Aujourd’hui de nombreuses organisations, tant publiques que privées, sont confrontées à un environnement changeant. Elles doivent donc être de plus en plus agiles dans leur évolution. Il est de plus en plus courante devoir mener des projets de transformation numérique dans un contexte en évolution constante. Cette agilité est-elle compatible avec un programme de mise en oeuvre de COBIT 2019? Je vous proposes quelques pistes pour réussir ce challenge..
Après de nombreuses années passées à aider les organisations à résoudre les problèmes de gouvernance et de management, je suis maintenant convaincu qu’il n’existe pas de façon unique de mettre en œuvre ou d’utiliser COBIT. Il n’y a clairement pas de formule magique. Par conséquent, les informations qui suivent n’ont pas la prétention d’être un guide formel de mise en œuvre. Il s’agit plutôt de partager avec vous quelques conseils pratiques issus de mon expérience dans ce domaine.
L’objectif principal de COBIT est de servir de cadre de référence pour la mise en œuvre et / ou l’amélioration du système de gouvernance des informations et des technologies de l’entreprise.
COBIT 2019 a pour but d’aider à relever certains des défis typiques liés à la mise en œuvre et / ou à l’amélioration de la gouvernance de l’I & T d’entreprise. On me pose encore beaucoup de questions sur le passage de COBIT 5 à COBIT 2019. Les praticiens doivent-ils continuer à utiliser COBIT 5? Comment commence-t-on à utiliser COBIT 2019? Comprendre et utiliser COBIT 2019 nécessite-t-il de nouvelles certifications? Ce changement de COBIT constitue-t-il un problème pour l’organisation et pour le praticien? Ou est-ce plutôt une aubaine pour une mise en oeuvre plus pertinente dans le contexte des entreprises d’aujourd’hui? Comment mettre COBIT 2019 en oeuvre dans un environnement agile?
Mes 10 conseils de mise en oeuvre
Je vais essayer, au travers de 10 conseils, de vous aider à répondre à ces questions et à réussir un projet de mise en oeuvre de COBIT 2019 dans une organisation en évolution permanente. Vous retrouverez l’ensemble des éléments référencés ici dans mon article COBIT 2019 : guide de A à Z.
1. Ne vous laissez pas traumatiser par la transition
COBIT 2019 une évolution de COBIT 5. En aucun cas il ne s’agit d’une révolution. On retrouve dans COBIT 2019 la plupart des concepts qui existaient déjà dans COBIT 5. De nombreuses publications basées sur COBIT 5 resteront donc utilisées (et utiles) pendant un certain temps. Par conséquent, il n’y a aucune raison d’avoir peur de cette nouvelle version. Les praticiens peuvent évaluer où en sont leurs organisations actuelles et futures. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur les publications de COBIT 5. Il ne vous reste plus ensuite qu’à planifier la transition en vue de tirer tous les avantages des concepts mis à jour dans COBIT 2019.
2. Ne négligez pas les 4 étapes de votre apprentissage
La connaissance, la compréhension, l’application et l’analyse sont les 4 étapes de l’apprentissage. Elles sont fondamentales. Beaucoup de gens essaient de sauter les 2 premières étapes et d’aller directement à la phase d’application. C’est une grosse erreur.
Pour pouvoir résoudre problèmes mathématiques complexes, il faut connaître les bases de l’arithmétique. De même, la gouvernance d’I & T est également une question complexe. Il est donc indispensable de connaître et de comprendre les concepts fondamentaux de gouvernance avant d’envisager de les appliquer. Les praticiens sont souvent pressés et cherchent à appliquer les concepts au plus vite. Cependant, il incombe à tous les praticiens de prendre le temps de connaître et de comprendre en premier. L’ISACA a publié des produits et des directives nécessaires à l’acquisition de connaissances et à la compréhension.
COBIT 2019 n’interrompt pas COBIT 5 et la formation aux différents niveaux de COBIT 5 se poursuivra. De plus, les certifications COBIT 5 sont toujours très utiles. Cependant, la formation à COBIT devrait être considérée comme une priorité. Pour les praticiens titulaires du certificat COBIT 5 Foundation, atteindre le niveau COBIT Foundation sera relativement facile. Les utilisateurs peuvent suivre un cours COBIT Bridge et se présenter à l’examen Bridge. S’ils réussissent cet examen, ils atteignent le niveau Foundation (Bridge).
