Quand on évoque la gestion de projet, on fait souvent référence à la méthodologie la plus utilisée dans le monde : PRINCE2. Mais, en fait, de quoi s’agit-il vraiment. Qu’est-ce que cette méthode? Qui est concerné? En quoi consiste une certification PRINCE2 qu’on oppose souvent à la certification PMP? Bien sûr pour vraiment découvrir la méthode, je vous invite à suivre notre formation certifiante PRINCE2 Bootcamp. Mais pour démarrer, j’ai choisi cette approche ludique du guide sous forme d’un abécédaire pour répondre à toutes ces questions. Je vous laisse donc découvrir en vous amusant notre guide PRINCE2 de A jusqu’à Z. Et j’attends, comme toujours, vos commentaires.
Adaptation
Il s’agit du septième principe de PRINCE2. C’est un principe fondamental. PRINCE2 est une méthodologie « générique » de gestion de projets, destinée à gérer tous les types de projets indépendamment de la taille, du type ou de l’environnement de l’entreprise. Il est donc essentiel, lorsqu’on adapte la méthode au sein de l’entreprise, de l’adapter au contexte spécifique de l’organisation.
L’adaptation peut s’appliquer aux principes, aux thèmes, aux processus, aux rôles et à la terminologie.
Bénéfice
L’amélioration mesurable consécutive à un résultat, et perçue comme un avantage par une ou plusieurs parties prenantes du projet. Les bénéfices sont décrits et suivis tout au long du projet grâce au cas d’affaire.
Cas d’Affaire
Le thème « Cas d’affaire » a pour finalité d’établir les mécanismes qui permettront de juger si le projet est et demeure souhaitable, viable et réalisable en vue d’étayer les décision relatives à sont investissement.
Le Cas d’affaire formel est donc la justification d’une activité organisationnelle (en l’occurrence le projet) couvrant typiquement la durée, les coûts, les bénéfices attendus et les risques, qui est étudiée tout au long du projet pour évaluer sa viabilité et sa faisabilité. Le Chef de Projet le rédige et le met à jour. Le Cas d’affaire est ensuite revu et approuvé à chaque fin de séquence par le Comité de Pilotage.
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DIP: Documentation d’Initialisation du Projet
La documentation d’initialisation du projet est un ensemble logique de documents réunissant toutes les informations clés nécessaires pour démarrer le projet sur des bases solides et communiquer ces informations à toutes les parties prenantes concernées par le projet. Le Chef de Projet rédige la DIP pendant la séquence d’initialisation. Elle sert de base au Comité de Pilotage pour décider s’il autorise la livraison du projet.
La DIP évolue pendant toute la durée du projet. La version initiale de la DIP validée par le Comité de Pilotage est référencée et conservée. Elle sert de base de référence pour les revues de performance ultérieures.
Exécutif
L’exécutif est la personne qui assume la responsabilité de garantir que le projet tiendra ses objectifs et produira les bénéfices attendus. Cette personne doit également s’assurer que le projet maintient sa focalisation business, qu’il impose son autorité et que le travail, y compris les risques, bénéficie d’une gestion active. L’exécutif est le président du Comité de Pilotage du projet. Il ou elle représente les intérêts de l’organisation et est responsable du Cas d’Affaire.
Fournisseur Principal
Il s’agit du rôle, au sein du Comité de Pilotage du projet, justifiant du savoir-faire et de l’expérience nécessaires par rapport aux principales disciplines de production des livrables du projet. Il ou elle représente les intérêts des fournisseurs au sein du projet et met à disposition les ressources fournisseur.
Gouvernance du projet
C’est le Comité de Pilotage qui assure la gouvernance du projet. Il se compose des trois parties prenantes clés du projet (Exécutif, Fournisseur principal, Utilisateur principal). Le Comité de Pilotage du projet est imputable (« Accountable ») pour la réussite du projet vis à vis de la Direction de l’Entreprise, du Programme ou le Client. Il détient l’autorité de diriger le projet selon les attributions qui lui ont été confiées par la Direction de l’Entreprise, du Programme ou le Client, documentées dans le mandat de projet.
Le comité de Pilotage est également responsable des communications entre l’équipe de management du projet et les parties prenantes extérieures à l’équipe (direction de l’entreprise ou de programme, client, etc.).
En fonction de l’envergure, de la complexité et des risques du projet, les membres du Comité de Pilotage peuvent déléguer certaines tâches d’assurance projet à d’autres personnes. Le Comité de Pilotage peut aussi déléguer la prise des décisions concernant les changements à une autorité de changement.
