : le test et l’inspection qualité.
La qualité – Qui fait quoi?
Avant de démarrer un projet, il est nécessaire de connaître et de comprendre les différentes responsabilités liées au thème Qualité.
La Direction de l’entreprise ou du programme donne les détails sur le système de management de la qualité en vigueur pour l’Entreprise ou le programme et fournit l’assurance qualité.
L’Exécutif approuve la Description de Produit du projet, la Stratégie Qualité et confirme l’acceptation du produit du projet.
L’Utilisateur Principal fournit les exigences du client et les critères d’acceptation. Il approuve la Description du Produit du Projet ainsi que les descriptions de produits pour les produits utilisateurs clés, il approuve la Stratégie Qualité et finalement est responsable de l’acceptation du Produit du Projet.
Le Fournisseur Principal approuve la Stratégie Qualité, les méthodes, les techniques et les outils adoptés pour le développement et le contrôle du produit. Il est également responsable de fournir les ressources nécessaires et d’Approuver les Descriptions de Produit pour les produits spécialistes clés.
Le Chef de Projet documente les exigences du Client et les critères d’acceptation, prépare la Description de Produit du Projet (avec les utilisateurs), prépare la Stratégie Qualité, prépare et tient à jour les Descriptions de Produit. Il s’assure que les Chefs d’Equipes mettent en oeuvre les mesures de contrôle convenues dans les Descriptions de Produit et les Lots de Travaux.
Le Chef d’équipe développe les produits conformes aux Descriptions de Produit, gère les contrôles pour les produits concernés, prépare les enregistrements qualité et informe le Chef de Projet de l’état des produits.
L’assurance Projet conseille le Chef de projet sur la Stratégie Qualité, assiste de Comité de Pilotage du Projet et le Chef de Projet en passant en revue les Descriptions de Produit et assure les membres du Comité de Pilotage de la bonne mise en oeuvre de la Stratégie Qualité, c’est à dire de la conduite appropriée du management du projet et des procédures qualité.
Le Support Projet assure le support administratif pour les contrôles, tient à jour le registre et les enregistrements qualité et aide les chefs d’équipes pour l’application des processus qualité du projet.
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