3. Familiarisez-vous avec les 6 principes de COBIT 2019
Il est essentiel de connaître et de comprendre les 6 principes d’un système de gouvernance. En effet, dans l’univers de COBIT 2019, ils constituent l’étoile polaire et orientent les utilisateurs de COBIT dans la bonne direction. Les principes expriment non seulement de bonnes intentions, mais aussi que tout ce que les praticiens font doit être aligné sur ces principes.
4. Comprenez bien la cascade d’objectifs
La cascade d’objectifs est un des mécanismes fondamentaux de COBIT 2019. Le concept de cascade d’objectifs consiste en une approche descendante qui aide les organisations à créer des objectifs d’entreprise à partir des besoins et facteurs de motivation des parties-prenantes. Ces objectifs d’entreprise (ou objectifs stratégiques) se dérivent ensuite en objectifs d’alignement. Dans le domaine de la technologie, les objectifs d’alignement «mettent l’accent sur l’alignement de tous les efforts informatiques avec les objectifs commerciaux». Enfin, les objectifs d’alignement se transforment en objectifs de gouvernance et de management de l’information et des technologies associées (EGIT).
5. Comprenez la raison d’être du modèle central de COBIT 2019
Le modèle central de COBIT 2019 regroupe l’ensemble des 40 objectifs de gouvernance et de management de l’information et de la technologie. Pour comprendre ces objectifs en détail, je vous invite à relire mon article sur ce même blog Atteignez vos objectifs de gouvernance avec COBIT 2019.
6. Familiarisez-vous avec les 7 composants du système de gouvernance
Chacun des objectifs de gouvernance et de management du modèle central s’appuie sur sept composants. Ces 7 composants sont indispensables à l’atteinte de l’objectif. C’est que permet d’avoir une approche holistique de l’organisation. Ces composants, tout comme tous les organes du corps humain sont indispensable à son bon fonctionnement.
Le professionnel de l’I&T qui n’utiliserait pas une telle approche serait comme un médecin qui prescrit une aspirine lorsqu’un patient a mal à la tête sans prendre en compte tous les autres composants du corps humain qui pourraient provoquer son mal de tête et avoir un impact sur sa santé. Pour appliquer une approche holistique, les utilisateurs de COBIT 2019 doivent donc bien connaître et comprendre les composants d’un système de gouvernance. C’est une grosse erreur de penser que seuls les processus ou les ressources informatiques sont importants. Au contraire, les praticiens doivent prendre en compte des éléments aussi divers et variés que la culture, l’éthique et le comportement, ainsi que les principes, les règles et les procédures ou les personnes, les connaissances et les compétences.
Ces composants ne sont pas véritablement une nouveauté. Ils existaient déjà dans COBIT 5 et portaient le nom de « facilitateurs » (« enablers » en anglais). Toutefois, le concept de facilitateur était souvent jugé par les participants à mes sessions de formation comme trop abstrait et difficile à comprendre. COBIT 2019 rend ce concept plus facile à assimiler.
7. Comprenez bien la façon d’utiliser les 11 facteurs de conception
Les facteurs de conception reflètent les éléments contextuels essentiels au succès de l’entreprise. Ils offrent aussi aux praticiens une méthode flexible non seulement pour sélectionner les valeurs qui caractérisent le mieux l’environnement et la direction de l’entreprise, mais également pour enregistrer leur degré d’importance relative. Ainsi, imaginons que votre entreprise se caractérise par une approche agile en matière de stratégie. C’est grâce aux facteurs de conception que vous pourrez prioriser des objectifs favorisant ce besoin de fonctionnement agile.
7.1. Les 11 facteurs de conceptions
Les facteurs de conception se trouvent dans les publications COBIT 2019 Framework: Introduction and Methodology et COBIT 2019 Design Guide : Designing an Information and Technology Governance Solution. L’ISACA a également développé la trousse à outils de conception de système de gouvernance COBIT 2019 pour aider les utilisateurs à appliquer le guide de conception et à quantifier l’influence des facteurs de conception dans le processus de conception. La feuille de calcul Excel incluse dans la trousse à outils permettra aux utilisateurs de gagner du temps et les aidera à apprendre à exécuter les 4 étapes de la conception de COBIT 2019. La trousse à outils fait largement appel aux facteurs de conception et fait partie intégrante des aspects quantitatifs du processus de conception.