Hors-spécification
Il s’agit d’un élément qui devrait être fourni par le projet mais qui ne l’est pas encore. Cela peut être également un produit qui est prévu et qui ne sera pas fourni par la projet. Il peut s’agir d’un produit manquant ou d’un produit non conforme à ses spécifications. Un hors spécification constitue un type d’incidence (avec les requêtes de changement et les problèmes/préoccupations).
Initialiser le projet
Le processus Initialiser le projet a pour but de doter le projet de solides fondations et de permettre à l’Organisation de comprendre le travail qui doit être effectué pour livrer le produit du projet.
Le processus Initialiser le Projet permet au Chef de Projet de créer l’ensemble des produits de management qui seront nécessaires pour le niveau de contrôle spécifié par le Comité de Pilotage. L’activité finale du processus consiste à assembler la Documentation d’Initialisation du Projet (DIP) en vue de son approbation par le Comité de Pilotage pour poursuivre le projet.
Jalon
Un Jalon est un évènement important dans le calendrier du plan. Il peut s’agir par exemple de l’achèvement d’un lot de travaux, d’une séquence de développement ou d’une séquence de management.
Kanban
Kanban est une méthode Agile (comme Srum) pour la gestion de projet, permettant de travailler de façon visuelle et de limiter le nombre d’éléments de travail en circulation. Un tableau Kanban est comparable à un tableau de bord permettant à l’équipe de se rendre compte des bloqueurs et des domaines où le flux n’est pas régulier. On peut utiliser des tableaux Kanban dans le cadre d’un projet PRINCE2.
Lot de travaux
Un lot de travaux se compose de l’ensemble des informations utiles à la création d’un ou de plusieurs produits. Il contient la description des travaux, la ou les descriptions de produit, les détails des contraintes de production et la confirmation de l’accord entre le Chef de Projet et la personne ou le Chef d’Equipe qui doit mettre en oeuvre le lot de travaux sur la réalisation du travail dans le cadre des contraintes.
Les lots de travaux peuvent revêtir des formes différentes. En effet, les disciplines spécialisées ont souvent leurs propres pratiques pour définir leurs livrables spécialistes. Ils sont également susceptibles de varier selon que travail est réalisé en interne ou confié à un fournisseur externe.
Le Chef de Projet doit utiliser l’aperçu du lot de travaux comme liste de contrôle pour garantir la présence du contenu concerné.
Management de projet
On appelle Management de projet la planification, la délégation, le suivi et le contrôle de tous les aspects du projet ainsi que de la motivation des parties impliquées vue de mener à bien les objectifs du projet, conformément aux exigences de performance en matière de coût, de délai, de qualité, de périmètre, de bénéfice et de risque.
Le Management du projet est réalisé par l’équipe de Management de Projet. Celle-ci inclut
- le Comité de Pilotage du Projet,
- le Chef de Projet,
- les rôles de Chef d’Equipe,
- d’Assurance Projet
- et de Support Projet.
Normes
Le respect des normes de l’entreprise par le projet est très important. Celles-ci influencent les quatre approches de projet rédigées par le Chef de Projet pendant la séquence d’initialisation :
- gestion de la communication,
- management de la qualité,
- gestion des risques
- et contrôle des changements.
Les normes influencent également les contrôles mis en place dans le cadre du projet.
Organisation du projet
Le thème Organisation est essentiel dans la réussite d’un projet PRINCE2. Il a pour finalité de définir et d’établir la structure de redevabilité (Accountable) et de responsabilité (Responsible). En d’autre termes, il définit qui fait quoi dans le management du projet.
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Principes
Les 7 principes de PRINCE2 sont les lignes directrices à observer pour respecter les bonnes pratiques de management de projet. Celles-ci sont à la base de méthode PRINCE2. Ces principes doivent absolument être tous respectés dans la gestion d’un projet pour que celui-ci soit considéré comme une projet PRINCE2.
Ces principes sont au nombre de 7 et ils constituent l’un des quatre composants de la structure de PRINCE2.
Plus d’infos sur les 7 principes de PRINCE2…
Qualité
Le thème Qualité a pour finalité de définir et de mettre en oeuvre les moyens que le projet va utiliser pour vérifier l’adaptation des produits aux besoins. Le but de la qualité est de garantir que le produit du projet PRINCE2 répond aux besoins de l’entreprise et permet de réaliser les bénéfices souhaités.
Le thème Qualité porte sur les méthodes et les responsabilités en termes de qualité, non seulement pour les spécifications, le développement et l’approbation du produit du projet, mais aussi pour le management du projet.
