PRINCE2 est une méthodologie de management de projet qui fournit un cadre de gestion de la performance des projets d’une façon contrôlée. Elle est basée sur sept principes, sept thèmes et sept processus qui seront exécutés à chaque niveau de management par l’équipe projet. PRINCE2® indique également à quel moment dans le cycle de vie d’un projet les activités de chaque processus doivent être exécutées.
Dans cet article, qui fait suite à celui publié récemment sur ce blog et intitulé 7 thèmes pour un projet PRINCE2, nous allons nous intéresser aux sept processus de la méthodologie PRINCE2®.
Un processus est constitué d’une suite structurée d’activités décrivant ce que chaque rôle de l’équipe de projet doit exécuter pour que le processus délivre un résultat précis. PRINCE2 compte sept processus qui couvrent l’ensemble des activités requises pour diriger, manager et livrer un projet avec succès.
Le parcours PRINCE2 en 7 processus
Le Comité de Pilotage de Projet définit l’orientation et prend les décisions clés tout au long du cycle de vie du projet. Les activités du comité de pilotage sont couvertes par le processus Diriger le Projet qui se déroule de la phase de pré-projet jusqu’à la séquence finale inclue.
1. Elaborer le projet
Exécuté principalement par le Chef de Projet dans la phase de pré-projet, il repose sur le mandat de projet qui permet de démarrer l’étude préalable au projet en vue de recueillir suffisamment d’informations pour décider si le projet est viable et justifié dans le cadre de l’Entreprise. La première étape consiste à déterminer qui occupera le rôle d’Exécutif qui siègera au sein du comité de pilotage du projet. C’est la Direction de l’Entreprise qui va le nommer. Le mandat de projet sera ensuite utilisé pour développer l’exposé de projet et l’ébauche de cas d’affaire, qui, à leur tour laisseront la place à la documentation d’initialisation de projet pendant la phase d’initialisation du projet. L’objectif principal de ce processus est de s’assurer que l’idée initiale est effectivement bonne et créera de la valeur pour l’Organisation. Si ce n’est pas le cas, alors pourquoi commencer un projet?
2. Diriger le projet
Ce processus est déclenché à la fin du processus « Elaborer le projet » et doit permettre au Comité de Pilotage de pouvoir décider si le projet doit être lancé. Par la suite, le Comité de Pilotage aura la responsabilité d’assumer la réussite du projet en prenant les décisions essentielles tout en délégant au Chef de projet le management au quotidien. Le rôle du Comité de Pilotage est d’exercer un contrôle général du projet, d’être en mesure de s’assurer de sa viabilité, de sa justification pour l’Entreprise, et de fournir des conseils et recommandations au Chef de Projet. Le processus Diriger le Projet est exécuté par le Comité de Pilotage pendant toute la durée du projet pour en assurer la direction et le contrôle jusqu’à la clôture définitive..
3. Initialiser le projet
Exécuté par le Chef de Projet au cours de la première séquence de management pour planifier le projet en détail, ce processus s’assure que toutes les parties concernées du projet comprennent les missions qui leur ont été confiées ainsi que les objectifs à atteindre par le projet. Ceci permet au Comité de Pilotage de savoir si les directives du projet répondent aux objectifs de l’Entreprise avant d’engager des dépenses importantes. Le résultat principal de ce processus est la Documentation d’initialisation du projet qui contiendra entre autres les différentes stratégies (communication, risques, configuration et qualité) ainsi que le cas d’affaires détaillé et les différents contrôles du projet. C’est sur la base de cette documentation d’initialisation que le Comité de Pilotage, dans le cadre du processus « diriger le projet » décidera d’autoriser -ou non- la livraison du projet.
4. Gérer une limite de séquence
Dans PRINCE2, la gestion du projet est réalisée séquence par séquence. La fin de chaque séquence est un point où le Comité de Pilotage devra prendre la décision de continuer en autorisant la séquence suivante ou d’arrêter le projet. Pour ce faire, il faut lui fournir certaines informations lui permettant de prendre sa décision de façon « éclairée » notamment en lui fournissant un rapport de fin de séquence et un plan de la séquence suivante. Ces documents sont préparés par le Chef de Projet de telle sorte que le Comité de Pilotage soit en mesure d’évaluer la réussite de la séquence en cours et d’approuver le plan de la séquence suivante. Ce processus couvre la préparation de ces informations par le Chef de Projet. Le processus de Gestion d’une Limite de Séquence est exécuté une première fois à l’approche de la fin de la séquence d’initialisation puis vers la fin de chaque séquence de management, à l’exception de la dernière séquence de management à la fin de laquelle c’est le processus « Clore le projet» qui sera exécuté par le Chef de Projet.
5. Contrôler une séquence
C’est le processus que le Chef de Projet exécute pour gérer le projet au quotidien après que le Comité de Pilotage ait donné son autorisation de livrer le projet. Il couvre le management de la séquence autorisée par l’autorisation des différents Lots de Travaux attribués aux Chefs d’Equipes Techniques, le suivi du progrès de la séquence, le rapports de la progression au Comité de Pilotage et le traitement des incidences et des risques au fur et à mesure qu’ils surviennent. Ce processus a pour but d’affecter les tâches aux personnes concernées et d’informer le Comité de Pilotage de la progression de la séquence en cours.
6. Gérer la livraison du produit
C’est le processus qui contrôle le lien entre le Chef de Projet et le ou les Chefs d’Equipe en établissant des exigences formelles pour l’acceptation, l’exécution et la livraison des travaux du projet. Les Chefs d’Equipe exécutent ce processus pour livrer les produits spécialistes (techniques) du projet et rendre compte des progrès au Chef de Projet. Ils sont responsables de livrer les produits de la séquence au Chef de Projet. Les Chefs d’Equipe peuvent être internes ou externes à l’Entreprise.
7. Clore le projet
Les projets doivent avoir un début, un milieu et une fin contrôlés. Ils ne doivent pas partir à la dérive ou se diluer petit à petit. Ce processus est exécuté par le Chef de Projet a pour objectif de fournir un point fixe correspondant à la confirmation que le produit du projet est accepté, que les objectifs spécifiés dans la documentation d’initialisation de projet d’origine ont bien été atteints ou encore que le projet n’a plus rien à apporter à l’Entreprise, en vue d’assurer une fin de projet contrôlée. Il garantit que tout le travail qui était prévu a bien été achevé et il nous donne l’occasion d’évaluer le projet et de documenter les retours d’expérience qui pourraient être utilisés pour des projets futurs.
Ainsi les processus vous indiquent quelles activités vous devez effectuer et le moment dans le cycle du projet auquel il faut les faire. En exécutant ces activités vous soutenez les sept Principes qui font que le projet est un projet PRINCE2®.
Ce que les processus ne nous disent pas c’est comment vous devez exécuter ces activités. C’est là que les sept thèmes entrent en jeu. Ils vous donnent des éléments d’approche PRINCE2® vis à vis de certains aspects de management du projet qui doivent être traités tels que l’organisation, les risques, les changements, etc.
Pour apprendre les fondamentaux de la méthodologie, vous pouvez suivre une formation PRINCE2® Foundation. Pour devenir un praticien reconnu et enregistré auprès d’AXELOS®, vous devrez suivre une formation PRINCE2® Practitioner et réussir l’examen de certification correspondant.
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