7.2. Les 4 étapes de la conception
Il est important de suivre soigneusement les 4 étapes de la conception. Les utilisateurs peuvent hiérarchiser leurs objectifs en matière de gouvernance et de gestion, définir les niveaux de capacité cibles et concevoir un système de gouvernance d’I & T adapté aux besoins spécifiques de l’organisation.
Si l’organisation dispose déjà d’un système de gouvernance d’I & T basé sur COBIT 5, la phase de conception est le bon point de départ pour une transition en douceur et organisée du système de gouvernance conçu par COBIT 5 vers le système de gouvernance COBIT 2019, plus souple et actualisé.
8. Elaborez soigneusement votre cas d’affaire
Les bonnes pratiques d’affaires conseillent de toujours préparer un cas d’affaire afin d’analyser et de justifier le lancement d’un grand projet ou d’un investissement financier. Chaque entreprise a ses propres raisons pour améliorer son système de gouvernance et de management de l’I & T. Elle a également sa propre approche pour la préparation des cas d’affaires. Cela peut aller d’une approche détaillée en mettant l’accent sur les bénéfices quantifiés à une perspective plus qualitative et de plus haut niveau. Les organisation doivent suivre les directives existantes et les approches internes d’analyse de rentabilisation et de justification des investissements, le cas échéant.
COBIT 2019 propose, à titre d’exemple, un plan pour un cas d’affaire générique.
9. Le guide d’implémentation est un outil indispensable pour la mise en oeuvre
S’il est vrai que le cycle de vie de mise en oeuvre de COBIT 2019 et de COBIT 5 sont les mêmes, les utilisateurs ont désormais plus d’indications pour travailler plus en détail dans les 3 premières phases de ce cycle. En outre, ces phases sont en alignement avec les 4 étapes de conception de COBIT 2019 . Par conséquent, les utilisateurs doivent éviter la tentation d’aller directement à la phase de mise en œuvre, mais tenir compte des étapes du processus de conception du système de gouvernance et des facteurs de conception correspondants.
Un aspect important du cycle de vie de la mise en œuvre de COBIT est qu’il ne s’agit pas d’un projet fini, mais d’un processus avec des itérations infinies permettant aux utilisateurs d’évaluer où ils se trouvent et de commencer une nouvelle itération, en tenant compte de la mise à niveau vers COBIT 2019, avec une période parallèle. certains aspects de COBIT 5.
10. Appuyez-vous sur le nouveau modèle d’aptitude et de maturité pour prioriser vos objectifs
Les praticiens ne sont pas obligés d’abandonner le modèle d’évaluation de processus (PAM) COBIT 5 pour évaluer l’aptitude des processus. Il peut toujours être utilisé – avec quelques adaptations – car COBIT 2019 dispose de tous les éléments nécessaires à cette évaluation, en tant qu’objectif de processus, pratiques et produits du travail (work products). Toute personne utilisant déjà PAM peut l’adapter avec des niveaux de difficulté différents, en fonction de chaque cas particulier.
Cependant, l’intention n’était pas de développer un nouveau PAM pour COBIT 2019. Par conséquent, les utilisateurs devront tôt ou tard adopter le nouveau modèle de gestion des performances basé sur CMMI. Pour les personnes qui débuteraient maintenant avec COBIT 2019 je vous conseille d’utiliser la nouvelle approche basée sur CMMI.
En fait, CMMI est une approche complète qui inclut à la fois aptitude et maturité, et qui est plus facile à appliquer que le PAM.
Les activités de processus sont associées à des niveaux d’aptitude. Ceci est décrit dans la publication COBIT 2019 Framework : Governance and Management Objectives.
Les niveaux de maturité sont associés à des domaines d’intérêt (c’est-à-dire un ensemble d’objectifs de gouvernance et de gestion et des composants sous-jacents relatifs à un sujet spécifique) et seront atteints si tous les niveaux d’aptitude requis sont d’abord atteints.