Plus d’infos sur le thème Qualité de PRINCE2…
Risque
Le thème Risque a pour but d’identifier, d’évaluer de contrôler les incertitudes du projet. Par là-même il permet d’améliorer ses perspectives de réussite. L’incertitude n’épargne aucun projet quand à l’atteinte de ses objectifs. Celle-ci peut provenir d’évènements internes ou externes à l’organisation.
L’exigence minimale du thème Risque pour un projet PRINCE2 est :
- la définition et l’approbation d’une approche des gestion des risques pour toute la durée du projet,
- la mise à jour et la surveillance permanente d’un registre des risques, couvrant les risques identifiés et les décisions relatives à leur analyse, leur gestion et leur révision,
- l’identification, l’évaluation, la gestion et la revue de l’ensemble des risques du projet tout au long du cycle de vie du projet,
- que des leçons soient tirées de l’expérience de la gestion des risques.
Structure de PRINCE2
La méthode PRINCE2 aborde la gestion de projet par le biais de 4 éléments intégrés :
Thème
Les 7 thèmes PRINCE2 renvoient aux aspects de management de projet qui doivent être abordés en permanence tout au long de l’évolution du projet sur son cycle de vie. Tous les thèmes sont intégrés et sont, par conséquent reliés les uns aux autres.
L’application des 7 thèmes est impérative dans le projet. Cependant il est nécessaire de les adapter en fonction du risque, de la complexité ou de la simplicité du projet concerné. Cela permet ainsi s’assurer les exigences minimales pour chacun des thèmes.
Plus d’infos sur les 7 thèmes de PRINCE2…
Utilisateur
PRINCE2 fait la différence entre les intérêts de l’entreprise et les exigences de ceux qui utiliseront les produits du projet pour créer de la valeur. Au Comité de Pilotage, l’Utilisateur Principal représente l’ensemble des utilisateurs et porte leurs intérêts des utilisateurs. A ses côtés l’exécutif représente l’entreprise et le fournisseur principal porte les intérêts des fournisseurs du projet.
C’est l’utilisateur qui spécifie les produits attendus. C’est également l’utilisateur qui s’assure que le projet va bien les livrer par le biais du fournisseur.
Version
La version est la référence spécifique d’un produit. Les versions font généralement appel à des conventions de désignation qui permettent d’identifier la séquence ou la date de référence.
Waterfall
La méthode de gestion de projet en cascade, dite « waterfall », consiste en une approche linéaire et séquentielle du développement et comporte des objectifs distincts pour chaque phase du développement. Une fois une phase de développement terminée, le développement passe à la phase suivante. Il n’y a pas de réexamen des phases antérieures.
Dans une approche en cascade (ou waterfall), la mise à disposition du produit intervient souvent à la fin du projet, par opposition aux méthodes dites « agiles ».
eXception
Une exception est une situation permettant la possibilité d’une déviation sur l’un au moins des objectifs de performance (coût, délais, qualité, risque, bénéfices, périmètre) au delà des tolérances approuvées entre le chef de projet et comité de pilotage. Il existe également des exceptions de niveau projet entre le Comité de Pilotage du projet et la Direction de l’entreprise, de programme ou l’organisation.
sYstémique
Les projets se déroulent le plus souvent dans un environnement organisationnel et dans un contexte plus vaste qui changent avec le temps. Il est rare qu’un projet se termine en ayant livré exactement ce qui avait été envisagé lors de son lancement. On dit souvent que les changements sont inévitables. C’est clairement le cas pour les projets longs et complexes.
Cela signifie que le projet doit adopter une approche systémique. C’est à dire qu’elle agit sur tous les éléments en même temps, pour contrôler les incidences et les changements.
Zéro risque
Il n’existe pas de projet à zéro risque. L’essence même d’un projet est d’apporter un changement à l’Organisation ce qui entraîne toujours des incertitudes et donc des risques. L’objectif du management de projet n’est donc pas de réduire le niveau de risque à zéro. C’est totalement impossible. Il s’agit simplement de réduire les risques afin qu’ils soient acceptables. C’est l’objet du thème Risque.
Voici donc mon abécédaire de PRINCE2, de A jusqu’à Z. Je ne vous cache pas que cela n’a pas été facile de trouver les mots adéquats. Cela concerne notamment certaines lettres (comme K, W, Y, Z par exemple). J’ai essayé de vous éclairer le plus possible sur les concepts importants. Pensez-vous qu’il faudrait ajouter d’autres sujets? N’hésitez pas à laisser vos remarques et commentaires. Si cet article vous a plu, vous pouvez aussi nous laisser un « like » ou vous abonner gratuitement à notre blog. Nous vous en remercions.